EDI & E-Invoicing Standards und Formate
Verstehen und Übersetzen von elektronischen Daten
Wofür gibt es EDI & E-Invoicing Standards und welches Format müssen Sie nutzen?
Schaffen Sie Brücken zwischen unterschiedlichen IT-Systemen dank optimaler Übersetzung
Um den digitalen Austausch verschiedener Arten von Nachrichten zu ermöglichen, ist es notwendig, eine Schnittstelle zwischen den IT-Systemen zu schaffen, die den Weg für den EDI-Dokumentenaustausch öffnet. Neben der Implementierung der Schnittstelle selbst, die als Verbindungspfad zwischen den Systemen fungiert, ist auch die Konvertierung der EDI Nachrichtenarten in das jeweilige Zielformat von großer Bedeutung. Denn jedes IT-System hat seine eigene Sprache, in der es kommuniziert. Diese Sprachen sind jeweils in spezifischen Formaten definiert. Um einen reibungslosen Datenaustausch zu ermöglichen, ist daher ein Übersetzer erforderlich, der die verschiedenen Sprachen der IT-Systeme versteht. Dieser Übersetzer erstellt spezielle Übersetzungstabellen, auch Mappings oder Translationmaps genannt, um die Formate der Systeme zu konvertieren und eine nahtlose Kommunikation zu gewährleisten.
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FAQ zu Dokumentenaustausch, EDI Standards und Formaten
Was ist die Norm EN 16931 bzw. CEN-Norm?
EN 16931 ist eine europäische Norm, die dazu dient, das Austauschformat von Rechnungen länderübergreifend zu vereinheitlichen. Da die Norm vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) entwickelt wurde, wird sie umgangssprachlich auch als CEN-Norm bezeichnet.
Über die EN 16931 werden Anforderungen an die wichtigsten Elemente einer elektronischen Rechnung gestellt. Sie ist also ein semantisches Datenmodell zur Definition der Kerninhalte einer E-Rechnung, dem sogenannten CORE.
Dieser CORE kann allerdings auch Datenelemente und Definitionen einschließen, die für bestimmte Anwendungsfälle nicht relevant sind. Auf der anderen Seite gibt es auch Situationen, in denen bestimmte Rechnungselemente unbedingt vorhanden und nicht nur optional sein sollten. Für solche Anpassungen an länder- und branchenspezifischen Anforderungen gibt es CIUS.
Was ist CIUS?
CIUS steht für Core Invoice Usage Specification bzw. Kernrechnungs-Nutzerspezifikation. Mithilfe von CIUS wird die Anpassung der Norm EN 16931 definiert und so werden die Kernelemente einer elektronischen Rechnung im Kontext bestimmter Geschäftsprozesse bestimmt. Hier werden also abhängig vom Anwendungsfall bestimmte Felder bzw. Kernelemente verpflichtend gemacht. Außerdem werden in der Regel datenbezogene Einschränkungen für die in diesen Feldern enthaltenen Werte festgelegt. Für einige Länder ist ein CIUS nicht ausreichend; Österreich und Irland haben ihre eigenen CIUS geschaffen, die je nach Verarbeitungskontext verwendet werden können.
Warum ist ein PDF für den elektronischen Datenaustausch nicht ausreichend?
PDF-Dokumente sind sogenannte unstrukturierte Dateien. Die Daten sind demnach vom Menschen gut lesbar, allerdings werden sie nur als Bilder oder Text ohne Struktur präsentiert und sind dadurch nicht maschinenlesbar. Die Daten müssen daher von Menschen manuell in die IT-Systeme übertragen und geprüft werden, sofern keine Lösung für das Auslesen der Daten mittels OCR zur Verfügung steht.
Im Sinne des elektronischen Datenaustauschs und damit auch der elektronischen Rechnungsstellung gilt es allerdings, unnötige manuelle Aufgaben und Zwischenschritte zu eliminieren. So können die Effizienz erhöht und menschliche Fehler vermieden werden.
Um Prozesse entlang der Lieferkette zu digitalisieren sollten daher strukturierte Dateien verwendet werden. Diese sind maschinenlesbar, da sie sowohl die Daten als auch eine Datenstruktur enthalten, was den IT-Systemen ermöglicht, die Datensätze entsprechend zuzuordnen und zu verarbeiten.
Warum gibt es nicht ein einziges Format für EDI und E-Invoicing?
IT-Systeme werden von unterschiedlichen Softwareanbietern auf der ganzen Welt entwickelt. Genauso wie weltweit unterschiedliche Sprachen gesprochen werden, entstanden mit der Zeit unterschiedliche Programmiersprachen und Standards. Diese Programmiersprachen stehen gewissermaßen in Konkurrenz zueinander, abhängig vom Anwendungsfall. In einem IT-System finden daher typischerweise verschiedene Programmiersprachen Anwendung. Darüber hinaus werden IT-Systeme für den gleichen Zweck von den verschiedenen Anbietern unterschiedlich aufgebaut.
Diese Diversität und Einzigartigkeit der IT-Systeme macht es möglich, das IT-System zu wählen, das der Situation des Unternehmens am besten entspricht und die passende Sprache für den speziellen Anwendungsfall bietet.
Um mit anderen Marktteilnehmern zu kommunizierten ist es daher notwendig, die unterschiedlichen Sprachen bzw. Formate zu übersetzen, um Daten und Dokumente von einem zum anderen IT-System austauschen zu können.
Wie unterscheiden sich Formate voneinander?
Der Unterschied zwischen Formaten lässt sich gut an einem Beispiel zeigen:
In dem von Comarch genutzten XML-Format wird die Rechnungsnummer wie folgt geschrieben:
<Invoice-Number>894651651</InvoiceNumber>
Im Vergleich dazu könnte die gleiche Rechnungsnummer in einem anderen Format zum Beispiel so aussehen:
<cbc:ID>894651651</cbc:ID>
Die Informationen bleiben also gleich, aber die Sprache ist eine andere. Um die Übersetzung zu gewährleisten wird in der Translationmap Folgendes festgelegt: cbc:ID = Invoice-Number.
Was sind Formatversionen?
Formatstandards werden stetig weiterentwickelt. Dadurch entstehen unterschiedliche Versionen des gleichen Formatstandards. Es ist möglich, dass Geschäftspartner, die den gleichen Formatstandard nutzen, dennoch unterschiedliche Versionen verwenden, je nachdem, wann der Standard implementiert oder zuletzt aktualisiert wurde. Darüber hinaus kommt es auch vor, dass Unternehmen auf Basis eines Formatstandards individuelle Anpassungen vornehmen.
Woher wissen Unternehmen, welches Format ihre Lieferanten / Kunden nutzen?
Zunächst kann über die Plattform von Comarch geprüft werden, welches Format der Geschäftspartner nutzt.
Im Zuge des sogenannten Onboardings werden die Geschäftspartner kontaktiert, um abzustimmen, welches Format die Geschäftspartner senden und empfangen möchten. Gern übernimmt Comarch diese Abstimmung komplett für Sie.
kontaktiert werden, um sicherzustellen, welches Format er senden oder empfangen möchte. Dieser Aufwand ist Teil des sogenannten Onboardings und der Comarch Dienstleistung.
Müssen Unternehmen das von ihren Geschäftspartnern gewählte Format nutzen?
Welches Format bei der Kommunikation zwischen Geschäftspartnern genutzt wird, hängt von dem Verhältnis der Geschäftspartner zueinander ab. Typischerweise stehen in einem Projekt mehrere Formate zur Auswahl für den Geschäftspartner. Darüber hinaus gibt es Formate, die in bestimmten Branchen weit verbreitet sind. Kunden werden selten darum gebeten, ein bestimmtes Format zu verwenden. Bei Lieferanten ist es abhängig von deren Stellenwert. Sollte der Geschäftspartner die Nutzung eines anderen Formats wünschen, ist zu entscheiden, wer die Kosten für die Umstellung bzw. Übersetzung der Formate tragen wird.
Wie definiert ein Format die Sprache für ein IT-System?
Ein Format definiert Semantik und Syntax von Daten, damit Maschinen eine Datei bzw. ein Dokument lesen können.
Syntax definiert die gültigen Zeichenfolgen in einer Sprache. Es wird sozusagen das Vokabular und die Grammatik festgelegt.
Semantik ordnet den Zeichen oder Zeichenfolgen eine Bedeutung zu. Es wird also definiert, was die Wörter tatsächlich aussagen.
Welche Schnittstelle unterstützt die von Ihnen gewählten Formate?
Die EDI Schnittstelle ist für gewöhnlich unabhängig von der Wahl Ihrer Formate. Lassen Sie sich gern von uns beraten, um die für Sie passende Schnittstelle zu finden: Kontakt aufnehmen.
