E-Invoicing | Elektronischer Rechnungsversand

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zum E-Invoicing

• Worin besteht der Unterschied zwischen einer strukturierten und einer unstrukturierten Rechnung?

  Eine strukturierte Rechnung weist ein maschinenlesbares Format auf und kann somit automatisch von Rechnungssystemen verarbeitet werden. Als strukturierte Formate gelten zum Beispiel XML, UBL, iDoc und EDIFACT. Die Systemkernelemente der strukturierten E-Rechnung müssen mit den jeweils geltenden gesetzlichen Richtlinien verschiedener Länder entsprechen. Nur so kann eine Interoperabilität auch über Ländergrenzen hinweg geschaffen werden.

  Eine unstrukturierte Rechnung bzw. nicht-strukturierte Rechnung ist zum Beispiel eine Rechnung in Papierform, via E-Mail oder als PDF-, DOC- oder JPG-Datei. Eine Rechnung in dieser Form kann lediglich vom Menschen gelesen werden und die Rechnungsdaten müssen zunächst in das Rechnungssystem eingepflegt werden.

• Ist es möglich, E-Invoices über EDI zu senden und komplett auf Papierrechnungen zu verzichten?

  Ja, in den meisten europäischen Ländern ist es gesetzlich gestattet, Papierrechnungen durch ihr elektronisches Pendant zu ersetzen und E-Rechnungen über ein EDI-System zu senden. Dies gilt insbesondere in der EU, wo die Richtlinie 2010/45/EU des Rates in Kraft ist und die meisten Länder ihre Gesetzgebung entsprechend angepasst haben.

• Warum wird E-Invoicing vom Gesetzgeber so stark reguliert?

  Der elektronische Rechnungsaustausch ermöglicht es, Rechnungen in Echtzeit auf ihre Konformität mit den gesetzlichen Regeln prüfen. Auf diese Weise soll Steuerbetrug effektiver aufgedeckt werden. Im Allgemeinen ist die Regierung eines Landes stärker motiviert, Regularien für den Austausch von elektronischen Rechnungen oder anderen Dokumenten zu erlassen, wenn der Finanzbedarf oder der Steuerbetrug und die sogenannte Mehrwertsteuer-Lücke (VAT-Gap) in diesem Land besonders hoch sind.

  Meist wird zuerst eine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung an Behörden erlassen, anschließend folgt die E-Invoicing-Pflicht im B2B-Bereich und schließlich im B2C-Sektor. Aufbauend auf der Verpflichtung zur E-Rechnung wird häufig auch der elektronische Austausch weiterer Dokumentenarten obligatorisch (z.B. E-Order in Italien, E-Despatch in der Türkei).

• Was besagt die EU-Richtlinie 2014/55/EU zum E-Invoicing?

  Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtete öffentliche Behörden der EU-Länder im ersten Schritt, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Daraufhin wurden öffentliche Behörden der EU-Länder schrittweise (Bundesbehörden, Landesbehörden und schließlich Kommunalbehörden) verpflichtet, nur noch elektronische Rechnungen zu akzeptieren. Entsprechend erfolgte in allen EU-Ländern die vollständige Umsetzung in nationales Recht. Der nächste Schritt ist die Einführung einer E-Rechnungsverpflichtung in der Privatwirtschaft. Basierend auf der Definition der E-Rechnung in der EU-Richtlinie 2014/55/EU hat zum Beispiel auch Deutschland eine E-Invoicing-Pflicht im B2B-Bereich angekündigt.

• Müssen E-Rechnungen in elektronischer Form archiviert werden?

  Ja. Wenn sich ein Unternehmen dafür entscheidet, die Papierrechnung abzuschaffen, muss es Rechnungen zwingend in deren elektronischer Form archivieren.

• Ist Comarch E-Invoicing als globale Lösung für multinationale Unternehmen geeignet?

  Ja. Comarchs E-Invoicing-Lösung wird häufig von Unternehmen gewählt, die in verschiedenen geografischen Regionen tätig sind oder diverse internationale Lieferanten haben. Als globaler E-Invoicing-Anbieter gewährleistet Comarch die Einhaltung der nationalen Rechtsvorschriften. Erfahren Sie auch über alle E-Invoicing Vorteile bei Comarch.

• Ist Comarch ein PEPPOL Access Point?

  Ja, Comarch ist ein PEPPOL Access Point und die EDI und E-Invoicing Lösungen von Comarch entsprechen den PEPPOL-Spezifikationen. Dementsprechend ist Comarch in der Lage, Kunden an das PEPPOL-Netzwerk anzubinden und ihnen so den schnellen Austausch von E-Rechnungen mit anderen Benutzern des Netzwerks zu ermöglichen.

• Unterstützt Comarchs E-Invoicing-Lösung alle möglichen Rechnungsformate?

  Ja. Die E-Invoicing-Lösung von Comarch akzeptiert in den Eingangs- und Ausgangskanälen alle Arten von Rechnungen: Papier, elektronisch, PDF usw. Die verschiedenen Rechnungsformate können in das Format umgewandelt werden, mit dem die unterschiedlichen Geschäftspartner der Unternehmen arbeiten. Große Lieferanten bevorzugen in ihrer Kommunikation häufig digitale Formate wie EDIFACT und XML, während kleinere Lieferanten für die elektronische Kommunikation eher die intuitive webbasierte E-Invoicing Software von Comarch nutzen.