PHOENIX group digitalisiert mit Comarch EDI
Die PHOENIX group ist ein führender Gesundheitsdienstleister in Europa. Das Unternehmen bietet heute mit 26 Ländern eine europaweit einzigartige Flächenabdeckung und leistet mit über 39.000 Mitarbeitern einen wichtigen Beitrag für eine umfassende Gesundheitsversorgung. Die PHOENIX group versteht sich als Bindeglied zwischen Hersteller und Patient. Von ihrem Dienstleistungsangebot können Pharmahersteller, Apotheken, Ärzte, Krankenhäuser, Krankenversicherungen und Patienten europaweit gleichermaßen profitieren. Im Pharmagroßhandel ist das Unternehmen mit 161 Distributionszentren in 26 Ländern aktiv und beliefert Apotheken und medizinische Einrichtungen mit Arzneimitteln und Gesundheitsprodukten. Die PHOENIX group betreibt zudem über 2.800 eigene Apotheken in 14 europäischen Ländern. Der pharmazeutischen Industrie bietet sie Dienstleistungen entlang der gesamten Wertschöpfungskette an.
Name PHOENIX group
Branche Pharmagroßhandel, Apotheken-Einzelhandel, Logistik und Services für pharmazeutische Industrie
Branche 161 Distributionszentren, über 2.800 eigene Apotheken, Präsenz in 26 Ländern
Mitarbeiter Über 39.000
Homepage https://www.phoenixgroup.eu/de
In der Pharmaindustrie zählt nach wie vor der traditionelle Postversand zu den dominanten Zustellungswegen von Geschäftsdokumenten.
Der Einsatz einer rein elektronischen Übertragung von strukturierten Dateien ist nicht nur kostengünstiger, sondern auch schneller, sicherer und weniger fehleranfällig. Darüber hinaus deuten sich im Teilbereich E-Invoicing ohnehin bereits gesetzliche Verpflichtungen zur elektronischen Rechnungsstellung an, die stetig erweitert werden, wodurch langfristig eine Digitalisierung von Geschäftsdokumenten unausweichlich ist.
Vor diesem Hintergrund suchte die Phoenix group nach einem Dienstleister, der in möglichst allen Ländern sämtliche Digitalisierungslösungen für zahlreiche Geschäftsdokumente abdecken kann. Zudem sollte der IT-Partner in der Lage sein, den kompletten Bereich des Ein- und Ausgangs von Dokumenten mit verschiedenen Lösungsmodulen abzudecken, um Geschäftspartner mit sehr unterschiedlichen technischen und organisatorischen Voraussetzungen gleichermaßen an die Lösung anzubinden. Daraus ergibt sich der Vorteil, dass der Auftragnehmer als IT-Spezialist aktiv eine Transition der Geschäftspartner zu digitalen Übertragungen fördert. Bereits während der Ausschreibungsphase hat Comarch ausführliche Beratungsleistungen für eine optimale Projektgestaltung geleistet und damit seine Eignung für eine langfristige strategische Zusammenarbeit unter Beweis gestellt. Somit fiel die Entscheidung auf den internationalen IT-Anbieter.
Die Gesellschaften der Phoenix group nutzen seit Mitte des Jahres 2020 Comarch EDI und Comarch OCR. Aufbauend auf diesen Dienstleistungen wurde eine Direktverbindung zwischen den IT-Systemen eingerichtet, welche den Austausch von elektronischen Geschäftsdokumenten mit Geschäftspartnern ermöglicht. Dies umfasst unter anderem Bestellungen (ORDERS - PHBEST), Rechnungen (INVOIC), Lieferavis (DESADV) und Überweisungsaufträge (UEWAUF). Ziel ist es, Geschäftspartner an den digitalen Austausch heranzuführen und diesen Kommunikationskanal massiv zu verstärken.
Auf unterster Ebene steht dabei die Annahme von Dokumenten aus E-Mails und per Post. Nach Sortierung und einem Scanvorgang werden alle diese Dokumente mittels OCR-Technologie elektronisch ausgelesen. Die von der Software erkannten Daten werden anschließend von einem Mitarbeiter des Dienstleisters geprüft und bestätigt. Mittels einer Machine-Learning-Komponente lernt die OCR-Software, zukünftig Dokumente immer korrekter automatisiert zu lesen.
Diese Übergangslösung soll insbesondere bei gesetzlichen Verpflichtungen und speziell bei Geschäftspartnern, mit denen viele Dokumente ausgetauscht werden, durch elektronische Direktverbindungen ersetzt werden. Dazu implementiert Comarch verschiedene Schnittstellen und stellt den Partnern unterschiedliche Formate bereit. Durch dieses Vorgehen soll die Möglichkeit der Anbindung an zahlreiche IT-Umgebungen und ERP-Systeme bei Lieferanten und Kunden sichergestellt werden. Außerdem übernimmt Comarch das Kontaktieren der Geschäftspartner sowie den Austausch der technischen Parameter zur Einrichtung, zum Testen und zur Produktivschaltung der elektronischen Anbindungen.
Für einige Geschäftspartner sind in Einzelfällen keine EDI-Direktanbindungen möglich oder geeignet. Zu den typischen Gründen zählen:
Für diese Zielgruppe wird das Comarch WebEDI Portal eingesetzt. Diese Web-Lösung ist analog zu einem E-Mail-Postfach aufgebaut, worüber Geschäftspartner Dokumente empfangen, erstellen und versenden können. Die Schlüsseleigenschaft ist die sogenannte Turnaround-Funktion: Bei der Erstellung von Dokumenten werden Daten von vorher empfangenen oder erstellten Dokumenten übernommen (z.B. der Bestellung), sodass der Partner nur noch wenige Felder befüllen muss. Außerdem kann die Phoenix group so ihre Richtlinien für Lieferantendokumente über die Einrichtung von Pflichtfeldern, Auswahlmöglichkeiten und Feldrestriktionen realisieren, was Fehler minimiert. Dadurch entstehen Vorteile sowohl für die Phoenix group als auch für ihre Geschäftspartner.
„Comarch‘s Empfehlungen und Best Practices zum strategischen Einsatz der Lösungskomponenten für eine kostengünstige und effiziente Projektgestaltung haben unsere Entscheidung maßgeblich beeinflusst. Es war uns wichtig, mit einem erfahrenen Partner diesen zukunftsorientierten Weg zu beschreiten und wir sehen im digitalen Austausch auch unseren Nachhaltigkeitsanspruch erfüllt."
Gunther Schemitsch | Group Director Finance Germany
Als IT-Anbieter verfügt Comarch über eine Reihe von Tools für jede Art von Geschäftspartnern und die Expertise, um den Dokumentenfluss so weit wie möglich auf eine echte Digitalisierung umzustellen. Langfristig werden damit Flexibilität, Skalierbarkeit sowie zahlreiche Erweiterungsmöglichkeiten sichergestellt.
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