Einheitliche Daten für internationale Produktion bei John

Der Kunde

Die John GmbH vertreibt ein breites Sortiment hochwertiger Sport-, Spiel-, Freizeit-, Fitness-, Fanund Campingartikel. Das Unternehmen produziert selbst einen Teil der Artikel, insbesondere Spiel- und Gymnastikbälle. John ist eine Firma mit sehr langer Tradition, mittlerweile in der dritten Generation. Die Firmenzentrale in Freilassing, Oberbayern (an der Grenze zu Österreich nahe Salzburg), beschäftigt 100 Mitarbeiter. Daneben verfügt John über Tochterfirmen in Griechenland und Großbritannien und ein Office in Hongkong.

Bei der John GmbH im oberbayerischen Freilassing hat sich bereits seit über einem Jahrzehnt die ERPSoftware Comarch ERP aufgrund ihrer Ergonomie, Plattformunabhängigkeit und Flexibilität bewährt.
 

Ausgangssitutation und Zielsetzung

Grundvoraussetzung bei der ERP-Auswahl war, dass die Software alle Funktionen und Features des zehn Jahre lang genutzten Vorgänger-Systems beherrschte. Gefragt waren auch ergonomische, selbsterklärende Oberflächen, die zur PC-Landschaft des Unternehmens passen sollten. Des Weiteren sollte das neue ERP-System die Option auf Dokumentenmanagement und Workflow-Steuerung offen halten.
 

Entscheidung

Comarch ERP erfüllte diese Anforderungen am besten und bot weitere interessante Optionen.
 

Projekt

An den Vorarbeiten der Comarch ERP-Einführung waren IT-Leiter Markus Hirth und Mitarbeiter aus den Fachabteilungen beteiligt. So wurde die Datenübernahme aus dem seit 1994 eingesetzten Altsystem weitgehend in Eigenleistung durchgeführt. Der IT-Leiter erklärt, man habe die alten Datensätze in Excel übertragen und dann in Comarch ERP eingelesen. Hirth zu diesem Verfahren: „Das kann jeder Laie ohne externe Hilfe machen.“ Insgesamt arbeiten rund 40 User mit Comarch ERP. Die Software unterstützt insbesondere die Arbeit in Einkauf, Vertrieb, Verwaltung, Lager, Produktion und Buchhaltung. Das ERP-System koordiniert quer zur Betriebsorganisation die notwendigen Arbeiten und Prozesse. Ein Beispiel: Eine im Vertrieb eingegebene und abgeschickte Bestellung führt zur automatischen Prüfung auf Vollständigkeit des Auftrags und Verfügbarkeit der Ware. Im nächsten Schritt erfolgt die Lieferzuteilung der bestellten Ware und die Ausgabe von Kommissionsscheinen. Im Lager angekommen, werden die Aufträge kommissioniert und die zugehörigen Lieferscheine ausgegeben. Für den Fall, dass durch die Erledigung eines Auftrags definierte Mindestmengen im Lager unterschritten werden, schlägt das System Produktionsaufträge oder Ersatzbeschaffungen bei Lieferanten vor. 
 

Plattformunabhängigkeit: Die Hardware wechselt, die Software bleibt

Im Jahr 2007 wurde bei John im Vorfeld des Releasewechsels auf Comarch ERP 4.3 die IT-Infrastruktur ausgetauscht, auf der das System läuft. Von einer AS/400 stieg man auf ein PC-Server-Netzwerk mit dem Server-Betriebssystem Windows 2003 und dem Datenbanksystem SQL-Server um. John profitierte damit von der Plattformunabhängigkeit von Comarch ERP, die dem Unternehmen freie Auswahl bei Hardware und Datenbank ermöglicht.
 

Multisite-Installation: Perfekte Zusammenarbeit

Um auch einem Partnerunternehmen in Hongkong die Nutzung von Comarch ERP für seine Geschäfte zu ermöglichen, wurde beim Echtstart der Comarch ERP-Installation auf dem PC-Server-Netzwerk Anfang 2008 eine Multisite-Installation (mit 40 Software-Lizenzen) realisiert. Seither arbeiten auch die Vertriebsleute in Hongkong via Internet mit der ERP-Software Comarch ERP in der Firmenzentrale von John in Freilassing. Der Vorteil dieser Lösung liegt nicht nur darin, dass das Unternehmen in Hongkong per Vererbung die gleichen Stammdaten nutzen kann wie John in Freilassing (und bei Bedarf eigene Felder und Daten ergänzt). Das Multisite-System ist auch in der Lage, im Zuge wechselseitiger Geschäfte der Partner automatisch zu einer Transaktion für beide Seiten Belege wie Eingangs- und Ausgangsrechnung zu erzeugen und die Buchungen (zu Geld- und Warentransfers) auf beiden Seiten vorzunehmen. Multisite  erspart  den  kooperierenden  Firmen  unnötige  Arbeitsschritte  und 
Fehler durch Falscheingaben. Mit der MultisiteInstallation ist John in der Lage, weitere Partnerunternehmen in die Firmen-IT einzubinden und die Zusammenarbeit rund um den Globus quer zu Zeitzonen zu optimieren.
 

Business Intelligence: Aussagekräftige Kennzahlen

Um Daten und Kennzahlen aus Comarch ERP herauszuziehen, hat sich IT-Leiter Hirth in das Reporting mit „Crystal Reports“ eingearbeitet. Es sei nicht schwierig, so Hirth, „aus Comarch ERP auf schöne und komfortable Weise aussagekräftige Zahlen herauszuziehen“. So erhält die Geschäftsleitung jederzeit über Reports den Überblick über den aktuellen Stand der Umsätze und Gewinne, auch die Verantwortlichen in anderen Bereichen des Unternehmens kommen in den Genuss von Reports, die Markus Hirth je nach Anforderung erstellt.
 

Kundennutzen

Durch die Flexibilität und die vollständige Integrierbarkeit von Comarch ERP konnten die geplanten Verbesserungen für alle definierten Bereiche umgesetzt werden. Im direkten Vergleich mit dem vorangegangen ERP-System konnten erhebliche Verbesserungen und spürbare Optimierungen erzielt werden. Die Nutzerakzeptanz - nicht zuletzt durch die ausgezeichnete Ergonomie - ist sehr hoch. Dies gilt auch für die ausländischen Kollegen. IT-Leiter Markus Hirth fasst zusammen: „Wir arbeiten seit über 10 Jahren mit Comarch ERP. Wir sind sehr zufrieden, die Software ist sehr flexibel. Es ist für die Mitarbeiter ein idealer Umstieg gewesen. Alles kennt man vom Look und Feel. Uns gefällt an Comarch ERP die einfache Bedienung, die Bedienfreundlichkeit, die Benutzeroberfläche. Das hat alles sehr gut gepasst. Ich kann Comarch ERP nur jedem weiterempfehlen.“ 
 

Ausblick

Durch die Einführung des Multisite-Systems konnten speziell den kooperierenden Firmen unnötige Arbeitsschritte und Fehler durch Falscheingaben erspart werden. So sagt IT-Leiter Markus Hirth: „Ich bin sehr zufrieden mit dem System und überzeugt, dass wir noch viele Jahre damit arbeiten werden."