Geschäftliche Herausforderungen
Die Igepa group hat sich entschlossen, ihre bisherige Lösung zur elektronischen Archivierung zu optimieren. Nachdem Probleme mit der Benutzerfreundlichkeit der bestehenden Lösung gehäuft aufgetreten waren erkannte das Unternehmen die Notwendigkeit für Verbesserungen.
- Umfangreiche zu speichernde und zu bearbeitende Datenmengen
- Komplexe Struktur des elektronischen Archivierungsmodells
- Integration mit zahlreichen unterschiedlichen Systemen, einschließlich Drittanbietersysteme (CRM usw.)
- Optimierungsbedarf bei Usability
Lösung von Comarch ECM
Im Rahmen der Implementierung von Comarch ECM Advanced Document Management für Igepa group wurden unterschiedliche Funktionen bereitgestellt, die sich in zwei Kernbereiche untergliedern lassen. Der erste Bereich umfasst eine intuitive Nutzerschnittstelle für den manuellen Import von Dokumenten aus Office-Programmen als auch eine Lösung für die Archivierung des geschäftsrelevanten E-Mail-Verkehrs. Ebenfalls entstand eine Anbindung für den Live-Import von Dateien aus dem ERP-System und deren Abruf durch verschiedene In-House-Portale. Dank einer Integration in Siebel CRM können zudem Dokumente auf einfache Weise direkt in das System Comarch ECM importiert und exportiert werden.
Ein weiterer Vorteil dieser Lösung ist die grafische Benutzeroberfläche, die einem intuitiven Dateifreigabesystem ähnelt. Ein typisches Nutzungsszenario ist das Hochladen eines MS Office-Dokuments wie Word oder Excel und die Definition von Mitarbeitergruppen und entsprechenden Zugriffsrechten wie Lesen oder Ändern. Anschließend ist das Dokument über einen öffentlichen Link zugänglich. Igepa bevorzugt öffentliche Links für die interne Kommunikation, da viele Benutzer auf Dokumente während einer Dienstreise über Tablets oder Smartphones zugreifen müssen. Neben der Standardsuchfunktion ermöglicht die Dateien- und Ordnerübersicht zusätzlich einen Einblick in die Dokumenteigenschaften, die entsprechend den Kundenanforderungen einfach angepasst werden können. Diese Funktion ermöglicht Benutzern einen schnellen Zugriff auf Informationen, u. a. von wem das jeweilige Dokument ausgebucht bzw. wann es geöffnet oder bearbeitet wurde. Da Dokumente von unterschiedlichen Personen bearbeitet werden, sind diese Angaben von entscheidender Bedeutung. Die Mitarbeiter müssen genau einsehen können, von wem das Dokument gerade bearbeitet wird bzw. wen sie kontaktieren müssen, um einen Zugriff auf eine aktualisierte Datei zu erhalten.
Ein zweites Anwendungsszenario umfasst die Archivierung von E-Mails per Drag & Drop. Nachrichten werden entsprechend ihren Themen in bestimmte Ordner einsortiert. Da diese E-Mails ebenfalls über öffentliche oder interne Links zugänglich sind, müssen Anhänge nicht per E-Mail weitergeleitet werden. Das dritte Nutzungsszenario betrifft die Bearbeitung von elektronischen Rechnungen. Dafür gibt es ein spezielles E-Mail-Postfach, in das Rechnungen von Geschäftspartnern eingehen. Diese Rechnungen werden durch Comarch ECM automatisch archiviert. Die in den einzelnen Geschäftsbereichen tätigen Igepa-Mitarbeiter können alle eingegangenen Rechnungen verfolgen. Bei Bedarf lassen sich die Rechnungen mit einer Massendruckoption ausdrucken.
Implementierungsprozess
Comarch und die Igepa group fanden auf der Fachmesse IT & Business zueinander, woraufhin Anfang 2015 die Zusammenarbeit begann. Comarch überzeugte die Verantwortlichen von Anfang an durch seine Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an die komplexen Richtlinien der Igepa group. Nach erfolgreichem Proof of Concept startete das Projekt dann im Januar 2015. Bereits einen Monat später wurde von Comarch eine Testversion bereitgestellt. Im Oktober 2015 war die Lösung einsatzbereit und die Endbenutzer erhielten Zugriff auf die Dokumente. Die ECM-Lösung wurde für die Standorte in Deutschland, Österreich und der Tschechischen Republik konzipiert.
Aufgrund der dezentralen Unternehmensstruktur und der Eigenständigkeit der einzelnen Standorte organisierte Comarch eine umfangreiche Schulungsreihe für Key User. Somit konnte die Arbeit mit dem System bestens vorbereitet und zeitnah aufgenommen werden.
