„Forbes Diamonds“ ist ein jährliches Ranking der in Polen tätigen Unternehmen mit der größten Wertsteigerung in den vergangenen drei Jahren. Bei der Aufstellung der renommierten Unternehmensliste werden der Firmenwert, das Finanzergebnis, das Zahlungsverhalten sowie der Umfang der Anlagen berücksichtigt. Zu den Gewinnern des Jahres 2020 gehört der Feinsteinzeug- und Klinkerfliesenhersteller Cerrad Sp. Z o. o. mit seinen über 20 Jahren Markterfahrung. Nach einer Zeit der Veränderung und Entwicklung im Jahr 2019 konnte sich das Unternehmen schon zum zweiten Mal eine Auszeichnung in diesem wichtigen nationalen Ranking sichern.
Die Firma Cerrad verdankt ihren Markterfolg einer durch Investitionen in die Infrastruktur und Technologie konsequent umgesetzten Entwicklungsstrategie. Ein Beispiel für den technologischen Ausbau ist die Einführung von Comarch DMS, ein Werkzeug für die einfache Modellierung verschiedener Arten von Abläufen in den Bereichen Belegfluss und Prozesse. Seine Einsatzbereiche bei Cerrad umfassen zum Beispiel Finanzen, Personal und Verwaltung, die Organisation von Dokumenten und Nachverfolgung ihres Änderungsstands sowie Angaben zum Freigabebedarf durch den für die Dokumentation zuständigen Mitarbeiter.
„Mit Comarch DMS ließen sich Fehler im Belegfluss beseitigen. Im Bereich der Eingangsrechnungen zum Beispiel hat der Übergang zu digitalen, also papierlosen Abläufen den Umlauf wesentlich beschleunigt und den Ablauf der internen Rechnungsfreigabe geordnet. Eine Rechnung geht zunächst ans Sekretariat, wo sie eingescannt und ins DMS eingelesen sowie um eine anfängliche Kostenbeschreibung erweitert wird. Die Genauigkeit dieser Beschreibung wird im weiteren Verlauf geprüft. Nach der Freigabe wird die Rechnung an die Buchhaltung, die Geschäftsführung und schließlich an die Finanzabteilung weitergeleitet, die dann die Zahlung auslöst. Jeder Schritt ist einem bestimmten Personenkreis zugeordnet, der in einer Benachrichtigung über die anstehende Aktion informiert wird. Auf diese Weise ist für die Geschäftsführung jederzeit nachvollziehbar, wo sich ein bestimmter Beleg gerade befindet und ob womöglich eine Verzögerung vorliegt“, erläutert Paweł Wieruszewski, Leiter der IT-Abteilung bei Cerrad.
Comarch DMS kann jedoch noch mehr, als nur den Rechnungsfluss zu beobachten. Es erleichtert auch alltägliche, aber zeitaufwändige Abläufe wie Kurierlieferungen erheblich. Während der Anlage des Prozessablaufs in Comarch DMS werden zur Lieferbestellung weitere Angaben zum Versandstück (Paket, Brief oder Palette) und zum Empfänger ergänzt (hierbei können auch Internlieferungen an eine andere Niederlassung auf einfache Weise bestimmt werden). Anschließend wird der Beleg an die Logistik weitergeleitet, wo die Bestellung an den Kurier ausgefertigt und ein Link zur Lieferverfolgung eingefügt wird.
Was Comarch DMS von anderen Anwendungen unterscheidet, ist die einfache und intuitive Prozessmodellierung in enger Anlehnung an die konkreten unternehmensspezifischen Anforderungen. Im Grafikeditor wird bei den nächsten Schritten ein Blockdiagramm aufgebaut, in dem Pfeile die Flussrichtung angeben, in der sich der Vorgang (einschließlich der zugehörigen Angaben) bewegt. Zu jeder Stufe des Ablaufs werden Zugriffsrechte und Berechtigungen für einzelne Mitarbeiter, Mitarbeitergruppen mit gleichen Funktionen oder Gruppen einer bestimmten Abteilung festgelegt. Auf diese Weise sind bei Cerrad Ablaufmodelle zur effizienten Verarbeitung von Bewerbungen und Fehlerberichten entstanden.
„Bei einer Bewerbung legt der zuständige Mitarbeiter im System eine Bewerbung für einen neuen Beschäftigten an und ergänzt Angaben zu den vom Bewerber zu erfüllenden Anforderungen. Nach Freigabe durch die Entscheidungsträger wird die Bewerbung an die Personalabteilung und zeitgleich auch an die IT-Abteilung weitergereicht (sofern ein neuer Beschäftigter Geräte wie ein Telefon oder einen Laptop benötigt). Wird der Kandidat eingestellt, werden Angaben zum Arbeitsvertrag ins System eingegeben und der entsprechende Vorgesetzte wird informiert“, erläutert Paweł Wieruszewski.
„Im zweiten bei Cerrad erstellten Ablauf geht es um Fehlerberichte. Entdeckt jemand einen Fehler, wird dieser dem System unter Angabe des Problems und des Fehlerorts gemeldet. Dabei kann gleich zu Anfang auch ein Foto zur Verdeutlichung hinzugefügt werden. Anschließend wird der Vorgang an die für Reparaturen zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Sind Eingriffe externer Experten erforderlich, lässt sich die entsprechende Rechnung dem Vorgang einfach zuordnen. Alle zugehörigen Informationen sind in geordneter Weise an einer einzigen Stelle einsehbar, was Reparaturanfragen und ihre Ausführung wesentlich beschleunigt“, so Paweł Wieruszewski, zuständig für die IT-Abteilung bei Cerrad, weiter.
Der Erfolg des Unternehmens wäre ohne ein hochmotiviertes Team mit einem klaren Verständnis der Ziele nicht möglich gewesen. Auch hier unterstützt Comarch DMS das Unternehmen, indem es eine Nachverfolgung der Besprechungen zur Mitarbeiterentwicklung ermöglicht. Anhand des Ablaufs können Vorgesetzte Mitarbeitergespräche führen, die aktuelle Leistung und Stärken bewerten und Entwicklungsmöglichkeiten aufzeigen. Die Anwendung der Vorschläge, ihre Ziele und ihre Umsetzung lassen sich im System anschließend beim ausgewählten Schritt kennzeichnen. Je nach Entscheidung auf Unternehmensebene können sich Vorgesetzte und Mitarbeiter die einzelnen Schritte später anzeigen lassen. Abschließend wird das Dokument von der Personalabteilung archiviert und für das nächste Gespräch einfach wieder bereitgestellt.
Durch die Erinnerungen, die Comarch DMS den jeweils für einen Schritt Verantwortlichen sendet, hat das System nicht unerheblich zur Entwicklung von Cerrad beigetragen. Es hat die Annahmeprozesse und die Möglichkeiten der Festlegung der erforderlichen Workflows stark beschleunigt.