BioMed - Schweizer Präzision trifft auf polnische IT-Technologie

Der Kunde

BioMed ist ein Schweizer Familienunternehmen, das 1951 in Zürich gegründet wurde. BioMed ist führender Anbieter von Mineralstoffpräparaten, Mitteln zur Behandlung von Atemweginfektionen sowie Nahrungsergänzungsmitteln zur Gewichtskontrolle. 

Die Produktpalette von BioMed umfasst auch Vitamine, Präparate zur Behandlung von Insektenstichen, Produkte zur Verbesserung der Haar- und Nagelqualität, Mundhygieneprodukte sowie Erzeugnisse zur Behandlung von Beschwerden im Genitalbereich.

Situation vor der Implementierung des Systems Comarch SFA

Mit der Übernahme der Unternehmensführung durch junge und dynamische Führungskräfte begann bei BioMed ein intensiver Modernisierungsprozess im IT-Bereich. Investitionen in neue IT-Infrastruktur und neue Software zur Unternehmensverwaltung rückten somit in den Vordergrund.

Im Rahmen der Auftragsvergabe wurden zahlreiche IT-Anbieter in Betracht gezogen. Schließlich entschied sich BioMed für die IT-Lösungen von Comarch, da diese den Anforderungen von BioMed vollständig entsprachen und dieser Partner eine voll integrierte IT-Plattform anbieten konnte.

Vor der Implementierung des Systems von Comarch nutzten die im Vertrieb tätigen Mitarbeiter und Manager bei BioMed eine Desktopanwendung des Anbieters SMP. Da hier manche wichtigen Funktionen gänzlich fehlten und die Nutzung mobiler Geräte nicht möglich war, entschloss sich das Pharmaunternehmen dazu,  den SFA-Anbieter (Sales Force Automation) zu wechseln.

Dabei entschied sich das Unternehmen BioMed für eine Zusammenarbeit mit Comarch S.A. und für Comarch SFA Mobile Sales Force zur Unterstützung mobiler Vertriebsmitarbeiter.Ergänzend zum SFA-System wurden weitere IT-Lösungen wie Comarch ECM, Comarch ERP und das Reporting-Modul Comarch Business Intelligence eingeführt.

Geschäftliche Herausforderungen

• Integration der Systeme zur Unternehmensverwaltung (ERP), Vertriebsunterstützung (SFA) und Dokumentenverwaltung (ECM) sowie Anpassung der gesamten IT-Plattform an biomedizinische und pharmazeutische Branchenanforderungen
• Aufbau und Stärkung des Kundenvertrauens auf BioMed und seine Produkte durch eine professionelle Präsentation von Erzeugnissen und ihrer Vorteile
• Anpassung der Vertriebsaktivitäten des Außendienstes an die strengen gesetzlichen Bestimmungen für pharmazeutische Unternehmen in der Schweiz
• Sicherstellung eines kontinuierlichen Zugriffs für BioMed-Mitarbeiter auf aktuelle produktbezogene Informationen (aus Comarch ERP) sowie Informationen über Ärzte und Drogeriemärkte (aus Drittanbietersystemen)
• Bereitstellung einer benutzerfreundlichen mobilen Anwendung, die verwendet wird, um Besuche schnell und einfach zu planen, aufeinander folgende Kundenbesuchselemente auszuführen, Berichte zu Geschäftsbesuchen zu erstellen und produktbezogene Rückmeldungen zu erfassen

Die Lösung

Die Implementierung von Comarch SFA Mobile Sales Force für BioMed dauerte 14 Monate und wurde im Mai 2015 fertiggestellt. Die Lösung wird zurzeit von insgesamt 24 Benutzern verwendet, davon 14 Vertriebsmitarbeiter im Außendienst, die über Apple iPads auf SFA zugreifen. Bei den anderen zehn Benutzern handelt es sich um Büroangestellte in den Bereichen Vorstand, Geschäftsführung und Verwaltung. Diese greifen auf die Back-Office-Anwendung zu.

Speziell für BioMed entwickelte Funktionen

• Group Calls (Gruppenbesuche) – für verschreibungspflichtige Medikamente – mit Hilfe dieser Funktion lassen sich Gruppenbesuche planen und durchführen sowie Berichte zum Verlauf von Gruppenbesuchen erstellen. Diese Funktion wird verwendet, wenn mehrere BioMed-Vertriebsmitarbeiter am Kundenstandort eine Produktpräsentation halten
• Visit Announcements (Besuchsankündigungen) – für freiverkäufliche Medikamente – automatische Erstellung von Besuchsankündigungen, die den Vertriebsmitarbeitern per E-Mail zugesendet werden. Somit können Kunden schnell über geplante Besuche informiert werden
• Sample Distribution (Bereitstellung von Mustern) –  für verschreibungspflichtige Arzneimittel – Verwaltung der von Arzneimittelvertretern an Ärzte ausgegebenen Proben
• Marketing Materials Value (Wert von Marketingmaterialien) – Überwachung des Werts der für Ärzte bereitgestellten Marketingmaterialien (Anpassung an die Anforderungen des Schweizer Rechts)
• Reporting – Erstellung halbtäglicher Berichte, Abschluss jedes Arbeitstages vor dem ersten Besuch des darauffolgenden Arbeitstages
• Integration der SFA-Anwendung mit dem ERP-System

Vorteile

Durch die Implementierung der umfassenden IT-Lösung zur Vertriebsunterstützung erzielte BioMed folgende Vorteile:

• Optimierung der Arbeit der Außendienstmitarbeiter – Möglichkeit zur Durchführung aller Kundenbesuchselemente sowie zur Erfassung von Ergebnissen im Laufe des Kundenbesuchs mit Hilfe von Tablets
• Zugriff auf aktuelle Kundendaten und Austausch kundenbezogener Daten zwischen BioMed-Mitarbeitern über Mobilgeräte und das Reporting-Modul
• Management Toolkit – diese Funktion ermöglicht die Auswertung marktrelevanter Daten und die Überprüfung, ob die vom Unternehmen gewählte Strategie effizient ist. Zudem lassen sich dadurch die angebotenen Produkte an die Anforderungen der Medizin- und Pharmabranche anpassen.
• Zeitersparnis bei der Bestellaufgabe durch die Vertriebsmitarbeiter – dank der Integration von Comarch ERP mit den ERP-Systemen der Pharmagroßhändler lassen sich die Bestellungen direkt an den zuständigen Pharmagroßhändler weiterleiten.
• Verwaltung der Arzneimittelmengen, die den Ärzten als unverkäufliche Muster bereitgestellt werden – Erfassung der Probenmenge und -art, Bestätigung mit Hilfe elektronischer Signatur
• Berücksichtigung gesetzlicher Bestimmungen im Bereich Schweizer Heilmittelrecht – gemäß diesen Bestimmungen sind Pharmaunternehmen verpflichtet, den Wert von den Ärzten bereitgestellten Marketingmaterialien entsprechend zu erfassen.

„Das bei BioMed implementierte System zum mobilen Verkauf Comarch SFA Mobile Sales Force ist das Kernstück der gesamten Marketing- und Vertriebsstrategie unseres Unternehmens. Dank der zahlreichen und umfassenden Funktionen dieser Anwendung sind wir nun in der Lage, Marktdaten wirksam einzusetzen. Bisher haben wir marktbezogene Daten zwar gesammelt, hatten aber keine Möglichkeit, diese den Vertriebsmitarbeitern bereitzustellen. 

Zudem können wir mit Hilfe der Anwendung Kundenbewertungen zu unseren Produkten laufend erfassen. Die Mitarbeiter von Comarch zeichneten sich in der Vorbereitungsphase und bei der Projektausführung durch hohe Zuverlässigkeit und großes Engagement aus. Eine besondere Rolle spielten die gemeinsamen Besuche der BioMed-Vertriebsmitarbeiter und der IT-Fachleute von Comarch bei unseren Kunden. So konnten die Mitarbeiter von Comarch Einblicke in die Besonderheiten unserer Arbeit gewinnen, um diese Erkenntnisse bei der anschließenden Anpassung der Anwendung entsprechend zu berücksichtigen. Dadurch steht uns eine IT-Lösung zur Verfügung, die uns die Möglichkeit gibt, auf Branchenanforderungen flexibel zu reagieren, effiziente Geschäftsbeziehungen zu unseren Partnern aufzubauen sowie das Vertrauen auf unser Unternehmen und unsere Produkte zu verstärken“, erläutert Thomas Wirth, Vertriebs- und Marketingdirektor bei BioMed.