Ausgangssituation
Das bisher bei der B&K GmbH & Co. KG eingesetzte Archivsystem war nicht leistungsstark genug für die neuen Anforderungen. Da B&K in der Buchhaltung stets auf die Rechungswesenlösung Comarch Financials Schilling vertraut hatte, war der Umstieg auf Comarch ECM für die Archivierung und Bearbeitung digitaler Dokumente nur ein logischer Schritt – bietet doch die abgestimmte Schnittstellentechnologie beider Lösungen ideale Voraussetzungen für optimale Abläufe.
Automatisierte und fehlerfreie Dokumentenvorbereitung
Zusätzlich wurde das Tool SmartFix des Herstellers Insider Software durch Comarch integriert. Dieses dient dazu, die Rechnungsdaten zu erfassen und in maschinenlesbare Sprache umzuwandeln. Damit wird eine hohe Automatisierung erreicht: Vor dem Scannen wird auf die erste Seite der Papierrechnung ein fest definierter Barcode zur sicheren Dokumententrennung aufgeklebt.
In diesem Fall wird das Verfahren der so genannten Früharchivierung angewendet: jedes Dokument wird erst archiviert und dann an die OCR-Software übergeben. Auf diese Weise kann kein Dokument verloren gehen. Dank spezieller Anpassungen werden die erfassten Daten der Rechnungen zudem besonders zeitnah mit den Datensätzen in Comarch Financials Schilling synchronisiert: Comarch ECM Capture & OCR synchronisiert die Daten bei B&K stündlich – üblich sind tägliche Synchronisierungsschritte der Stammdaten. Da bei jeder Belegerfassung immer der Abgleich gegen die Datenbank in Comarch Financials Schilling erfolgt, gehen Änderungen dabei nicht verloren. Direkt nach der Erfassung erfolgen dann die früher per Hand geleisteten Vorarbeiten in Comarch ECM automatisch. Geprüft wird, ob die jeweilige Rechnung den Anforderungen nach dem UStG entspricht. Auch werden die Buchungssätze nach Projekten, Sachkonten und Kostenstellen geordnet. Damit wird die Plausibilität einer Rechnung bereits bei der Erfassung nachgewiesen, so dass sie schnell für die Bearbeitung bereitsteht.
Ergonomie und schnelle Abläufe
Die Workflows für die Bearbeitung der Eingangsrechnungen hat Comarch nach den Erfordernissen bei B&K konfiguriert. Zudem wurden unterschiedliche Rechnungstypen definiert, je nachdem wie viele Genehmigungsschritte nötig sind, um einen Zahlungslauf anzustoßen. Nach der Bearbeitung und Freigabe werden die erfolgten Buchungen in Comarch Financials Schilling gespeichert.
Comarch ECM erweist sich dank der einfachen Bedienbarkeit als beste Lösung für die Mitarbeiter bei B&K. Seit 2012 ist Comarch ECM bei B&K im produktiven Einsatz: Sämtliche Kreditorenrechnungen werden mit Dokumentenscannern erfasst und stehen direkt für die Bearbeitung in der Buchhaltung zur Verfügung – auch in den 16 Filialen. Dort werden die Belege für die Zahlung bearbeitet und erfasst. Die Übertragung in die Hamburger Zentrale erfolgt über das Web-Interface von Comarch ECM. Dort kann dann direkt die Zahlung veranlasst werden – mit positiven Effekten für die Nutzung von Skonti, denn die Zahlungen erfolgen auf diese Weise schnellstmöglich. Die Basis der Erfassung st das Modul Workstation Scan in der ECM Software. Über den angeschlossenen Dokumentenscanner werden alle Papierdokumente erfasst und verschlagwortet. „Comarch ECM hat eine leistungsfähige Technologie, die die tägliche Arbeit in diesem Bereich beschleunigt hat“, so Carsten Stock, der auch Leiter der gesamten Verwaltung bei B&K ist.
Vorteile durch die Bereitstellung von Spool-Dateien
Auch die Speicherung ausgehender Rechnungen und Dokumente in Form von Spool-Dateien aus den Drucksystemen erfolgt heute mit Comarch ECM. Da diese Daten täglich neu entstehen, ist es ein leichtes, sie über die dafür vorhandene Schnittstelle zu speichern und den betreffenden Vorgängen zuzuordnen. Jede Spool-Datei wird beim Druck automatisch archiviert und kann jederzeit aufgerufen werden. Gleiches gilt schon heute für Aufrufe von Belegen mit Comarch Financials Schilling: Musste die Buchhaltung früher eine externe Software für den Aufruf der Archivdateien nutzen, um Belege zu einem Konto aufzurufen, so geschieht dies heute über einen Shortcut aus Comarch Financials Schilling heraus.
Workflows für alle relevanten Unternehmensbereiche
Die Akzeptanz bei den über 100 Mitarbeitern, die bei B&K deutschlandweit mit Comarch ECM arbeiten, ist dank der einfachen Bedienbarkeit hoch. Carsten Stock will den Kreis der Mitarbeiter, die von der Schnelligkeit der neu organisierten Abläufe profitieren, deshalb erweitern. „In einem nächsten Schritt werden wir unsere Kraftfahrzeug- und Serviceakten digitalisieren und den jeweiligen Benutzergruppen zur Verfügung stellen. Davon versprechen wir uns erhebliche Vorteile bei Verkauf und Service.“
So wird jede Fahrzeugakte künftig dynamisch im ECM System angelegt. Alle relevanten Belege zu einem Kraftfahrzeug werden bis zu dessen Verkauf in der Akte zusammengeführt. Die Verkäufer haben dadurch zu jedem Zeitpunkt Zugriff auf alle Informationen rund um ein Fahrzeug. „Das ist aus unserer Sicht besonders wichtig für unsere Verkäufer, wenn sie in Kundengesprächen sind. Alles ist auf dem Bildschirm abrufbar, und auch für den Kunden schnell darstellbar. So können wir schnell auf spezielle Wünsche eingehen, und sparen dabei viel Zeit“, erläutert Carsten Stock. Ähnliches gilt für die geplante digitale Aktenverwaltung: Ihre Einbindung in die Abläufe soll die Arbeit in der Werkstatt und im Kundenservice erleichtern. Sämtliche Belege über Serviceleistungen die an einem Fahrzeug vorgenommen werden, werden erfasst und sind verfügbar. „Diese beiden digitalen Aktenkategorien sind für uns darüber hinaus wichtig, weil sie revisionssicher sind. Denn zum einen prüft der Hersteller darüber unsere Servicequalität, zum anderen sind wir damit auch besser bei Betriebsprüfungen gerüstet, die ohne Papierakten erheblich schneller ablaufen können“, so Carsten Stock weiter.
B&K hat sich zusätzlich noch für das neue Comarch HMS entschieden. Dabei handelt es sich um ein Urlaub-Managementsystem das neben der Urlaubsverwaltung mit Genehmigungsprozess, auch die Erfassung von Krankmeldungen ermöglicht. Das System besitzt eine eigenständige Benutzerverwaltung. Die Login-Daten können mit dem Comarch ECM synchronisiert werden. Damit ist der Urlaubs- und Krankenstand jederzeit schnell abrufbar, das Personalmanagement wird erleichtert. Die Auswertungsmöglichkeiten von Comarch HMS steigern zusätzlich die Qualität der Prozesse bei B&K.
