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E-Invoicing in Belgien

Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung in Belgien

Belgien hat mit der stufenweisen Einführung der E-Invoicing-Pflicht im B2G-Bereich begonnen. Doch dabei soll es nicht bleiben. Das belgische Finanzministerium plant, dass der Empfang von E-Invoices über PEPPOL ab Januar 2024 verpflichtend wird. Die Verpflichtung zum Versand elektronischer Rechnungen folgt ab Januar 2026.

E-Invoicing in Belgien auf einen Blick

B2G: Die elektronische Rechnungsstellung an Behörden wird seit Ende 2022 schrittweise abhängig von dem Wert des Regierungsauftrags eingeführt. Welche Fristen hierbei zu beachten sind, wird hier genauer dargestellt.

B2B: Das belgische Finanzministerium beabsichtigt, ab Januar 2026 zu dem Austausch elektronischer Rechnungen bei Transaktionen zwischen Unternehmen zu verpflichten. Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich wird voraussichtlich in mehreren Phasen erfolgen, auf welche hier genauer eingegangen wird.

Für die elektronische Rechnungsstellung an Behörden ist ein UBL-Format entsprechend PEPPOL BIS vorgesehen.

Im privaten Bereich existiert bisher keine Vorgabe.

Die Plattform für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Behörden heißt Mercurius. Diese kann über das PEPPOL Netzwerk erreicht werden. Dafür ist ein PEPPOL Access Point wie Comarch notwendig.

Rechnungen an Behörden können über das PEPPOL Netzwerk an Mercurius gesendet werden. Die Plattform sendet die elektronische Rechnung anschließend an den Endempfänger.

Der Austausch elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen ist von den beteiligten Parteien selbst zu definieren.

Aufgrund der föderalen Struktur Belgiens sind die unabhängigen Regionen in der Lage, getrennt voneinander Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung zu treffen. Die Regierung der Flämischen Region im Norden ist im nationalen Vergleich Vorreiter in Bezug auf die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung. Es gilt daher unbedingt zwischen nationalen und verschiedenen regionalen Verpflichtungen zu unterscheiden.

Wer ist in Belgien zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet?

Aktuell sind alle belgischen Behörden verpflichtet, elektronische Rechnungen im Rahmen der öffentlichen Auftragsvergabe empfangen und verarbeiten zu können. In Erweiterung der umzusetzenden Richtlinie 2014/55/EU hat Belgien nationale Rechtsvorschriften verabschiedet, die u. a. alle Lieferanten der Föderalregierung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen verpflichten.

Durch diese Maßnahme soll nicht nur Zeit eingespart, sondern auch Geld für den Staatshaushalt gewonnen werden, denn laut der Europäischen Kommission entgehen Belgien jährlich Einnahmen aus der Umsatzsteuer in Milliardenhöhe.

Zeitplan für B2G-E-Invoicing in Belgien

Wann wird die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich zur Pflicht?

Aufgrund des gesetzgeberischen Stillstands bei umfassenden Steuerreformen in Belgien und angesichts der Komplexität des belgischen Rechtsrahmens wurde die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung verschoben.

Die Einführung der E-Invoicing-Pflicht im B2B-Bereich soll stufenweise ab Januar 2026 erfolgen.

Die genauen Kriterien für Unternehmen, die unter die einzelnen Stufen fallen, sind noch nicht bekannt. Ausgehend vom bisherigen Zeitplan für die Einführung kann jedoch davon ausgegangen werden, dass in der ersten Phase nur die größten Unternehmen (mit einem Umsatz von mehr als 9 Mio. EUR) erfasst werden, während die mittleren (mit einem Umsatz zwischen 7 und 9 Mio. EUR) und kleinen Unternehmen (mit einem Umsatz von weniger als 7 Mio. EUR) in den darauf folgenden Monaten verpflichtet werden.

Belgien wird dabei höchstwahrscheinlich auf PEPPOL setzen, den Standard für B2B-E-Invoicing, der auch für B2G-Transaktionen genutzt wird. Entsprechend werden die belgischen Steuerbehörden vermutlich das Vier-Ecken-Modell als Basismodell etablieren.

Schließlich ist auch eine B2C-Meldepflicht geplant, ebenso wie eine weitere Ausweitung der Meldepflichten in den Jahren nach der Einführung des E-Invoicing-Mandats.

Was ist Mercurius und wie funktioniert diese Plattform?

Die Plattform Mercurius dient der Übermittlung von B2G-Rechnungen. Sie wurde von der belgischen Regierung entwickelt und ist an das PEPPOL-Netzwerk angeschlossen. Rechnungen und Gutschriften, die über Mercurius ausgetauscht werden, müssen dem Dokumentenformat PEPPOL BIS 3.0 entsprechen.

Wodurch zeichnet sich die Mercurius-Plattform aus?

  • Mercurius vereinfacht die Integration der Systeme, die auf Seiten von Rechnungssender und -empfänger eingesetzt werden.
  • Über das von Mercurius bereitgestellte Webportal, auf das alle belgischen Organisationen Zugriff haben, können Sender, Empfänger und deren Dienstleister Rechnungen verfolgen (Track & Trace).
  • Das Webportal unterstützt die manuelle Eingabe von Rechnungen.
  • Mercurius entspricht vollumfänglich dem PEPPOL-Standard.
  • Mittels der Plattform lassen sich übermittelte Dokumente von einem maschinenlesbaren (XML) in ein menschenlesbares Format (PDF) umwandeln.

Comarch fungiert als zertifizierter PEPPOL Access Point

Im Rahmen des Vier-Ecken-Modells tauschen Käufer und Lieferanten ihre Rechnungen über einen Zugangspunkt aus, d. h. einen PEPPOL-zertifizierten Dienstleister, dem die Datensicherheit und die Einhaltung der PEPPOL-Standards (z. B. UBL-Format oder AS4-Kommunikationsprotokoll) obliegt.

Wie kann Comarch Sie unterstützen?

Seit Jahren unterstützt Comarch Unternehmen unterschiedlichster Branchen bei ihrer Geschäftstätigkeit in verschiedenen Ländern, wobei die elektronische Rechnungsstellung in einigen bereits Pflicht ist (z. B. Frankreich, Spanien, Deutschland, Türkei und Italien) und in anderen eine entsprechende Verpflichtung erst noch eingeführt wird (z. B. Polen). Maßgeblich ist hierbei, dass Comarchs E-Invoicing-Lösung stets den aktuellen Bestimmungen und den jüngsten Standards für den Datenaustausch entspricht.

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