ANSI ASC X12
Das Accredited Standards Committee (ASC) des American National Standards Institute (ANSI) wurde 1997 gegründet. Sein Ziel ist es, einheitliche Standards für den branchenübergreifenden elektronischen Austausch von Geschäftstransaktionen zu schaffen. X12 ist einer der am weitesten verbreiteten EDI-Messaging-Standards. Er wird nahezu universell in verschiedenen Branchen für unterschiedliche Praxisfälle eingesetzt. Darüber hinaus bildet er die Grundlage für andere EDI-Standards. So gibt es mehr als 320 X12-Transaktionsstandards, die ständig aktualisiert werden. Dies führt dazu, dass X12 als einer der vollständigsten EDI-Standards gilt, die heute verwendet werden.
AP
Accounts Payable sind Beträge, die an Verkäufer oder Lieferanten für erhaltene Waren oder Dienstleistungen zu zahlen sind, aber noch nicht bezahlt wurden. Sie werden in der Regel durch ausstehende Rechnungen repräsentiert.
Im Zusammenhang mit EDI bezieht sich AP auf eingehende EDI-Nachrichten und Prozesse, die die EDI-Verarbeitung begleiten.
AR
Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (Accounts Receivable, AR) sind Geldbeträge, die einer Firma für gelieferte oder in Anspruch genommene, aber von Kunden noch nicht bezahlte Waren oder Dienstleistungen zustehen. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen werden in der Bilanz als Umlaufvermögen ausgewiesen. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sind alle Geldbeträge, die von Kunden für Käufe auf Kredit geschuldet werden.
Im EDI-Kontext hat AR eine etwas andere Bedeutung. Als AR bezeichnet man in diesem Fall ausgehende EDI-Nachrichten und Prozesse, die die EDI-Verarbeitung begleiten.
AS2
Applicability Statement 2 ist ein Standard für die sichere Datenübermittlung über das Internet. Darin ist klar definiert, wie eine Verbindung hergestellt wird, wie die Datenvalidierung und die Übermittlung erfolgen und wie eine Zugangsbestätigung umgesetzt wird. Demnach wird eine Nachricht verschlüsselt. Ihre Herkunft wird über eine digitale Signatur gewährleistet. Die Zugangsbestätigung wird in Form einer Message Disposition Notification (MDN) ausgestellt, die auch als Nachweis für die erfolgreiche Übermittlung gilt.
B2B
Business-to-Business bezieht sich auf den Austausch von Waren, Dienstleistungen oder Informationen zwischen gewerblichen Anbietern.
B2G
Business-to-Government (Abwandlung des Begriffs B2B) bezieht sich auf den Austausch von Waren, Dienstleistungen oder Informationen zwischen einem gewerblichen Anbieter und einer öffentlichen Beschaffungsstelle.
Mehr über den elektronischen Rechnungsaustausch im B2G-Bereich erfahren Sie hier.
Barcode
Der Barcode ist eine optoelektronisch lesbare Schrift. Er setzt sich aus parallel angeordneten Strichen und Lücken in unterschiedlicher Größe zusammen. Man findet Barcodes zum Beispiel auf der Verpackung von Produkten des täglichen Bedarfs. Der Barcode stellt Daten dar, die in binären Symbolen gespeichert sind. Da er vom Menschen nicht gelesen werden kann, benutzt man Lesegeräte. Dies können Scanner oder Kameras sein, wie sie bspw. in Läden zum Einsatz kommen, wo die vom Kunden ausgewählten Produkte an der Kasse gescannt werden. Die auf diese Weise ausgelesenen Daten können dann elektronisch weiterverarbeitet werden.
Eine Alternative zu Barcodes sind sog. QR-Codes.
Clearance-Modell
Im Gegensatz zum Post-Audit-Verfahren handelt es sich bei dem Clearance-Modell um ein dreiseitiges Modell zwischen Verkäufer, Käufer und der Steuerbehörde. Vor der Ausstellung jeder Rechnung muss der Anbieter einer Ware oder Dienstleistung die Genehmigung der Steuerbehörde einholen. Die Ausstellung jeder Rechnung wird also bei der Steuerbehörde in Echtzeit angemeldet und von dieser genehmigt. Alle Rechnungen werden sofort bei den Steuerbehörden registriert, womit diese über die Höhe der jeweils eingezogenen Mehrwertsteuer informiert sind. Dieses Modell wird bereits in Italien, vielen lateinamerikanischen Ländern, Russland und China angewandt.
Mehr Informationen über das Clearance-Modell und die Unterschiede zum Post-Audit-Verfahren erhalten Sie in unserem Artikel.
Clearing-Center / Clearingstelle
Als EDI-Clearing-Center bezeichnet man eine zentrale Stelle, die den Austausch aller gängigen Nachrichtenformate und Kommunikationsprotokolle unterstützt und eine ideale und einfach zu bedienende EDI-Outsourcing-Lösung darstellt. Statt über starre Punkt-zu-Punkt-Verbindungen zu einzelnen Geschäftspartnern kommunizieren unsere Kunden mit einem zentralen Clearing-Center von Comarch, was ein Maximum an Flexibilität in der Geschäftspartnerauswahl gewährleistet.
Cloud-Service-Provider
Ein Cloud-Service-Provider ist ein Drittunternehmen, das eine cloudbasierte Plattform und Infrastruktur sowie cloudbasierte Anwendungen und Speicherdienste anbietet. Ähnlich wie ein Hausbesitzer für Strom oder Gas von einem Versorgungsunternehmen zahlen würde, müssen Unternehmen in der Regel nur für die Menge an Cloud-Diensten zahlen, die sie entsprechend ihren Geschäftsanforderungen tatsächlich nutzen.
Data-Driven Business
"Datengesteuerte" Geschäftsmodelle basieren auf der Nutzung, Analyse und Interpretation von Daten, um z.B. Prozesse, Entscheidungsfindungen oder Umsatzmodelle zu verbessern. Ein datengesteuerter Ansatz ermöglicht es Unternehmen, ihre Daten gezielt zu untersuchen und zu organisieren, um so ihre Kunden besser zu bedienen.
Data Enrichment / Datenanreicherung
Datenanreicherung bezeichnet im EDI- oder OCR-Kontext die Ergänzung von Datensätzen eines Dokuments um zusätzliche Informationen. Wenn Sie eine EDI-Nachricht oder einen PDF-Beleg, bspw. eine Rechnung, erhalten, sind dort verschiedene Daten (Verkäufer- und Käuferdaten) wie Steueridentifikationsnummer, Anschrift, Telefonnummer usw. aufgeführt. Weitere Informationen über Ihren Geschäftspartner, die in dem Rechnungsdokument selbst nicht enthalten sind, sind in Ihrer Datenbank gespeichert. Die Datenanreicherung nutzt diese in Ihren Systemen vorhandenen Daten, um die im Rechnungsdokument "fehlenden" Informationen zu ergänzen. Ein typisches Beispiel ist die Ergänzung einer Kostenstelle.
Datensignatur
Eine Datensignatur ist ein mathematisches Verfahren, mit dem die Authentizität und Integrität einer Nachricht, einer Software oder eines digitalen Dokuments bestätigt werden kann. In vielen Ländern werden diese digitalen Signaturen als ebenso rechtsverbindlich angesehen wie herkömmliche handschriftliche Unterschriften auf Dokumenten.
Datenvalidierung
Die Richtigkeit des Inhalts eines Dokuments kann durch entsprechende Validierungen gewährleistet werden. So werden zum Beispiel mathematische (z. B. Summenprüfungen, Prüfungen von Prozenten), kaufmännische (z. B. korrekter Steuersatz) und individuelle (z. B. Abgleich mit Preiskatalog) Validierungen durchgeführt.
Datenverschlüsselung
Die Datenverschlüsselung (engl.: data encryption) ist eine Methode zur Kodierung von Daten (Nachrichten oder Dateien), sodass nur Befugte diese Daten lesen oder darauf zugreifen können. Die Verschlüsselungssoftware verwendet komplexe Algorithmen, um die gesendeten Daten zu verschlüsseln. Nach dem Empfang können die Daten mit einem vom Absender der Nachricht bereitgestellten Schlüssel entschlüsselt werden.
DESADV
Das EDIFACT-Nachrichtenkürzel kennzeichnet einen Lieferavis (Lieferschein) (aus dem englischen ''despatch advice'').
Digital Supply Integration (Digital Supply Chain Integration)
Die Integration der Lieferkette ist eine groß angelegte Geschäftsstrategie, die möglichst viele Glieder der Kette in eine engere Arbeitsbeziehung zueinander bringt. Ziel ist es, die Reaktionszeit und die Produktionszeit zu verbessern sowie Kosten zu reduzieren.
Digitale Archivierung
Die GoBD schreiben vor, dass aufbewahrungspflichtige Dokumente in einem elektronischen Archivsystem zu verwahren sind. Sie definieren ebenfalls die Aufbewahrungsfristen. Für die meisten Unterlagen (z. B. Rechnungen) gilt die 10-Jahres-Frist. Zu den Kriterien der Archivierung gehören: Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Ordnung, Unveränderbarkeit, Sicherung vor Verlust sowie zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung. Durch den Einsatz von Comarch Archiv werden diese Kriterien gewährleistet.
DUNS-Nummer
Das Data Universal Numbering System (DUNS) – entwickelt und verwaltet von Dun & Bradstreet – weist einer einzelnen Geschäftseinheit eine eindeutige numerische Kennung, die neunstellige sogenannte DUNS-Nummer, zu.
EAN
European Article Number – ein Standard für Barcodes, der 1976 in Europa eingeführt wurde. Die EAN ist ein Code mit einer Prüfziffer. Über die EAN können jedem Produkt unterschiedliche Informationen zugeordnet werden, wie z. B. das Herkunftsland. Der Code wurde in Anknüpfung an die zuvor in den USA und Kanada entwickelten UPC-Codes geschaffen. 2005 wurden beide Systeme durch die neu gegründete GS1 als Global Trade Item Number (GTIN) vereinheitlicht.
EANCOM (GS1 EANCOM)
Eine Untermenge von UN/EDIFACT, die nur die in Geschäftsanwendungen verwendeten Nachrichten enthält. Sie wurde 1987 ursprünglich für Lieferanten von Einzelhandelswaren und FMCG/Konsumgütern entwickelt und fand später auch im Gesundheitswesen und im Bauwesen Anwendung. Im Jahr 2015 wurde sie von GS1 übernommen.
2-Ecken-Modell
Das auch als Punkt-zu-Punkt-Übertragung bekannte 2-Ecken-Modell kann eine zeitaufwendige Einrichtung erfordern und wird in der Regel von internen IT-Teams umgesetzt. Aufgrund des hohen Wartungsaufwands und der Einrichtungszeit ist dieses Modell nicht gut skalierbar. Da die Verbindungen nicht für mehrere Partner wiederverwendbar sind, muss jeder Partner eine neue Einrichtung vornehmen.
3-Ecken-Modell
Bei diesem Modell erfolgt die Weiterleitung der Nachrichten über einen zentralen Knotenpunkt, der von einem entsprechenden Dienstleister angeboten wird. Der größte Nachteil ist die mangelnde Flexibilität, da sowohl der Sender als auch der Empfänger denselben Dienstleister in Anspruch nehmen müssen, was bedeutet, dass es sich schlecht für große Lieferketten eignet.
4-Ecken-Modell von PEPPOL
Im PEPPOL-Netzwerk kommunizieren die Partner im Rahmen des sogenannten 4-Ecken-Modells. Dieses umfasst die vier Ecken: Sender und dessen PEPPOL Access Point sowie Empfänger und dessen PEPPOL Access Point. Der Sender schickt ein Dokument an seinen PEPPOL Access Point. Von dort wird es an den PEPPOL Access Point des Empfängers und dann an den Empfänger selbst weitergeleitet. Möchte der Empfänger ein Dokument zurückschicken, übergibt er es entsprechend an seinen PEPPOL Access Point, von dem es wiederum an den PEPPOL Access Point des ursprünglichen Senders und von dort an diesen selbst übermittelt wird.
EDI
Electronic Data Interchange (elektronischer Datenaustausch) bezeichnet das Versenden, Übertragen und Empfangen meist kaufmännischer Dokumente (z. B. Bestellung, Lieferschein, Rechnung) in elektronischer, strukturierter Form mittels einer IT-Lösung. Mit Hilfe von EDI werden Dokumente überprüft, validiert und angereichert. EDI unterstützt zudem bei der Digitalisierung, also der Eliminierung des Papierdokumentenverkehrs in Unternehmen. EDI ist günstiger, schneller und weniger fehleranfällig als E-Mail- oder traditioneller Papierverkehr.
Mehr zu EDI erfahren Sie hier.
EDI Archiv
Ein Archiv, in dem Ihre elektronischen Dokumente, die per EDI ausgetauscht wurden, aufbewahrt werden. Das EDI Archiv berücksichtigt rechtliche Anforderungen an die Aufbewahrung von Dokumenten (z. B. Rechnungen).
EDI-Clearing
Beim EDI-Clearing werden die zu übertragenden Daten in einem vorher definierten strukturierten Format an ein Clearing-Center gesendet. Dieses übernimmt das sogenannte Clearing, d. h. die Übertragung und Konvertierung in das in der Software des jeweiligen Geschäftspartners verwendete Format sowie die Validierung oder das Anreichern der Daten.
EDI-Direktintegration
EDI-Direktintegration (auch 1:1-EDI oder Point-to-Point genannt) bezieht sich auf die direkte EDI-Verbindung zwischen zwei IT-Systemen. Hauptidee ist die Automatisierung des Dokumentenaustauschs über Unternehmensgrenzen hinweg. Beispielsweise kann eine Bestellung automatisch, d. h. ohne menschliches Zutun, aus dem Warenwirtschaftssystem des Käufers versendet und vom Lieferanten im eigenen System empfangen werden.
EDI-Formate
Für den elektronischen Datenaustausch werden sogenannte strukturierte Datenformate verwendet. Im Gegensatz zu unstrukturierten Formaten (z. B. PDF, Word, JPG) sind EDI-Formate maschinenlesbar und ermöglichen die Automatisierung der Dokumentenerstellung und des Dokumentenaustauschs. Je nach Branche und genutzten IT-Systemen werden andere Formate verwendet. Zu den häufigsten gehören EDIFACT, XML und SAP IDoc.
EDI Harmonisierung
Darunter versteht man die Vereinheitlichung des EDI-Prozesses, wenn ein Unternehmen sich in seinem Dokumentenaustauschprozess unterschiedlicher Anbieter, Formate oder Kanäle bedient. Die EDI-Harmonisierung dient dem Ziel, den EDI-Prozess einfacher, sicherer und kostengünstiger zu gestalten.
EDI Onboarding
Als Onboarding bezeichnet man die Anbindung der Geschäftspartner an die EDI-Plattform. Comarch unterstützt sowohl Kunden als auch alle Geschäftspartner des Kunden bei diesem Prozess. Bei einer großen Anzahl von Geschäftspartnern bietet sich das sogenannte Self-Onboarding-Portal an, das auf schnelle und intuitive Weise eine hohe Anzahl von Anbindungen an das System ermöglicht. Dabei haben Sie als Kunde durch verschiedene Monitoring-Funktionen die Möglichkeit, den Fortschritt des Onboarding-Prozesses Ihrer Geschäftspartner (Anzahl, Geschwindigkeit etc.) zu überwachen.
Mehr Informationen zum EDI Onboarding sowie Best Practices erhalten Sie in unserem Whitepaper.
EDI-Standard
Es gibt verschiedene EDI-Standards, die von unterschiedlichen Organisationen definiert werden (z. B. TRADACOMS, PEPPOL und ASC X12 bzw. ODETTE und GS1). Diese Standards bestimmen die Position und Reihenfolge der Informationen in einem Dokumentenformat.
EDI Tracker
Eine Funktion der EDI Lösung. Sie dient dem Informationszweck und dem Ziel, ausgetauschte Dokumente verfolgen zu können. Dokumente sind einsehbar. Man kann sich vergewissern, ob sie korrekt zugestellt worden sind bzw. wenn irgendwelche Fehler in dem Versandprozess aufgetaucht sind.
EESPA
EESPA (European E-Invoicing Service Providers Association) agiert als Handelsverband auf europäischer Ebene für eine Gemeinschaft von E-Invoicing-Dienstleistern, die sich aus Unternehmen zusammensetzt, die Netzwerk-, Business-Outsourcing-, Finanz-, Technologie- und EDI-Dienstleistungen anbieten. EESPA ist ein internationaler gemeinnütziger Verband, der nach belgischem Recht organisiert ist. Gegründet im Jahr 2011 hat EESPA über 70 Voll- und assoziierte Mitglieder.
E-Invoicing
Die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) ist der Austausch eines Rechnungsdokuments zwischen einem Lieferanten und einem Käufer in einem elektronischen Format (papierloses Verfahren).
Formatkonvertierung
Oft benutzen Geschäftspartner unterschiedliche Dokumentenformate, was einen reibungslosen Dokumentenaustausch erschwert. Als Lösung bietet Comarch deshalb die Formatkonvertierung als Schnittstelle zwischen Geschäftspartnern an. Sie ermöglicht es jedem Glied in der Lieferkette, Dokumente in seinem eigenen Format zu versenden und zu empfangen.
FTP
Das File Transfer Protocol (FTP) dient der Datenübermittlung über TCP/IP im Internet und unterstützt die Datenübertragung von einem Rechner auf einen anderen. Es erfüllt zwei Aufgaben: Herunterladen und Übermitteln. Daten können demnach auf einem FTP-Server sowohl gespeichert als auch von dort heruntergeladen werden. Die Verwendung von FTP bietet sich insbesondere für die Übertragung größerer Datenmengen an, da es die gleichzeitige Übertragung vieler Daten ermöglicht. Sollte die Verbindung während einer solchen Übertragung unterbrochen werden, kann der Prozess an der betreffenden Stelle wiederaufgenommen werden. FTP hat aber auch einen wesentlichen Nachteil: Die Datenübertragung über FTP ist nicht sicher, denn sie erfolgt nicht verschlüsselt. Das bedeutet, die Daten können von Dritten abgerufen werden. In Bezug auf den elektronischen Datenaustausch wird FTP daher selten genutzt.
GDSN
Das Global Data Synchronisation Network (GDSN) ist eine internationale Initiative für einen konsistenten und homogenen Datenaustausch. Es handelt sich um einen der wichtigsten GS1-Standards, der sich auf die Art und Weise auswirkt, wie Informationen gesammelt, verarbeitet und angezeigt werden, die nicht nur für Lieferanten, sondern auch für Zwischenhändler, Einzelhandelsketten, Onlineshops und Endverbraucher zugänglich sein sollten.
GDSN-Datenpool
Ein GDSN-konformes System für den Datenaustausch und die Synchronisation zwischen Geschäftspartnern. Der Datenpool speichert Produktdaten und bietet alle notwendigen Funktionen und Workflows für die Kommunikation mit GS1 Global Registry und anderen Datenpools.
GLN
Die GLN (Global Location Number) ist ein GS1-Standard, der zur Identifizierung eines Unternehmens oder einer Organisation als juristische Person dient. GLN werden auch verwendet, um den Standort von physischen oder funktionalen Einheiten innerhalb eines Unternehmens zu identifizieren.
GS1
Gemeinnützige Standardisierungsorganisation, die verschiedene Nummerierungsschemata für den globalen Handel ausgibt und verwaltet. GS1 ist bekannt für die Entwicklung des Barcodes und die Implementierung von Standards wie EANCOM, GLN und GS1 XML in Lieferketten in Einzelhandel, Gesundheitswesen, Transport und Logistik.
GS1 XML
Einer der beiden Standards, die GS1 für den elektronischen Geschäftsverkehr empfiehlt. GS1 XML ersetzt nicht GS1 EANCOM, sondern bietet einen weiteren Technologiestandard zur Unterstützung des Austauschs von Transaktionsdaten je nach Branche. Die Verwendung der GS1-XML-Spezifikation bietet eine standardisierte und vorhersehbare Struktur für elektronische Geschäftsnachrichten, die es den Handelspartnern ermöglicht, Geschäftsdaten schnell, effizient und genau zu kommunizieren – unabhängig von ihrer internen Hard- oder Software.
GTIN
Die GTIN (Global Trade Item Number) ist ein GS1-Standard, der zur eindeutigen Identifizierung von Handelseinheiten weltweit dient. Eine Handelseinheit ist jede Einheit (Produkt oder Dienstleistung), die zu kommerziellen Zwecken an einem beliebigen Punkt der Lieferkette bepreist, bestellt oder in Rechnung gestellt werden kann.
HIPAA
Der Health Insurance Portability and Accountability Act wurde 1996 vom US-Kongress verabschiedet. HIPAA legt die nationalen Standards für elektronische Transaktionen im Gesundheitswesen und nationale Identifikatoren für Anbieter, Krankenkassen und Arbeitgeber fest. Die auf X12 basierenden Standards sollen die Effizienz und Effektivität des Gesundheitswesens verbessern, indem sie den Einsatz von EDI im US-Gesundheitssystem fördern.
HTTP(S)
HTTP(S) ist die sichere Variante des Übertragungsprotokolls HTTP (Hypertext Transfer Protocol), wobei das S für Sicherheit steht. Im Unterschied zu HTTP werden die Daten mit SSL/TLS verschlüsselt. Im Ergebnis sind diese Daten gegen unbefugten Zugriff gesichert, d. h. schwer abzugreifen, zu lesen und abzuändern. Allerdings werden nicht alle Daten verschlüsselt. Dies betrifft z. B. die IP-Adresse sowie den Namen der besuchten Internetseite. Zudem können auch Daten aus ausgefüllten Formularen von Dritten abgerufen werden. Darüber hinaus schützt HTTPS nicht vor Viren.
IaaS
IaaS (Infrastructure as a Service) ist ein Pay-as-you-go-Service, bei dem ein IT-Provider wie Comarch Infrastrukturdienste wie Speicher und Virtualisierung nach Bedarf über eine Cloud im Internet zur Verfügung stellt. Als Nutzer ist das Kundenunternehmen für das Betriebssystem und alle Daten, Anwendungen, Middleware und Laufzeiten verantwortlich; der Anbieter wiederum liefert Zugang zu und Verwaltung von Netzwerk, Servern, Virtualisierung und Speicher, die benötigt werden. Das Unternehmen muss kein eigenes Rechenzentrum vor Ort warten oder aktualisieren, weil der Provider dies übernimmt. Stattdessen greift das Unternehmen über eine Anwendungsprogrammierschnittstelle (API – Application Programming Interface) oder ein Dashboard auf die Infrastruktur zu und steuert sie.
INVOIC
Ein EDIFACT-Nachrichtenkürzel, das eine Rechnung oder Gutschrift kennzeichnet (aus dem englischen ''invoice'').
Just-in-Time-Delivery
Die Just-in-Time-Lieferung (JIT) ist eine Bestandsverwaltungsstrategie, die zu einer schnelleren Auftragsabwicklung beiträgt und insbesondere bei der Bestellung von Rohstoffen und in der Fertigung Anwendung findet. Der Produktionsprozess beginnt erst, wenn ein Kunde eine Bestellung aufgegeben hat, und der Lagerbestand wird nur bei Bedarf geliefert.
Lieferkettengesetz
Das Gesetz macht größere deutsche und in Deutschland tätige Unternehmen für Verletzungen der Menschenrechte und/oder Umweltvergehen entlang ihrer Lieferketten finanziell verantwortlich. Aufgrund des Gesetzes müssen die Unternehmen mögliche Risiken identifizieren, analysieren und ggf. entsprechend reagieren.
Mapping
EDI-Mapping ist ein Konvertierungsprozess, bei dem ein EDI-Format in ein anderes übersetzt wird. Bei einem EDI-ERP-Mapping werden die Datenstrukturen aus einem EDI-Standardformat (EDIFACT, ANSI X12, OFTP2 usw.) in eine proprietäre Datei (CSV, TXT, SAP IDoc, Flat File oder ein anderes ERP-spezifisches Format) übersetzt, die problemlos in ein Back-End-System eingelesen werden kann.
MDM
Master-Data-Management (Stammdatenverwaltung) dient als Technologie zur effizienten und wirtschaftlichen Synchronisierung von Produktdaten (e.g. Produktkategorie, Verpackungs- und Kennzeichnungsangaben, Lagerungsvorschriften, Verbrauchshinweise etc.) zwischen allen Partnern einer Lieferkette.
ODETTE
Wurde ursprünglich von Experten der europäischen Fahrzeughersteller konzipiert, die die rasanten Entwicklungen der Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) nutzen wollten. Die Ergebnisse früherer Arbeiten in mehreren einzelnen nationalen Gremien überzeugten diese Experten, dass sie zusammenarbeiten mussten, um einen europaweiten EDI-Standard zu entwickeln, und so wurde 1984 die Organisation für den Datenaustausch per Tele-Transmission in Europa (Odette) gegründet.
OFTP
Das Odette File Transfer Protocol ist ein Übertragungsprotokoll (die erste Version wurde 1986 erstellt), das in der europäischen Automobilindustrie sehr beliebt ist. OFTP1 ist die veraltete Version, die 2007 durch OFTP2 ersetzt wurde. OFTP2 kann bei Punkt-zu-Punkt-Verbindungen oder in VANs genutzt werden. Das Protokoll kann Anfragen senden und empfangen, Dateien in beide Richtungen übertragen sowie Nachrichtendaten verschlüsseln und signieren, weshalb es als sicher und empfehlenswert gilt.
On-Premises-Software
On-Premises-Software ist lokale Software, die auf Computern in den Räumlichkeiten der Person oder Organisation, die die Software nutzt, installiert sowie ausgeführt wird, und nicht in einer entfernten Einrichtung wie einer Serverfarm oder Cloud. In diesem Fall, d. h. wenn Hardware und Software vor Ort installiert sind, muss jede Komponente selbst verwaltet, aktualisiert und bei Bedarf ersetzt werden. Die IT-Infrastruktur vor Ort stellt daher für Benutzer und Manager eine große Verantwortung dar.
OpenPEPPOL
OpenPEPPOL ist eine internationale Vereinigung ohne Erwerbszweck, die die Entwicklung und Wartung des PEPPOL-Netzwerks verwaltet. Mit einer PEPPOL-basierten Lösung kann ein Unternehmen elektronische Rechnungen über einen der zertifizierten PEPPOL Access Points senden und empfangen. Comarch ist Mitglied der OpenPEPPOL-Vereinigung.
OCR (Optical Character Recognition)
Optische Zeichenerkennung (oder Optical Character Recognition) ist die elektronische Umwandlung von Bildern mit getipptem, handgeschriebenem oder gedrucktem Text in maschinell kodierten Text, z. B. aus einem gescannten Dokument.
ORDERS
Ein EDIFACT-Nachrichtenkürzel, das eine Bestellung (Auftrag) kennzeichnet (aus dem englischen ''order'').
ORDRSP
Ein EDIFACT-Nachrichtenkürzel, das eine Auftragsbestätigung kennzeichnet (aus dem englischen ''order response'').
OZG-RE
Die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform ist nur für Lieferanten der mittelbaren Bundesverwaltung sowie der kooperierenden Bundesländer vorgesehen. In diesem Portal können XRechnungen erstellt und versendet werden.
P2P
Procure-to-Pay bzw. Purchase-to-Pay umfasst alle Aktivitäten im Beschaffungsprozess wie Warenbestellung und -eingang sowie Zahlung von Rechnungen. P2P deckt die gesamte Prozesskette ab, die in einem Unternehmen von der Bestellung der Rohstoffe zwecks Herstellung bzw. Erbringung einer Dienstleistung bis zur Zahlung stattfindet.
PaaS
Als PaaS (Platform as a Service) bezeichnet man eine Dienstleistung, die Entwicklern von Webanwendungen eine Computerplattform in der Cloud zur Verfügung stellt.
PEPPOL
Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL) ermöglicht Handelspartnern den Austausch standardbasierter elektronischer Dokumente über das PEPPOL-Netzwerk (basierend auf einem 4-Ecken-Modell). Zu diesen elektronischen Dokumenten gehören Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, Kataloge, Message Level Responses etc. PEPPOL wurde gegründet, um die Kosten bei der öffentlichen Beschaffung zu senken. Mittlerweile ist das Konzept nicht mehr nur Pan-European, sondern mehrere Länder aus der ganzen Welt (z. B. Australien, Singapur) möchten PEPPOL nutzen.
PEPPOL Access Point
Der PEPPOL Access Point bzw. Zugangspunkt ermöglicht den Anschluss an das PEPPOL-Netzwerk. In der Regel wird dieser Zugangspunkt als Dienstleistung von EDI-Anbietern wie Comarch bereitgestellt. Über den PEPPOL Access Point können Sie elektronische Dokumente mit Geschäftspartnern austauschen, die ebenfalls über einen solchen Zugangspunkt angebunden sind. Der Dokumentenaustausch läuft dabei nach einem ähnlichen Prinzip ab wie ein Telefonanruf: Sie wählen die Nummer des gewünschten Kommunikationspartners und Ihr Anbieter stellt in Zusammenarbeit mit dessen Anbieter die Verbindung her. Im PEPPOL-Netzwerk wird als eindeutige Nummer der PEPPOL-Participant-Identifier (oder PEPPOL-ID) bzw. die Umsatzsteueridentifikationsnummer oder die von der GS1 vergebene GLN genutzt. Weltweit gibt es mehr als 200 zertifizierte PEPPOL Access Points. Sie bilden das globale PEPPOL-Netzwerk, über das elektronische Dokumente ausgetauscht werden können. Dabei wird das zu sendende Dokument zunächst vom eigenen PEPPOL Access Point verarbeitet, dann an den PEPPOL Access Point des Empfängers weitergeleitet und von diesem schließlich an den Empfänger übergeben.
PEPPOL BIS (Business Interoperability Specifications)
Die von PEPPOL entwickelten Business Interoperability Specifications (BIS) verwenden die Universal Business Language (UBL – ISO/IEC 19845). Die neueste Version, PEPPOL BIS Billing 3.0, basiert auf dem Standard EN 16931; entsprechend ist die Spezifikation eine Core Invoice Usage Specification (CIUS) dieses Standards. PEPPOL BIS bietet Spezifikationen für Produktkataloge, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Versandanzeigen, Rechnungen und Gutschriften.
Post-Audit-Verfahren
Das Post-Audit-Verfahren erlaubt es den Geschäftspartnern, Rechnungen frei untereinander auszutauschen, solange die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnungen gewährleistet ist. Die Steuerbehörden kontrollieren die Mehrwertsteuer durch stichprobenartige Prüfungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums, nachdem eine relevante Transaktion stattgefunden hat. Die rechtlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen betreffen daher hauptsächlich den Inhalt der Rechnung und die Art und Weise ihrer Archivierung.
PRICAT
Ein EDIFACT-Nachrichtenkürzel, das eine Preisliste / Artikelstammdaten kennzeichnet (aus dem englischen ''price catalogue'').
Produktkatalog
Allgemein betrachtet ist der Produktkatalog eine geordnete Liste von Informationen eines Herstellers bzw. Händlers über dessen Produkte bzw. Dienstleistungen. Die Liste wird strukturiert dargestellt. Sie beinhaltet Daten über z. B. Leistungen, Preise oder Konditionen und kann nach verschiedenen Prinzipien geordnet sein, wie z. B. Hierarchie oder Vernetzung. Ein Produktkatalog lässt sich konfigurieren, sodass ein Benutzer die Produktkataloge unterschiedlicher Anbieter vergleichen kann. Im EDI-Kontext ist der Produktkatalog als EDI-Nachricht zu verstehen, die über das EDI-Netzwerk (auch WebEDI) verschickt und empfangen werden kann.
(Übertragungs-) Protokoll
Die von der EDI-Software verwendeten Protokolle definieren die Art und Weise, wie Daten sicher von einem Computer zum anderen übertragen werden sollen. Jedes Protokoll umfasst eine Reihe von Richtlinien zur Verschlüsselung und Konfiguration der Daten für die Übertragung. Es gibt viele Arten von Übertragungsprotokollen, die für die unterschiedlichen Datenaustauschtechnologien und EDI-Softwarelösungen zum Senden und Empfangen von Daten entwickelt wurden und kontinuierlich weiterentwickelt werden. Zu den populärsten gehören AS2, AS4, FTP, SFTP, FTPS und OFTP.
RPA (Robotic Process Automation)
RPA (auch Software Robotics genannt) ist eine Technologie zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Sie basiert auf metaphorischen Softwarerobotern (Bots) bzw. auf künstlicher Intelligenz (KI), die sich wiederholende, regelbasierte digitale Aufgaben erledigen, wie z. B. das Eintragen der gleichen Informationen an mehreren Stellen, das erneute Eingeben von Daten oder das Kopieren und Einfügen.
SaaS
SaaS (Software as a Service) gehört zum sogenannten Cloud Computing. Prinzip des SaaS-Modells ist, dass die Software und die nötige IT-Infrastruktur von einem externen Anbieter betrieben werden. Der Kunde muss sich also um die damit verbundenen Belange nicht selbst kümmern; dafür bezahlt er den externen Anbieter. Das SaaS-Modell gilt als Gegenstück des On-Premises-Modells, bei dem der Kunde meist eine Lizenz für die Nutzung der Software erwirbt und die mit dem Softwarebetrieb verbundene Verantwortung, z. B. hinsichtlich Hosting oder Wartung, selbst trägt.
SAP IDoc
SAP IDocs (Zwischendokumente) sind standardisierte Dokumente, die für die Kommunikation und den Datenaustausch sowohl mit SAP- als auch mit Nicht-SAP-Systemen verwendet werden. Sie sind EDI-Dokumenten ähnlich und werden häufig zum Austausch von Daten oder Belegen verwendet, z. B. Bestellungen, Rechnungen und erweiterte Lieferscheine (ASNs).
Schnittstelle
Eine Schnittstelle ist ein Übergangspunkt zwischen verschiedenen Komponenten eines Computersystems, über den ein Datenaustausch oder Datenverarbeitung stattfindet. Es kann sich um Mensch-Computer- oder Computer-Computer-Schnittstellen handeln.
SFTP
Das SSH File Transfer Protocol ermöglicht den Datenaustausch zwischen einem Client und einem Server. Der Server übermittelt die Daten via TCP/IP. Die Daten werden sicher versendet; ein FTP-Server ist nicht erforderlich. Zur Sicherung wird die Übermittlung verschlüsselt (sowohl die Daten selbst als auch die Zugangsdaten). Aus diesem Grund gilt die Verbindung über SFTP als die sicherste Methode zur Übertragung von Dateien und Verzeichnissen an den Host.
SSCC
Der Serial Shipping Container Code (SSCC) oder die Nummer der Versandeinheit (NVE) ist ein GS1-Standard für die eindeutige Identifizierung von logistischen Einheiten. Eine logistische Einheit wird für die Lagerung oder den Transport geschaffen und kann somit in der gesamten Lieferkette identifiziert und verfolgt werden. Diese Einheit kann beliebig zusammengesetzt sein und so zum Beispiel nur einen einzelnen Artikel oder eine ganze Palette umfassen.
Strukturierte Datei
Hierbei handelt es sich um elektronische Daten mit einer Dateistruktur. Die Daten werden nicht als Bilder übertragen. Die bekanntesten Formatbeispiele sind u. a. XML, IDoc, EDIFACT, VDA, X12.
Supply Chain / Lieferkette / Wertschöpfungskette
Eine Lieferkette ist ein Netzwerk zwischen einem Unternehmen und seinen Lieferanten zur Herstellung und zum Vertrieb eines bestimmten Produkts oder einer Dienstleistung.
Supply Chain 4.0
Neuorganisation von Lieferketten – Design und Planung, Produktion, Distribution, Verbrauch und Reverse-Logistik – unter Verwendung von modernen Smart-Technologien (Digitalisierung, Internet der Dinge, Maschine-zu-Maschine-Kommunikation).
SWIFT
Die Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication wurde 1973 gegründet. SWIFT stellt ein globales Netzwerk bereit, über das Finanznachrichten zwischen Finanzinstituten bzw. Banken ausgetauscht werden. Der Großteil der Interbankenkommunikation nutzt das SWIFT-Netzwerk. Der SWIFT-Dokumentenstandard ist in vier Bereiche unterteilt: Zahlungsverkehr, Trade Services, Wertpapiere und Handel.
Tracking
Das EDI-Tracking-Tool ermöglicht die Überwachung und Kontrolle von Dokumentenaustauschprozessen. Es können Statusinformationen, Fehlerbenachrichtigungen und Protokolle (z. B. als Bericht) an ein IT-System oder das im Unternehmen verwendete Ticket-System übertragen oder in einer Comarch-Oberfläche angezeigt werden.
TRADACOMS
Dieser Standard wurde 1982 als ein Vorläufer von UN/EDIFACT für den Einzelhandel entwickelt und hauptsächlich in Großbritannien eingesetzt. Obwohl er durch EANCOM, eine Untermenge von EDIFACT, zunehmend veraltet ist, verwendet ein Großteil des britischen Einzelhandels TRADACOMS noch immer für die EDI-Kommunikation.
UBL
Universal Business Language bezeichnet eine offene Bibliothek standardisierter elektronischer XML-Geschäftsdokumente für Beschaffung und Transport. Sie wurde von einem technischen Komitee der OASIS unter Beteiligung einer Reihe von Organisationen für Datenstandards in der Industrie entwickelt. UBL hat ihren Ursprung in den EDI-Standards und anderen abgeleiteten XML-Standards.
UN/EDIFACT
Der Standard United Nations Electronic Data Interchange For Administration, Commerce, and Transport wurde im Verantwortungsbereich der Vereinten Nationen entwickelt. Er wurde von der Internationalen Organisation für Normung (ISO) als ISO 9735 übernommen und ist der internationale Standard für EDI.
VDA
Diese Organisation entwickelt Standards und Best Practices, die den Bedürfnissen der deutschen Automobilindustrie dienen. Der VDA hat bereits mehr als 30 Nachrichten entwickelt, um die Anforderungen von Unternehmen wie VW, Audi, Bosch, Continental und Daimler zu erfüllen.
WebEDI
WebEDI ist eine Benutzeroberfläche der EDI-Plattform, über die Dokumente ähnlich wie bei einem Postfach empfangen, erstellt und versendet werden können. Typische Benutzer von WebEDI sind Geschäftspartner, die nur eine geringe Menge an Dokumenten austauschen, deren technischer Stand eine Schnittstellenanbindung unmöglich macht oder die aus anderen Gründen gerade nicht in der Lage sind, eine EDI-Direktanbindung einzurichten.
Mehr über WebEDI erfahren Sie hier.
XRechnung
Ein offizielles, XML-basiertes Standard-/Pflichtformat für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Die XRechnung basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und implementiert die beiden möglichen Syntaxen CII (Cross Industry Invoice) und UBL (Universal Business Language). Zukünftig soll der gesamte Dokumentenaustausch innerhalb der EU digitalisiert werden. Ein Schritt in diese Richtung ist die Digitalisierung des Rechnungsprozesses mit öffentlichen Auftraggebern.
Mehr zur XRechnung erfahren Sie hier.
ZRE
Das Zentrale Rechnungseingangsportal ist nur für XRechnungen von Lieferanten der unmittelbaren Bundesverwaltung bzw. der zentralen öffentlichen Auftraggeber des Bundes vorgesehen. In diesem Portal können XRechnungen erstellt und versendet werden.
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