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Comarch Document Management System (DMS)

Optimieren Sie die Arbeit in Ihrem Unternehmen durch die Digitalisierung des Dokumentenumlaufs und die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Die flexible Prozesskonfiguration mittels einer integrierten Low-Code-Plattform wie Comarch DMS ermöglicht eine einfache Anpassung des Systems an unternehmensspezifische Anforderungen. Unter Verwendung mobiler Geräte sind sämtliche Dokumente und Aufgaben jederzeit griffbereit und von jedem beliebigen Ort aus abrufbar. Papierausdrucke und unklare Prozeduren sind somit passé – dank Comarch DMS wird die Arbeit in Ihrem Unternehmen viel effizienter.

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Geschäftsprozesse mit dem Dokumentenmanagementsystem von Comarch automatisieren und digitalisieren

Die Comarch DMS Software optimiert nicht nur den Dokumentenumlauf, sondern steigert auch die Effizienz zahlreicher weiterer Geschäftsprozesse in unterschiedlichen Unternehmensbereichen.

Dank des flexiblen Systems ist es möglich, sowohl Standardprozesse im Bereich Dokumentenumlauf zu unterstützen als auch unternehmensspezifische Geschäftsprozesse abzuwickeln, sodass Abläufe über mehrere Unternehmensbereiche hinweg mittels eines einzigen Systems optimiert werden.

DMS mobil

Mobiler Zugriff

Erhalten Sie Zugriff auf Dokumente von jedem beliebigen Ort aus über mobile Anwendungen, Desktop-Anwendungen und einen Webbrowser.

Benachrichtigungen DMS

Benachrichtigungen

Bleiben Sie dank Push- und E-Mail-Benachrichtigungen immer auf dem Laufenden hinsichtlich auszuführender Aufgaben.

Zeitkontrolle DMS

Zeitkontrolle

Verbessern Sie die Effizienz der Prozessausführung durch Festlegung von Ausführungsfristen, automatische Eskalation und Berichterstattung.

Low Code DMS

Low-Code-Plattform

Erstellen und verändern Sie Ihre Geschäftsprozesse unter Verwendung des integrierten grafischen Prozesskonfigurators.

ERP Integration DMS

Zusammenarbeit mit ERP

Erweitern Sie die Standardbereiche Ihres ERP-Systems um neue Prozesse unter Beibehaltung der Datenintegration.

OCR DMS

OCR

Automatisieren Sie den Rechnungseingabeprozess unter Verwendung der optischen Zeichenerkennung Comarch OCR.

Elektronisches Archiv DMS

Elektronisches Archiv

Vermeiden Sie Dokumentenverluste, indem Sie Papierdokumente durch ein elektronisches Archiv mit vollständigem Zugriff auf Scans und Anhänge ablösen.

Genehmigungspfade DMS

Genehmigungspfade

Legen Sie individuelle Schemata für den Dokumentenumlauf fest – mit der Option zur Eingabe von Geschäftsregeln sowie von Systemvorschlägen bezüglich nachfolgender Schritte.

Prozesshistorie DMS

Prozesshistorie

Erhalten Sie Zugriff auf umfassende prozessbezogene Informationen: zuständige Personen, Ausführungsfristen, Kommentare und vollständige Daten.

Elektronischer Dokumentenumlauf und Geschäftsprozesse mit DMS

Unabhängig vom Umfang bzw. von der Art der Geschäftstätigkeit ist jedes Unternehmen auf ein effizientes Dokumentenmanagement angewiesen. Dank seiner umfassenden Funktionen unterstützt das Comarch Document Management System Unternehmen bei deren Digitalisierung. So kann der Dokumentenumlauf in Papierform abgelöst werden bzw. müssen keine E-Mails oder Excel-Dokumente mehr hin- und hergeschickt werden, um Aufgaben zu erledigen. Unter Verwendung von Comarch DMS lassen sich Aufgaben, die mit der Eingabe, Beschreibung oder Genehmigung diverser Dokumente wie Rechnungen, Verträge oder Schriftstücke zusammenhängen, weitgehend optimieren.

Wichtige Dokumente sicher aufbewahren. 

Digitales Dokumentenarchiv

Eine effektive Digitalisierung von Unternehmensdokumenten bedeutet die Möglichkeit, diese einfach in digitaler Form zu katalogisieren, zu archivieren und zu durchsuchen. Angesichts der großen Menge an Dokumenten, mit denen die meisten Unternehmen zu tun haben, ist diese Effizienz für die tägliche betriebliche Arbeit äußerst wichtig. Dank Comarch DMS in Verbindung mit dem Repository-Modul ist es möglich, diese Anforderungen zu erfüllen und von der Speicherung von Dokumenten in Papierform in Ordnern und Ordnern auf eine elektronische Version umzustellen, was einen effizienten Betrieb und ein hohes Maß an Sicherheit gewährleistet

Foto: Digitales Dokumentenarchiv

Geschäftsbereiche, die durch Comarch DMS optimiert werden können:

Finanzbuchhaltung
Kostenerfassung und -genehmigung zählen zu den Bereichen, die in Unternehmen am häufigsten digitalisiert werden. So sind Ausgabenkontrolle sowie schnelle Zahlungsabwicklung für jedes Unternehmen von essenzieller Bedeutung und sollen durch das Dokumentenmanagementsystem unterstützt werden. In diesem Bereich werden u. a. folgende Prozesse abgewickelt:
  • Verarbeitung von Eingangsrechnungen
  • Erfassung von Bedarfsmeldungen
  • Genehmigung von Zahlungen
  • Abrechnung von Dienstreisen
  • Genehmigung von Zulagen und Boni
Personalwesen
Dank der Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen in der Lohnbuchhaltung lassen sich u. a. Mitarbeiteranträge schnell und einfach bearbeiten, ohne dass sich dabei Papierdokumente anhäufen. In diesem Bereich werden u. a. folgende Prozesse abgewickelt:
  • Bearbeitung von Urlaubsanträgen
  • Veröffentlichung von Stellenausschreibungen
  • Anmeldung zu Schulungen
  • Vornahme periodischer Mitarbeiterbewertungen
  • Erfassung von Arbeitsverträgen
Administration
Die geordnete Erfassung eingehender Dokumente, mitunter auch für interne Zwecke, stellt Unternehmen häufig vor große Herausforderungen. Durch die Digitalisierung dieses Bereichs mit Hilfe von Comarch DMS lassen sich zahlreiche Prozesse elektronisch verwalten und Dokumentenverluste bzw. Verzögerungen bei der Dokumentenbearbeitung vermeiden. In diesem Bereich werden u. a. folgende Prozesse abgewickelt:
  • Umlauf der eingehenden/ausgehenden Korrespondenz
  • Führung eines Vertragsregisters
  • Verwaltung von Vollmachten
  • Bearbeitung von Vorstandsanträgen
  • Fuhrparkverwaltung
IT

In der IT-Abteilung lassen sich unter Verwendung von Dokumentenmanagement-Software die Kommunikation vereinheitlichen und die Request-Bearbeitung vollständig kontrollieren. In diesem Bereich werden u. a. folgende Prozesse abgewickelt:

  • Erfassung von Anfragen im DMS-System
  • Rechtevergabe
  • Ausführung von Hardwarebestellungen
  • Verwaltung von Systemänderungen
Qualitätsmanagement
Das Qualitätsmanagement, unabhängig davon, ob es sich um die Fertigung von Produkten, Erbringung von Dienstleistungen oder internen Prozesse handelt, ist für jedes Unternehmen enorm wichtig. Grundsteine dafür sind verlässliche Aufzeichnungen und die Fähigkeit, sich schnell an Änderungen anpassen zu können. In diesem Bereich werden u. a. folgende Prozesse abgewickelt:
  • Einsatz von Rationalisierungsanwendungen Berichte über Korrektur-/Präventionsmaßnahmen
  • Erstellung des 8D-Reports
  • Qualitätskontrolle für Produkte
Sonstige Bereiche

Dank der Flexibilität des Comarch Document Management Systems lassen sich beliebige individuelle Abläufe für Dokumente und Prozesse definieren, sodass neben den Standardprozessen, wie bspw. dem Rechnungsumlauf, auch unternehmensspezifische Aufgaben im Rahmen einer einzigen Plattform umgesetzt werden können. Beispiele für solche Prozesse sind:

  • Produktmanagement
  • Festlegung von Kreditlimits
  • Lieferantenbewertung
  • Bearbeitung von Serviceanfragen

Workflow Management mittels der Low-Code-Plattform

Die Low-Code-Plattform Comarch DMS dient der einfachen und flexiblen Erstellung von Geschäftsprozessen, mit denen sich zahlreiche Unternehmensbereiche digitalisieren lassen. Mit Hilfe des integrierten grafischen Konfigurators können diese Prozesse verwaltet werden, ohne dass dafür spezielle Programmierkenntnisse erforderlich sind. Dank dieses Tools ist es möglich, das DMS-System eigenständig zu erweitern sowie neue, auf individuelle Bedürfnisse zugeschnittene Dokumentenumläufe zu konzipieren und einzuführen.

Jeder Prozess setzt sich aus einem Schema und einer beliebig definierbaren Umlaufkarte zusammen, die unterschiedliche Felder enthält. Diese werden in den einzelnen Bearbeitungsstufen während des Dokumentenumlaufs im Unternehmen entweder manuell oder automatisch ergänzt. Die Erstellung eines Pfads für den Informationsaustausch und die Erteilung von Genehmigungen erfolgt per Drag and Drop und durch die Verknüpfung einzelner Schritte. Bei jeder Prozessphase kann festgelegt werden, welche Daten sichtbar bzw. erforderlich sein sollen bzw. welche Bedingungen erfüllt werden müssen, damit der Prozess in die nächste Phase befördert wird. So lassen sich unternehmensinterne Geschäftsregeln (bspw. eine Genehmigungsmatrix) im System abbilden. All dies trägt dazu bei, dass beliebige Dokumentenbearbeitungsabläufe im System dargestellt werden können.

Zentraler Zugriff DMS

Bestandteile, Eigenschaften und Vorteile des Dokumentenmanagementsystems von Comarch

Schnellere Eingabe von Rechnungsdaten dank OCR

Die Funktion Comarch OCR ermöglicht die Optimierung des Rechnungseingabeprozesses in Comarch DMS. Die Dokumentendaten werden damit automatisch ausgelesen und unter Einsatz modernster Technologien, die auf Algorithmen der Künstlichen Intelligenz basieren (KI/ML), in Umlauf gebracht. Einerseits wird dadurch der Eingabeprozess beschleunigt, andererseits die Anzahl eventueller Fehler reduziert.

Der große Vorteil von Comarch DMS besteht darin, unabhängig von der Art und Weise in der die jeweilige Rechnung übermittelt worden ist, Funktionen zur Rechnungsverarbeitung bereitzustellen:

  • Automatische Übernahme eingescannter Dokumente aus Verzeichnissen
  • Direkte Verbindung mit dem Scanner
  • Übernahme der Anhänge aus E-Mail-Nachrichten
  • Datenverarbeitung anhand von Bildern, die über eine mobile Anwendung erstellt wurden

Mehr zu Comarch OCR

OCR - DMS

Mobiler Dokumentenumlauf

Dank Comarch DMS lassen sich Firmendokumente/Aufgaben von jedem beliebigen Ort aus verarbeiten/erledigen, was unnötige Prozessverzögerungen vermeidet. Unabhängig davon, ob der Mitarbeiter sich in einem Büro, im Homeoffice oder auf Dienstreise im Zug befindet, erhält er dank dem System einen kontinuierlichen Zugriff auf Informationen und kann seine Arbeit über eins der folgenden Programme verrichten:

  • Desktop-Anwendung
  • Webbrowser
  • iOS-Anwendung
  • Android-Anwendung

Dank der vielfältigen Zugriffsmöglichkeiten können Personen, die für die Ausführung des jeweiligen Prozessschrittes zuständig sind, Dokumente genehmigen/ablehnen, erforderliche Daten ergänzen bzw. neue Dokumente erfassen, unabhängig davon, welches Gerät sie gerade verwenden.

mobiles DMS

Analyse der umgesetzten Prozesse

Die Angaben zu aktuellen und archivierten Dokumenten/Aufgaben sind für die Systemnutzer über eine übersichtliche Dokumentenliste abrufbar. Dank des integrierten Reporting-Moduls wird zudem die Möglichkeit geboten, diese Daten in Form von Tabellen oder Diagrammen darzustellen. Auf diese Art und Weise lassen sich sowohl umfassende Datenbestände analysieren als auch detaillierte Auswertungen zu bestimmten Sachverhalten vornehmen.

Mittels der Standardberichte sind Informationen über überfällige Aufgaben bzw. über die Dokumentenanzahl abrufbar und nach Mitarbeitern oder Bearbeitungsstufen unterteilbar. Zudem verfügt das System über einen integrierten Berichtsassistenten, mit dessen Hilfe individuelle Berichte (bspw. offene Rechnungen vom Vormonat zwecks Umsatzsteuerberechnung) erstellt werden können.

Analyse Tool DMS

Integration von DMS und ERP-Systemen 

Das elektronische Dokumentenmanagement wird häufig als Erweiterung eines bereits bestehenden ERP-Systems eingesetzt. So kann Comarch DMS sowohl die Standardprozesse ergänzen als auch die Arbeit in den Bereichen, die über den gewöhnlichen Umfang eines ERP-Systems hinausgehen, unterstützen, ohne dass dafür weitere spezielle Systeme angeschafft werden müssen.

Die Lösung Comarch DMS gehört zum Comarch ERP 4.0 Produktportfolio und ist standardmäßig auf die Zusammenarbeit mit Comarch ERP Enterprise ausgelegt. Da die jeweiligen Module online zusammenarbeiten, entfallen langwierige Installationen, Konfigurationen oder Datensynchronisierungen. Durch die Verwendung derselben Datenwörterbücher (z. B. Geschäftspartner-, Artikelstamm) bzw. durch die Übermittlung verarbeiteter Dokumente in das ERP-System wird die Datenkongruenz sichergestellt und Duplizierung bzw. mehrfache Eingabe von Informationen vermieden. Dank der weitgehenden Konfigurationsmöglichkeiten lässt sich die Zusammenarbeit zwischen DMS und ERP-Lösungen einfach erweitern.

In der Standalone-Version kann Comarch DMS allerdings auch mit Lösungen externer Anbieter integriert werden.

ERP Integration DMS

Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA)

Die Comarch Open Source DMS Software ermöglicht die Optimierung und Automatisierung der Arbeitsvorgänge im elektronischen Dokumenten- und Prozessfluss. Von der automatischen Rechnungseingabe und Datenergänzung mittels Comarch OCR, über die Mechanismen der künstlichen Intelligenz, die Vorschläge für die nächsten Prozessschritte unterbreiten, bis hin zur automatischen Übergabe der Dokumente in die nächsten Bearbeitungsphasen. Die weitgehenden Funktionen, die Flexibilität sowie die Möglichkeit zur Anwendung von unternehmensinternen Regeln tragen dazu bei, dass nur erforderliche Maßnahmen im System ausgeführt und unnötige Schritte ausgelassen werden.

Mehr zu RPA

RPA DMS

Referenzen

  • Die Staatliche Porzellan-Manufaktur Meissen GmbH hat ein umfangreiches Projekt zur Digitalisierung ihres über 300 Jahre alten Unternehmens realisiert. Die Einführung von Comarch ERP Enterprise und Comarch Financials Enterprise erfolgte innerhalb von acht Monaten. Beide Lösungen gingen im Januar 2020 erfolgreich in der Manufaktur live. Mit Comarch DMS folgt nun ein umfassendes Dokumentenmanagement.

    Zur Case Study

  • Zur Sicherstellung des internationalen Erfolgs des Pharmaunternehmens Olimp Labs mussten zahlreiche Maßnahmen umgesetzt werden. Dazu gehörte vor allem die Einführung effizienter Managementlösungen im IT-Bereich. Hier setzte das Unternehmen auf die Unterstützung von Comarch ERP und der mit diesem System integrierten Anwendung Comarch DMS. Dank dieser Kombilösung lassen sich die innenbetrieblichen Geschäftsprozesse und der Dokumentenumlauf deutlich effizienter verwalten.

    Zum Artikel

  • Die Firma Cerrad verdankt ihren Markterfolg einer durch Investitionen in die Infrastruktur und Technologie konsequent umgesetzten Entwicklungsstrategie. Ein Beispiel für den technologischen Ausbau ist die Einführung von Comarch DMS, ein Werkzeug für die einfache Modellierung verschiedener Arten von Abläufen in den Bereichen Belegfluss und Prozesse. Seine Einsatzbereiche bei Cerrad umfassen zum Beispiel Finanzen, Personal und Verwaltung, die Organisation von Dokumenten und Nachverfolgung ihres Änderungsstands sowie Angaben zum Freigabebedarf durch den für die Dokumentation zuständigen Mitarbeiter.

    Zum Artikel

    Prüfung und Zertifizierung nach IDW PS 880-Standard

    Comarch DMS wurde einem Audit unterzogen, dessen Ergebnis ein umfassender Bericht ist, der beschreibt, inwieweit das System die streng definierten und hohen Anforderungen des IDW PS 880-Standards erfüllt. IDW PS 880 zählt zu den bekanntesten Standards für die Prüfung von Software im Hinblick auf die Sicherheit der Dokumentenablage.

    Mehr zur Zertifizierung einer DMS-Software

    Zertifizierung nach IDW PS 880-Standard

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