Wie Online-Händler ihrer Buchführungspflicht nachkommen
München, 01. August 2016 – Wie jeder Gewerbetreibende ist auch der Onlinehändler per Gesetz verpflichtet, eine ordnungsgemäße Buchführung vorzunehmen. Zudem ist es elementar für jedes Unternehmen, das Gewinn erwirtschaften will, seine wirtschaftliche Entwicklung stets im Blick zu behalten. Ohne diese Art der Betrachtung werden alle Kosten-/Nutzen-Entscheidungen mehr oder minder aus dem Bauch heraus gefällt.
Buchführung ist Pflicht für Onlinehändler
Wie jeder Gewerbetreibende ist auch der Onlinehändler per Gesetz verpflichtet, eine ordnungsgemäße Buchführung vorzunehmen. Dabei handelt es sich um die geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge anhand von Belegen wie z.B. Rechnungen oder Kontoauszügen.
Somit verfolgt die Buchführung grundsätzlich zwei Ziele: Das erste Ziel ist Buchführung „nach außen“: Wie jeder Unternehmer ist der Onlinehändler verpflichtet, Dritte (z.B. das Finanzamt, die Bank oder weitere Kapitalgeber) über die wirtschaftliche Situation der Unternehmung und insbesondere aufgetretene Gewinne oder Verluste zu informieren. Im HGB ist dafür die Struktur des Jahresabschlusses in Form einer Bilanz sowie einer Gewinn- und Verlustrechnung vorgegeben. Das zweite Ziel ist Buchführung „nach innen“: Die Buchführung dient dem Onlinehändler aber ebenso als innerbetriebliches Instrument, mit dem man Kosten und Erlöse im Blick behält, Preise kalkuliert, Statistiken führt, Inventuren durchführt und mehr.
Am Anfang oft Einnahmeüberschussrechnung
Onlinehändler starten oftmals als Kleingewerbetreibende mit überschaubarem Umsatz. Ihren Jahresabschluss oder ihre Steuererklärung dürfen sie – vergleichbar mit Privatpersonen – in Form einer vereinfachten Buchführung in Form einer Einnahmeüberschussrechnung durchführen. Eine Einnahmeüberschussrechnung kann man sich prinzipiell wie einen klassischen Bankkontoauszug vorstellen. Es werden Einzahlungen und Auszahlungen erfasst, sodass am Ende der Aufstellung eine Summe gebildet werden kann.
Wenn „doppelte Buchführung“ Pflicht wird
Relativ schnell aber ist der Punkt erreicht, an dem auch Onlinehändler verpflichtet sind, nach der gesetzlich für Kaufleute vorgeschriebenen Methode der „doppelten Buchführung“ gemäß §238 Abs. 1 HGB buchzuführen.
Die Verpflichtung kann einerseits durch die Rechtsform entstehen. OHG, KG, GmbH, AG und KGaA sind kraft ihrer Rechtsform Kaufleute gem. §6 HGB. Andererseits kann auch für Gewerbetreibende, die keine Kaufleute sind, eine Buchführungspflicht entstehen. Eine sogenannte derivative Buchführungspflicht gemäß § 141 der Abgabenordnung leitet sich aus dem Steuerrecht ab. Die öffentliche Hand benötigt die Buchführung, um auf deren Grundlage die Steuern für das Unternehmen festsetzen zu können.
Wie der Name schon sagt, handelt es sich bei der „doppelten Buchführung“ um eine Buchführungstechnik, bei der jeder Geschäftsvorfall doppelt gebucht wird. Jeder Geschäftsvorfall wird dabei einmal im sog. „Hauptbuch“ erfasst, aus deren Kontenzusammensetzung die sachliche Zuordnung von Kosten und Erlösen (z.B. auf einem Sachkonto namens „Umsatzerlöse mit deutschen Kunden“) vorgenommen wird. Gleichzeitig wird dieser Geschäftsvorgang auch im sog. „Journal“ als chronologische Aneinanderreihung aller Geschäftsvorfälle mit Kunden oder Lieferanten dargestellt.
Bessere Analyse und Darstellung
Gewerbetreibende, aber auch externe Interessierte, haben damit die Möglichkeit, sich besser über den Status des Unternehmens zu informieren als mit der einfachen Einnahmeüberschussrechnung. Es kann z.B. die aktuelle Vermögenslage einer Unternehmung (in Form der Bilanz als Zeitpunktbetrachtung zum Stichtag X)oder die aufgetretenen Aufwände und Erträge (in Form der Gewinn- und Verlustrechnung als Zeitraumbetrachtung z.B. ein Jahr) dargestellt und analysiert werden.
Jahresanschluss als Grundlage für Besteuerung
Auf Basis der so aufgezeichneten Geschäftsvorfälle ist der Onlinehändler, wie jeder Gewerbetreibende, am Ende des Jahres verpflichtet, eine Inventur durchzuführen und einen Jahresabschluss zu erstellen. Der abschließend in der erstellten Steuerbilanz ausgewiesene Gewinn (oder Verlust) dient dabei nicht zuletzt als Bemessungsgrundlage für die Besteuerung der Unternehmung bzw. des Unternehmers selbst.
Viele Vorteile der Buchführung im eigenen Haus
Viele Kleingewerbetreibende haben diese scheinbar lästige Arbeit an einen Dienstleister wie z.B. ein Steuerbüro ausgelagert. Damit entledigt sich der Gewerbetreibende zwar womöglich unangenehmer Arbeit – gibt aber gleichzeitig möglicherweise unternehmenssteuerungsrelevante Informationen aus der Hand, die man dann nicht mehr für die Führung des Unternehmens nutzen kann. Es stellt sich somit die Frage, ob es nicht besser ist, die Buchführung „zurück“ ins Haus zu holen, nicht zuletzt um der oben dargestellten Buchführung „nach innen“ optimal nachkommen zu können.
Das System der doppelten Buchführung ist dabei sicher komplizierter als eine einfache Gliederung aller Einnahmen und Ausgaben in einer Tabelle. Mit heute üblicher IT-Unterstützung lässt sich diesen Herausforderungen aber relativ einfach begegnen. Diese Programme sind stark automatisiert und ermöglichen die „doppelte“ Buchführung (d.h. das gleichzeitige Bebuchen von zwei, teilweise auch mehr Konten) innerhalb ein und desselben Buchungsvorgangs.
Der Wert einer professionellen Buchhaltung
Hat der Onlinehändler ständigen Zugriff auf seine Buchführungsdaten, erleichtert dies ungemein die Möglichkeiten, seine Geschäftsvorgänge abzuwickeln und dauerhaft zu überblicken:
• Ständige Übersicht über die aktuelle Vermögens- sowie Ertragslage („Wie steht es um mein Geschäft?“)
• Auswertungsmöglichkeiten, welche Art von Umsätzen in welcher Höhe auftreten („Wo lohnt es sich, das Geschäft auszuweiten?“)
• Automatisierung des Forderungsmanagements (automatisch Zahlungsverzug mahnen)
• Verwaltung von Retouren – Stornieren von Rechnungen
• Automatische Buchung von Bankumsätzen
• Nutzung von Abfragetools zur Erstellung von Statistiken, Übersichten etc.
Mit Comarch Financials Enterprise in der der Public Cloud haben Onlinehändler die Möglichkeit, die Buchhaltungssoftware, die sich bei vielen kleineren, mittelständischen und großen Unternehmen bewährt hat, kostengünstig einzusetzen. Comarch Financials ist ein modernes Rechnungswesen für die Finanzbuchhaltung. Comarch Financials ermöglicht Onlinehändlern Professionalität in allen Bereichen des Rechnungswesens:
• Automatische Bankenbuchungen (nicht nur des Debitoren OP-Ausgleichs, sondern auch der Kreditoren-OP-Ausgleich, sowie automatisches Generieren der Sachbuchungen)
• Systematik der offenen Posten
• Spezialkontenrahmen SKR03
• Cockpit Finanzbuchhaltung als zentrales Steuerinstrument
• Anpassung der Cockpits auf individuelle Informationsbedürfnisse
Die Software Comarch Financials bietet Finanzbuchhaltung für eine unternehmensweit maßgeschneiderte Anwendung. Kunden wie Weitkowitz und Victorinox verwenden Comarch Financials. Durch die Integration mit den übrigen Comarch ERP-Frameworks aus den Bereichen Vertrieb, Beschaffung, Logistik und Produktion ermöglicht die Lösung Transparenz in allen Unternehmensbereichen. Auch die Integration in bestehende Kundenumgebungen sowie das Zusammenwirken mit anderen Standardsoftwareprodukten ist selbstverständlicher Bestandteil dieser Lösung. Die Flexibilität der Anwendung wird durch umfangreiche Parametrisierung erreicht. Die praxisorientierte Ergonomie ermöglicht jedem Rechnungswesen-Anwender eine schnelle Navigation und eine einfache Abwicklung der täglichen Arbeitsvorgänge.
Das besondere an Comarch Financials in der Public Cloud: Statt die Software teuer zu kaufen, kann man sie online einsetzen und zahlt nur eine kleine Gebühr monatlich. Gründer, junge Startups und Onlinehändler mit kleineren Shops müssen so nicht gleich in der Startphase viel Geld für Software auf den Tisch legen. Sie können die Buchhaltungssoftware digital nutzen – aus der Cloud heraus. So wie das mit Filmen, Musik und eigenen Dateien funktioniert, die man dort nutzt. Die Kosten sind niedrig und fallen nicht auf einmal, sondern regelmäßig an, wie ein Abo. Man kann bequem den Nutzen der professionellen Buchhaltung für die eigene Firma testen. Die Software lässt sich dynamisch an den Bedarf anpassen.
Gerade für kleinere Unternehmungen ist diese Lösung zunächst erheblich günstiger, als sie direkt zu kaufen. Comarch Financials in der Public Cloud funktioniert so einfach wie der Strom aus der Steckdose. Und genauso einfach kann ein Onlinehändler auch auf einen Mehrfachstecker erweitern oder notfalls den Stecker ziehen.
Ist die Public Cloud sicher?
Manche fragen sich: Daten im Internet speichern, ist das sicher? Beim richtigen IT-Anbieter sind diese Daten garantiert sicherer als auf jedem PC oder in jedem Regal voll Ordnern. Der Vorteil von Daten im Internet ist: Sie bleiben auf dem Server des Cloud-Anbieters und können nicht verloren gehen durch Virenbefall, Rechnerabsturz, Einbruch etc. Damit sie aber wirklich so sicher sind, muss man den Cloud-Anbieter aber genau unter die Lupe nehmen. Ist der Anbieter verlässlich? Hat er ein eigenes Data Center, vertrauen ihm viele Unternehmen, auch große Namen?
Der Cloud-Anbieter Comarch speichert die Daten im Data Center in Dresden, das höchsten Sicherheitsmaßstäben entspricht. Es schützt alle Daten bei Stromausfällen, Katastrophen oder gar Terroranschlägen. Eine verschlüsselte Verbindung zwischen der eigenen, lokalen Hardware und dem Rechenzentrum gewährleistet den Schutz sensibler Daten.
Mit Software wie Comarch Financials in der Public Cloud können kleine Unternehmen mit minimalen Kosten größer werden. Gerade weil es dadurch so einfach ist, sich dadurch auf Ihr Geschäft zu konzentrieren und alle Zahlen im Blick behalten.
Autoren:
Dr. Daniel Burmeister, Comarch AG
Korvin Lemke, Comarch AG
Über Comarch Financials
Comarch Financials bietet Professionalität in allen Bereichen des Rechnungswesens. Als Stand-Alone-Lösung für Finanzbuchhaltung, Controlling und Anlagenbuchhaltung bildet Comarch Financials eine integrierte Plattform für eine unternehmensweit maßgeschneiderte Anwendung. Als integrativer Bestandteil von Comarch ERP ermöglicht Comarch Financials volle Transparenz in allen Unternehmensbereichen. Die hohe Flexibilität der Anwendung wird durch umfangreiche Parametrisierung erreicht. Zu den Vorteilen zählen Multicompany für internationale Kooperationen, die Internationalität durch unterschiedliche Sprachen, Gesetzgebung, Zeitzonen sowie das jahrzehntelange Wissen dank Erfahrungen mit 1.500 Installationen von Comarch Financials Produkten bei Kunden wie Victorinox, Darbo, Bene oder Dometic.
Weitere Informationen finden Sie hier: Comarch Financials
Über Comarch
Comarch ist ein weltweit aktiver Spezialist für IT-Lösungen mit über 5.300 Mitarbeitern in 27 Ländern. Das Portfolio umfasst z.B. Business-Software für große und mittelständische Unternehmen (ERP, Finanzen, CRM, BI, EDI, DMS/ECM) und IT-Infrastruktur, Hosting- und Outsourcing-Services. Auch in Bereichen wie Healthcare, Telekommunikation, Banking & Versicherungen stellt Comarch umfassende Lösungen bereit. In Deutschland, Österreich und der Schweiz verfügt Comarch über 12 Standorte.
Weitere Informationen unter: www.comarch.de