Die 3 wichtigsten Fragen bei der Einführung eines neuen Rechnungswesens

München, 12. Dezember 2017 – Bei der Einführung einer neuen Financials-Lösung geht es immer um drei zentrale Fragen: Wann soll sie zur Verfügung stehen? Was und wieviel soll übernommen werden aus Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Controlling? Wie sollen die einzelnen Daten übernommen werden?

Wann soll der Echtstart sein?

Dies ist eine der wichtigsten Fragen. Viele meiner Kunden wünschen, den Echtstart mit dem Geschäftsjahreswechsel vorzunehmen. Somit müsste der Prüfer nicht ein Geschäftsjahr in zwei Systemen prüfen. (Dies ist auch der von den Steuerberatern bevorzugte Umstellungszeitpunkt.) Rechtlich ist jedoch jeder andere Zeitpunkt genauso zugelassen und von den Prüfern akzeptiert. Die Abstimmung und Datenübernahme läuft zu jeder Zeit immer gleich ab. Weshalb sollte man dann unbedingt zu Geschäftsjahreswechsel umstellen, wenn man sowieso mehr Arbeitsaufkommen im Rechnungswesen mit den Jahresabschlussarbeiten hat? Zusätzlich darf nicht übersehen werden, dass vor dem Echtstart ggf. noch Tests und Schulungen stattfinden müssen und das neue System noch nicht so beherrscht wird wie das alte und die Tätigkeiten somit mehr Zeit in Anspruch nehmen. Die Erfahrung zeigt, dass die Mehrheit der Anwender, welche auf den Echtstart zum Geschäftsjahreswechsel bestanden, nachträglich zugestimmt haben, dass eine Verschiebung des Echtstarts (2-3 Monate vor oder nach dem Jahresabschluss) besser gewesen wäre. Diese Frage kann ggf. auch für die einzelnen Module im Rechnungswesen (Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Controlling) ganz unterschiedlich beantwortet werden.

Welche Daten und wie viel davon soll übernommen werden?

Das Rechnungswesen ist heute mehr als nur Finanzbuchhaltung. Somit stellt sich natürlich auch die Frage, was soll / kann alles in das neue System übernommen werden? Hierbei ist je Bereich immer zwischen Stammdaten und Bewegungsdaten zu unterscheiden.

Finanzbuchhaltung - Stammdaten

In der Finanzbuchhaltung werden die Debitoren-, Kreditoren und Sachkonten mindestens im neuen System benötigt, ggf. auch noch weitere Stammdaten wie Steuerschlüssel, etc. Wenn nicht nur das Rechnungswesen übernommen wird, sondern auch die Warenwirtschaft, müssen die Datenübernahmen mit den Vorsystemen für die Debitoren und Kreditoren abgestimmt werden. Vor allem ist hierbei auf mögliche Reorganisation der Stammdaten zu achten.

• Hat ein Kunde z.B. seit Jahren nichts mehr bestellt und wird von der Warenwirtschaft nicht mehr benötigt. Trotzdem hat der Kunde evtl. noch alte offene Posten, etc.
• Reorganisation doppelter Stammdaten für einen Kunden wg. unterschiedlicher Rechnungsadresse, Zahlungsbedingungen, etc.
• Zusammenfassung von Debitoren und Kreditoren zu Verbänden

Zusätzlich ist zu bedenken, was mit dem Sachkontenplan geschehen soll. Erfahrungsgemäß ist der Sachkontenplan seit vielen Jahren gewachsen und in manchen Nummernbereichen gehen die Kontonummern wegen der alten Steueränderungen aus, oder es gab im Altsystem eigene Erlös- und Aufwandskonten für einzelne Produkte / Produktgruppen. In neueren Systemen können die Zusatzinformationen für die Steuermeldung über den Steuerschlüssel ermittelt werden oder es können für die Produkte zusätzliche Informationen in der Buchung erfasst werden. Somit könnten ggf. viele Sachkonten bei der Datenübernahme zusammengefasst werden.

Zuletzt ist beim Sachkontenstamm noch zu klären, ob es bei einem Systemwechsel nicht sinnvoller ist, auf einen neuen Standardkontenplan (z.B. SKR03, SKR04, …) zu gehen, anstatt den alten Kontenplan weiter zu benutzen.

Bewegungen

Im Rahmen einer Fibu-Migration müssen mindestens die aktuellen Sachkontensalden sowie die OPs (Debitoren, Kreditoren und Sachkonten) übernommen werden. Dies ist immer die schnellste und einfachste Art und Weise, eine Finanzbuchhaltung zu übernehmen. Wesentlich aufwendiger wird es, wenn dies nicht ausreicht und noch historische Buchungen übernommen werden müssen. Voraussetzung hierfür ist, dass das neue System diese Art der Datenübernahme überhaupt unterstützt. Hierbei müssen die alten Buchungen, Salden und OPs als einzelne Datensätze in das neue System übernommen werden. Zu klären ist auch, wie viele Jahre ggf. mit übernommen werden sollen.

Bitte klären Sie auch mit Ihrem Steuerberater, in wie weit die in das neue System übernommen Daten ggf. noch GDPdU-relevant sind, oder ob Sie Ihr altes System für die GDPdU vorrätig halten müssen. Bei einer Datenübernahme werden eventuell die Buchungen, OPs, etc. umgeschlüsselt, um in das neue System übernommen werden zu können. Umgeschlüsselte Daten sind jedoch nicht mehr GDPdU-relevant!

Anlagenbuchhaltung - Stammdaten

Alle Anlagenstammsätze, ggf. weitere Stammdaten, müssen in das neue System übernommen werden. Ist hier ggf. eine Trennung / Verdoppelung der Stammdaten notwendig, um in Zukunft ggf. weitere Bilanzierungskreise abbilden zu können?

Bewegungen

Eine Datenübernahme in der Anlagenbuchhaltung sollte immer zum Ende des letzten Geschäftsjahres erfolgen. Dies widerspricht nicht dem Punkt 1, da die Anlagenbuchhaltung erst mit den Jahresabschlussarbeiten fertiggestellt wird. Anschließend kann die Datenübernahme erfolgen. Hierbei werden nur die historischen Daten in Summe übernommen (AHK, AfA, Restbuchwert, etc.). Eine einzelne Buchungsübernahme ist in der Anlagenbuchhaltung nicht üblich, da hierbei zu viele Unwägbarkeiten bei der Datenübernahme auftauchen könnten. Z.B. könnten Datenänderungen, Buchungen, etc. in beiden Systemen unterschiedlich gespeichert und verarbeitet werden. Das könnte zu diversen Schwierigkeiten bei der Datenübernahme führen. Dies ist notwendig, da in der Regel zwei unterschiedliche Systeme, selbst mit den gleichen Rechenvorgaben, nicht unbedingt bei der AfA-Berechnung monatlich zum selben Ergebnis kommen. Auch hier müssen ggf. die Daten dupliziert werden, wenn weitere Bilanzierungskreise abgebildet werden müssen.

Controlling

Im Bereich Controlling ist zu prüfen, welche Bereiche / Optionale Dimensionen im Controlling benötigt werden und ob für diese Bereiche überhaupt Altdaten übernommen werden können. In Comarch Financials stehen bis zu 20 Optionale Dimensionen zur Verfügung (z.B. Kostenstellen, Projekte, Kostenträger, Kunden, Lieferanten, etc.).

Stammdaten

Kostenarten können in der Regel aus den Sachkonten der Finanzbuchhaltung generiert werden. Nur in Einzelfällen werden die Kostenarten aus dem Controlling direkt übernommen. Die Stammdaten für Kostenstellen, Projekte, etc. müssen in das Controlling übernommen werden. Hierbei ist zu prüfen, ob nicht ggf. auch hierfür die Stammdaten aus anderen Bereichen generiert werden können (z.B. Kunden- / Lieferantenstamm in der Finanzbuchhaltung => Kundenstamm im Controlling).

Bewegungen

Eine Übernahme der einzelnen Bewegungen im Controlling ist immer am einfachsten, da hier keine weiteren Abhängigkeiten zu OPs, Soll- / Habengleichheit, etc. berücksichtigt werden müssen. Jedoch sollte hier genau geprüft werden, ob eine einzelne Belegübernahme sein muss, oder ob es hier nicht ggf. einfacher ist, nur die Salden zu übernehmen. Außerdem ist zu berücksichtigen, ob eine Altdatenübernahme überhaupt aussagekräftige Vergleichszahlen bietet (z.B. wenn sich das Geschäftsfeld im letzten Jahr geändert hat, etc.).

Übernahme einzelner Daten

Für jeden Bereich sollte genau geprüft werden, ob die Daten manuell oder per Programm maschinell übernommen werden sollen. Dies ist natürlich von der Anzahl der zu übernehmenden Daten abhängig. Z.B.

• Anzahl der Kreditoren-OPs (ggf. großer Zahllauf, zum Ausgleich der noch offenen Posten)
• Anzahl der Stammdaten.

Vorteile einer manuellen Datenübernahme:

• Alle Daten werden von den Anwendern einer Sichtkontrolle unterzogen, ggf. Anpassung der Daten möglich
• Anwender lernen das neue System kennen und zu bedienen
• Bei geringer Datenanzahl evtl. die schnellere/günstigere Lösung

Vorteile einer maschinellen Datenübernahme:

• Keine Erfassungsfehler, alle Daten werden gleich übernommen
• Bei größerer Datenanzahl evtl. die schnellere / günstigere Lösung

Über Comarch Financials

Comarch Financials bietet Professionalität in allen Bereichen des Rechnungswesens. Als Stand-Alone-Lösung für Finanzbuchhaltung, Controlling und Anlagenbuchhaltung bildet Comarch Financials eine integrierte Plattform für eine unternehmensweit maßgeschneiderte Anwendung. Als integrativer Bestandteil von Comarch ERP ermöglicht Comarch Financials volle Transparenz in allen Unternehmensbereichen. Die hohe Flexibilität der Anwendung wird durch umfangreiche Parametrisierung erreicht. Zu den Vorteilen zählen Multicompany für internationale Kooperationen, die Internationalität durch unterschiedliche Sprachen, Gesetzgebung, Zeitzonen sowie das jahrzehntelange Wissen dank Erfahrungen mit 1.500 Installationen von Comarch Financials Produkten bei Kunden wie Victorinox, Weitkowitz, Idealo oder Volkswagenstiftung.

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Über Comarch

Comarch ist ein weltweit aktiver Spezialist für IT-Lösungen mit über 5.300 Mitarbeitern in 27 Ländern. Das Portfolio umfasst z.B. Business-Software für große und mittelständische Unternehmen (ERP-System, Finanzen, CRM, BI, EDI, DMS/ECM) und IT-Infrastruktur, Hosting- und Outsourcing-Services. Auch in Bereichen wie Healthcare, Telekommunikation, Banking & Versicherungen stellt Comarch umfassende Lösungen bereit. In Deutschland, Österreich und der Schweiz verfügt Comarch über 12 Standorte.

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