Welche Methoden gibt es, um Software einzuführen?

Hamburg, 03. April 2014 – Unternehmen, die eine neue Software einführen, wollen so bald wie möglich von den Vorteilen profitieren. Häufig gilt es, in kurzer Zeit eine tragfähige Lösung zu implementieren, die langfristig auf die Zukunft ausgerichtet ist. Diese Ziele stellt der IT-Dienstleister Comarch bei Software-Implementierungen in den Fokus: schnelle Einführung und nachhaltiger Nutzen.

Von Frank Siewert

Es gibt unterschiedliche Wege zum Ziel. Je nach Situation und Präferenz des Unternehmens gilt es, die zielführende Einführungsmethode gemeinsam auszuwählen. Ich berichte Ihnen heute aus meiner Erfahrung, weil ich selbst bei zahlreichen Software-Einführungen sowohl als Berater als auch als Projektleiter beteiligt war - bei der Comarch Software und Beratung AG und zuvor fünf Jahre lang als Projektleiter bei ERP-Einführungen und drei Jahre als Projektleiter bei Rechnungswesen-Einführungen. In dieser Zeit habe ich große Marktführer ebenso begleitet wie junge Start-Ups.

Und ich kann Ihnen sagen, es gibt nicht den einen goldenen Weg für alle. Jedes Einführungsprojekt ist anders, trotzdem gilt es, Standards einzuhalten. Deshalb haben wir bei Comarch vier standardisierte Einführungsmethoden definiert, nach denen wir unsere Projekte realisieren.

Lasten-/Pflichtenheft

Im Lastenheft legt der Auftraggeber alle seine Anforderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers fest. Unternehmen beschreiben also detailliert, wie die neue Software funktionieren soll. Der Status quo, das neue Konzept, Schnittstellen, Anforderungen und Lieferumfang sind ebenso wie Abnahmekriterien im Lastenheft festgehalten. Das Lastenheft erstellt der Auftraggeber folglich ohne unsere Beteiligung.
Das Pflichtenheft zeigt den Lösungsansatz des Auftragnehmers inklusive Antworten auf alle Anforderungen des Lastenheftes. Dieses Pflichtenheft gestalten wir in aller Regel bereits sehr praxisorientiert, d.h. ganz nah an unseren Produkten. Das Pflichtenheft ersetzt nach Abnahme des Auftraggebers die zu realisierenden Anforderungen des Lastenhefts und ist danach die alleinige Basis für die zu liefernde Leistung. Mit der Abnahme des Pflichtenhefts ist die Planungsphase des Projektes beendet und es beginnt die Realisierungsphase mit unserem normalen Change-Request-Verfahren.

Einsatzanalyse

Die Einsatzanalyse stellt eine Kombination aus Lasten- und Pflichtenheft dar. Bei diesem Verfahren werden die Anforderungen gemeinsam vom Auftraggeber und -nehmer in Form der Einsatzanalyse erstellt. Die Einsatzanalyse stellt die Planungsphase dar und es folgt danach, analog zur Einführung nach Lasten-/Pflichtenheft, die Realisierungsphase, ebenfalls mit dem bereits bekannten Change-Request-Verfahren.

Prototyp-Methode

Ein „Prototyp“ wird als Entwurf für ein Gesamtprojekt entwickelt. Der Prototyp stellt bereits ein lauffähiges Stück Software dar. Mit dem Prototyp ist der Kunde in der Lage, die typischen Prozesse seiner Branche in der Software darzustellen. Nach der Erstellung des Prototyps erfolgt die Individualisierung inklusive der Datenübernahme und der Schnittstellenentwicklung. Die Prototyp-Methode zeigt schnell Erfolg, ist also für das Projektteam sehr motivierend. Außerdem werden durch die enge Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und -nehmer in dieser Prototyp-Erstellungsphase dem Auftraggeber die Vorteile und die Philosophie der Lösung verständlich, so dass die eine oder andere Modifikation unnötig wird. Diese Tatsache spart dem Auftraggeber Zeit und Geld und ist damit der größte Vorteil dieser Methode. Die Einführung wird also schneller und günstiger, was sich auch positiv auf die späteren Pflegekosten und die Releasefähigkeit der Lösung auswirkt.

Business Scrum

Business Scrum ist ein sehr moderner Ansatz zur Projekteinführung. Die Scrum-Methode ist uns bereits seit längerem aus der Standardsoftwareentwicklung bekannt. Business Scrum erfolgt in Projektsituationen, die am Anfang als zu komplex für eine Einführung nach anderen Methoden erscheinen. Wie funktioniert Business Scrum? Auf einen fest definierten Zeitraum, die Projektdauer, werden Hauptbereiche wie z.B. Vertrieb, Lager, Disposition etc. definiert. Zu den Hauptbereichen werden einzelne, jeweils gleichlange Steps, die sogenannten Sprints, definiert, in denen die Anforderungen des Hauptbereiches bearbeitet werden. Nach jedem Sprint werden die Ergebnisse festgehalten und dokumentiert. Dabei werden alle Projektbeteiligten über die Fortschritte informiert. Im nächsten Sprint wird das Teilprojekt fortgesetzt. Diese Arbeitsweise spiegelt den iterativen Prozess wieder. Bei der Einführung nach Business Scrum wird folglich die Projektdauer – und damit der Aufwand – fixiert und nicht der Funktionsumfang. Diese Tatsache gibt Budget- und Planungssicherheit, ist aber aufgrund der nicht fest definierten Funktionalität nur etwas für mutige Kunden, die dem Auftragnehmer vertrauen und hinsichtlich ihres Geschäftsmodells in erster Linie schnell sein müssen oder wollen. Hierin liegt auch der Grund dafür, dass sich meistens Kunden aus dem Onlinehandel für diese Methode entscheiden, da es gerade in dieser Branche durch die gebotene Schnelligkeit um die Sicherung von Marktanteilen geht.

Auf der Basis dieser Gegenüberstellung können Unternehmen jetzt entscheiden, welche Einführungsmethode der individuellen Situation am besten entspricht und welche Vor- und Nachteile wie stark gewichtet werden. Wir stehen gern für Gespräche bereit und teilen unser umfassendes Wissen mit Ihnen. Mit jeder dieser Einführungsmethoden haben wir bereits intensive Erfahrungen gesammelt, z.B. mit Referenzkunden wie August Friedberg GmbH, Coppenrath & Wiese oder KiK24. Kontaktieren Sie mich einfach: Frank.Siewert@comarch.com.

Über Comarch ERP

Comarch ERP ist das ERP-System für mittelständische Unternehmen, welche in einem internationalen Umfeld höchste Ansprüche an die Ergonomie und Flexibilität ihrer ERP-Lösung stellen. Als offenes ERP- System lässt sich Comarch ERP in einer globalen Welt exzellent mit anderen Anwendungen verbinden. Die Effizienz aller Abläufe im Unternehmen steht dabei im Mittelpunkt. Mit Best-Practices aus zahlreichen Projekten in Handels- und Produktionsunternehmen aus unterschiedlichen Branchen sorgt Comarch ERP für optimale Nutzung von Unternehmensressourcen. Komplexe Unternehmensstrukturen lassen sich dank Multi-Site-Funktionalität für alle Unternehmensbereiche von der Produktion über den Vertrieb bis zur Finanzbuchhaltung problemlos abbilden und jederzeit erweitern. Comarch ERP ist 100% Cloud-fähig und wird z.B. bei Blizzard, Victorinox, Sonax, baumarkt direkt, TeDi oder Bringmeister von Kaisers Tengelmann erfolgreich eingesetzt.

Vertrieb, Beschaffung, Lagerlogistik, Produktion, Service, Projektmanagement, Rechnungswesen und Controlling, Online-Handel sowie Dokumenten-Management sind nur einige der Funktionen. Neben Multisite gehören die Sprach- und Länderversionen zu den Highlights des wiederholt preisgekrönten ERP-Systems, das z.B. für Projekte mit Zalando, Falke und KiK ausgezeichnet wurde. Auch in der ERP-Anwenderstudie von Trovarit erzielte Comarch ERP in entscheidenden Kriterien hohe Zufriedenheitswerte.

Weitere Informationen finden Sie hier: Comarch ERP

Über Comarch

Comarch ist ein weltweit aktiver Spezialist für IT-Lösungen mit über 5.300 Mitarbeitern in 27 Ländern. Das Portfolio umfasst z.B. Business-Software für große und mittelständische Unternehmen (ERP, Finanzen, CRM, BI, EDI, DMS/ECM) und IT-Infrastruktur, Hosting- und Outsourcing-Services. Auch in Bereichen wie Healthcare, Telekommunikation, Banking & Versicherungen stellt Comarch umfassende Lösungen bereit. In Deutschland, Österreich und der Schweiz verfügt Comarch über 12 Standorte.

Weitere Informationen unter: www.comarch.de