Ein selbst lernendes System – wie Comarch OCR 10 Millionen Dokumente verarbeitet
München, 03.05.2021 – Unternehmen führen jeden Tag Millionen von Transaktionen durch. Jede von ihnen hinterlässt eine Spur in Form von Buchhaltungsunterlagen, von denen die meisten in IT-Buchhaltungssystemen landen. Noch vor nicht allzu langer Zeit wurden die Daten aus diesen Dokumenten manuell übertragen. Durch den Einsatz der OCR-Technologie (Optical Character Recognition) können IT-Tools die in den Rechnungen enthaltenen Daten nun selbständig einlesen.
Comarch OCR basiert auf moderner Machine-Learning-Technologie und ermöglicht so eine wesentlich schnellere Rechnungsbuchung im Vergleich zur manuellen Dateneingabe. Zudem wird durch die automatische Erfassung die Fehlerwahrscheinlichkeit reduziert. Seit dem Start des Dienstes haben die Comarch Cloud-Server bereits mehr als 10 Millionen Dokumente verarbeitet. Das System wird von Unternehmen in Deutschland und weiteren europäischen Ländern eingesetzt. Der Bedarf an solchen IT-Tools spiegelt sich in den Verkaufsergebnissen wider. Allein im ersten Quartal 2021 stieg der Umsatz von Comarch OCR um +175 %.
Machine Learning in der Praxis
Comarch OCR ist ein Tool, das mit Hilfe von fortschrittlichen Algorithmen, einschließlich Elementen der künstlichen Intelligenz, Grafikdateien analysiert und den darin enthaltenen Text erkennt. Nachdem das Bild in Text umgewandelt und die Sachdaten daraus gelesen wurden, ordnet es diese den entsprechenden Kategorien zu – Umsatzsteuer-ID, Rechnungsnummer, Datum, Nettobetrag, Bruttobetrag, Mehrwertsteuer, Bankkontonummer und mehr. Schließlich wird die von Comarch OCR bearbeitete Rechnung in das ERP-System eingegeben und kann in einem weiteren Schritt geprüft, gebucht und archiviert werden. Das System liest Daten auf Rechnungen schneller als ein Mensch und ermöglicht es, Dokumente effizienter als bei der manuellen Dateneingabe dem ERP-System hinzuzufügen. Derzeit unterstützt Comarch OCR die Formate JPG, PNG, JPEG, TIFF und PDF mit über 90 Prozent Effizienz. Das liegt an der intelligenten Technik, die aus Fehlern lernt.
„Software-Administratoren führen auf der Grundlage von Kundenanfragen Korrekturen an den Dokumenten ein, aus denen das System fälschlicherweise Daten gelesen hat. Comarch OCR beobachtet dank der eingesetzten Mechanismen der Künstlichen Intelligenz diese Korrekturen, analysiert und lernt, so dass beim nächsten Hinzufügen des Dokuments keine Fehler mehr gemacht werden. Seit der Einführung des Dienstes im Juni 2019 haben die Comarch-Server mehr als 10 Millionen Dokumente verarbeitet. Eine solch große Anzahl von Operationen ist eine hervorragende Wissensquelle, aus der das System lernen kann. Je mehr Dokumente nachbearbeitet werden, desto mehr steigt die Effektivität des Tools“, sagt Mariusz Drzewiecki, Consulting Director bei Comarch.
Die Effizienz der Dokumentenerkennung durch OCR wird auch durch die Qualität eines Scans, Fotos oder einer Grafik verbessert. Dateien sollten klar sein – ohne Unschärfe und mit guter Belichtung – und in einer vertikalen Position gemacht werden, was der Art entspricht, wie das Dokument gelesen wird. Ein weiterer Punkt, auf den Anwender achten sollten, ist eine gute Sichtbarkeit der Sachdaten - sie dürfen nicht verdeckt oder nicht gescannt werden. Steueridentifikationsnummer, Umsatzsteuertabelle, Zahlungsart - diese Daten sollten nicht durch einen Locher zerstört oder durch einen Finger oder eine Büroklammer verdeckt werden. Anwender sollten sicherstellen, dass sie gut sichtbar sind.
Zeitersparnis
Der Einsatz der optischen Zeichenerkennungstechnologie des OCR-Systems von Comarch hat verschiedene Vorteile: Die Intelligenz des selbst lernenden Systems und die schnellere Eingabe von Dokumenten.
„Wenn man davon ausgeht, dass die Eingabe einer einzigen Rechnung durchschnittlich mehrere Minuten dauert, während die Verarbeitung des Dokuments durch Comarch OCR den Prozess auf wenige Sekunden verkürzt, ist die Zeitersparnis enorm. Außerdem wird das IT-Tool nicht müde und kann mehrere hundert Rechnungen nacheinander immer mit der gleichen Geschwindigkeit verarbeiten", betont Mariusz Drzewiecki.
Automatisierung im digitalen Zeitalter
Die Entwicklungen im Zusammenhang mit der COVID-19-Pandemie haben die Ausgestaltung der Arbeit verändert. Mitarbeiter erledigen ihre Aufgaben oft zu Hause, anstatt ins Büro zu kommen. Dort führen sie Telefonkonferenzen mit Mitarbeitern und Vertragspartnern durch, tätigen Verkäufe im E-Commerce-Kanal oder versenden Firmendokumente. Für all diese Vorgänge nutzen sie IT-Tools, die die Automatisierung einer Reihe von Aktivitäten des täglichen Lebens ermöglichen.
„Die Pandemie hat gezeigt, dass die Digitalisierung, die massenhafte Fernarbeit und der verstärkte Einsatz neuer Technologien effektiv sein können und oft die einzige Lösung für Unternehmen in vielen Branchen sind. So wird die Automatisierung zur wichtigsten Stellschraube für die Entwicklung von Unternehmen. Das Auslesen von Daten aus Dateien mittels OCR-Technologie, die Verwaltung des Dokumentendurchlaufs und die Erstellung von Sicherungskopien in der Cloud sowie der automatische Datenaustausch mit Kunden und die Verwaltung von Produktions-, Handels- und Buchhaltungsprozessen werden durch die Implementierung von IT-Lösungen verbessert. Derzeit unterstützt das Comarch OCR-System das Laden von Rechnungen. Aber wir arbeiten bereits an der Automatisierung weiterer Dokumente und Prozesse mit Hilfe von optischer Zeichenerkennungstechnologie und Algorithmen der künstlichen Intelligenz", kündigt Mariusz Drzewiecki an.
Datensicherheit
Die von Comarch OCR verarbeiteten Dokumente werden in digitaler Form an mehreren Stellen gespeichert: in der Datenbank des ERP-Systems, direkt auf dem Computer des Benutzers oder in der Comarch Cloud. Die Cloud-Option ist eine gute Lösung für Anwender, die viel Zeit außerhalb des Büros verbringen und ständig Zugriff auf Informationen haben wollen. Der Cloud-Service ermöglicht auch den Austausch von Dokumenten zwischen mehreren Mitarbeitern des Unternehmens. Sie müssen keine spezielle Ablage von Dokumenten erstellen und können diese jederzeit und von jedem Gerät aus nutzen, das Zugang zum Internet hat.
Mehr Informationen über Comarch OCR finden Sie unter: https://www.comarch.de/produkte/erp/ocr/