Hält die eRechnung, was sie verspricht?

München, 07. Dezember 2017 – Der Branchen-Primus im Versandhandel ist bereits vorausgegangen: Amazon versendet keine Rechnungen mehr in Papierform. Dennoch zögern manche Firmen nachzuziehen. Papierrechnungen werden schon seit Jahrzehnten versendet. Deshalb ist das Gefühl verbreitet, dass bei Papier die Prozesse rechtssicher sowie ausreichend günstig und schnell sind. Doch ein Vergleich zeigt, dass die eRechnung die Prozesse ebenso sicher erfüllt und dabei der Papierrechnung unter dem Strich in vielen Kriterien überlegen ist.

Ein Gastbeitrag von Dr. Nikolaus Thoma, Head of Development BU R&D Comarch ERP bei Comarch

 Im Vergleich zwischen eRechnung und dem Pendant auf Papier zeigt sich, wie rechtssicher, praktisch, verbreitet, günstig und schnell die elektronische Rechnung wirklich ist. Es lohnt sich für Unternehmen, diese Kriterien genauer unter die Lupe zu nehmen.

Recht: Erfüllt die eRechnung alle gesetzlichen Vorgaben?

Beim Stichwort eRechnung denken viele Unternehmen an komplexe Prozesse und undurchsichtige rechtliche Regularien. Dabei hat der Gesetzgeber für Klarheit gesorgt: Die eRechnung ist zu hundert Prozent GoBD- und rechtskonform durch die Ablage von erfolgreich verarbeiteten ZUGFeRD-eRechnungen im Anwendungssystem. Die Rahmenbedingungen für die eRechnung wurden zuletzt deutlich vereinfacht. So können gemäß BMF-Schreiben zur Umsatzsteuer vom 2.7.2012 Rechnungen mit formloser Zustimmung des Empfängers elektronisch zugestellt werden. Elektronische Signaturen sind demnach nicht notwendig. Seit der Neufassung von § 14, Absatz 1 und 3 UStG durch Artikel 5, Nr. 1 des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 können u.a. auch Rechnungen, die per E-Mail (ggf. mit Bilddatei- oder Textdokumentanhang) übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug berechtigen.

Format: Ist die eRechnung praktisch?

Zur Vereinheitlichung wurde in Deutschland von unabhängigen Experten das einheitliche Datenformat ZUGFeRD entwickelt. ZUG steht für Zentraler User Guide, FeRD für das Forum elektronische Rechnung Deutschland. Eine eRechnung im ZUGFeRD-Format besteht aus einer PDF-Datei im Format PDF/A (Format für Langzeitarchivierung) und einer eingebetteten XML-Datei mit Rechnungsdaten gemäß dem ZUGFeRD-Datenmodell. Die Rechnungsdaten werden dabei nach definierten Profilen (Basic, Comfort, Extended) ausgetauscht. Nach diesem Standard kann man ohne vorherige Absprachen mit Geschäftspartnern eRechnungen versenden. Die Empfänger dieser Dokumente können sowohl mit der XMLDatei im ZUGFeRD-Datenformat als auch mit dem Rechnungsbild arbeiten. Das macht die eRechnung bequem für Kunden und Partner des Absenders. Rechnungsbilder im PDF/A-Format lassen sich bei Bedarf auf Basis der Daten des ZUGFeRD-XMLs kundenindividuell generieren, was wiederum die individuellen Möglichkeiten erweitert. Außerdem werden E-Mails, die keine oder keine korrekte eRechnung enthalten, automatisch erkannt und in festgelegte Mailordner verschoben.

Akzeptanz: Hat die eRechnung Zukunft?

Die Rechnung ist das Geschäftsdokument, welches am häufigsten elektronisch ausgetauscht wird. Allein 2015 wurden bereits schätzungsweise 42 Milliarden Rechnungen von weltweit 500 Milliarden Rechnungen ohne Papiereinsatz ausgetauscht. Zudem ist das ZUGFeRD-Format zukunftsfähig, auch auf europäischer Ebene, da es auf internationalen Standards basiert und unter dem FeRD weiterentwickelt wird.

Return on Investment: Lohnt sich die eRechnung?

Wie Gartner und Billentis einhellig bekundeten, zahlten sich eRechnungsprojekte gewöhnlich bereits innerhalb von 6 bis 18 Monaten von allein aus. Für viele Modelle wie auch die Comarch eRechnung fallen keine Lizenzgebühren an. Es erfolgt eine transaktionsorientierte Abrechnung, d.h. für jede versandte Ausgangsrechnung und jede in die Schnittstelle übernommene Eingangsrechnung wird eine geringe Gebühr in Rechnung gestellt. Den geringen transaktionsorientierten Kosten gegenüber stehen die Kosteneinsparungen. Die Einsparungen umfassen bei Ausgangsrechnungen Portokosten, Papier-, Druck- und Kuvertierkosten sowie sonstige Arbeiten für den Versand. Bei 1.000 Rechnungen im Monat werden 8.400 Euro allein an Porto im Jahr gespart. Bei Eingangsrechnungen ergeben sich deutlich verminderte interne Verarbeitungs- und Prozesskosten, eine effizientere Rechnungsprüfung sowie die umgehende Datenübernahme ins System. Unter dem Strich stehen beachtliche Kosten-, Arbeits- und die Zeiteinsparung beim Versand von Ausgangsrechnungen und der Bearbeitung und Prüfung von Eingangsrechnungen geringen Kosten für Gebühren je Beleg gegenüber.

Prozessoptimierung: Wird man schneller?

Der gesamte Prozess zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen wird durch die eRechnung beschleunigt und vereinfacht, schließlich fallen manuelle Tätigkeiten wie Scannen oder Erfassen weg.

Über Comarch eRechnung

Die neue App Comarch eRechnung steht seit 01. September 2016 für alle Anwender von Comarch ERP bereit und wird auch für Comarch Financials DKS, Comarch Financials Schilling und Comarch ERP Suite angeboten werden. Die Verarbeitungen von eRechnungen erfolgt über eine Schnittstelle zwischen der jeweiligen Comarch-Lösung und dem zentralen Tool der Comarch eRechnung. Bei Ausgangsrechnungen wird die Schnittstelle gefüllt. Das zentrale Tool erstellt aus den Rechnungsdaten ein PDF/A-Dokument im ZUGFeRD-Format und versendet dieses per E-Mail an den Kunden. Eingangsrechnungen werden vom zentralen Tool aus einem oder mehreren Mailkonten ermittelt und nach erfolgreicher Prüfung auf Korrektheit in die Schnittstelle gestellt. Die jeweilige Comarch-Anwendung stellt daraus die Daten für die Rechnungsprüfung und das Buchen der Eingangsrechnung bereit.

Über Comarch ERP

Comarch ERP ist das ERP-System für mittelständische Unternehmen, welche in einem internationalen Umfeld höchste Ansprüche an die Ergonomie und Flexibilität ihrer ERP-Lösung stellen. Als offenes ERP- System lässt sich Comarch ERP in einer globalen Welt exzellent mit anderen Anwendungen verbinden. Die Effizienz aller Abläufe im Unternehmen steht dabei im Mittelpunkt. Mit Best-Practices aus zahlreichen Projekten in Handels- und Produktionsunternehmen aus unterschiedlichen Branchen sorgt Comarch ERP für optimale Nutzung von Unternehmensressourcen. Komplexe Unternehmensstrukturen lassen sich dank Multi-Site-Funktionalität für alle Unternehmensbereiche von der Produktion über den Vertrieb bis zur Finanzbuchhaltung problemlos abbilden und jederzeit erweitern. Comarch ERP ist 100% Cloud-fähig und wird z.B. bei Blizzard, Victorinox, Sonax, baumarkt direkt, TeDi oder Bringmeister von Kaisers Tengelmann erfolgreich eingesetzt.

Vertrieb, Beschaffung, Lagerlogistik, Produktion, Service, Projektmanagement, Rechnungswesen und Controlling, Online-Handel sowie Dokumenten-Management sind nur einige der Funktionen. Neben Multisite gehören die Sprach- und Länderversionen zu den Highlights des wiederholt preisgekrönten ERP-Systems, das z.B. für Projekte mit Zalando, Falke und KiK ausgezeichnet wurde. Auch in der ERP-Anwenderstudie von Trovarit erzielte Comarch ERP in entscheidenden Kriterien hohe Zufriedenheitswerte.

Weitere Informationen finden Sie hier: Comarch ERP

Über Comarch

Comarch ist ein weltweit aktiver Spezialist für IT-Lösungen mit über 5.300 Mitarbeitern in 27 Ländern. Das Portfolio umfasst z.B. Business-Software für große und mittelständische Unternehmen (ERP, Finanzen, CRM, BI, EDI, DMS/ECM) und IT-Infrastruktur, Hosting- und Outsourcing-Services. Auch in Bereichen wie Healthcare, Telekommunikation, Banking & Versicherungen stellt Comarch umfassende Lösungen bereit. In Deutschland, Österreich und der Schweiz verfügt Comarch über 12 Standorte.

Weitere Informationen unter: www.comarch.de