So beschleunigen Automotive-Unternehmen ihre (Rechnungs-) Prozesse durch Automatisierung

Durch die Pandemie verursachte Störungen und Ausfälle haben sich praktisch auf jeden Aspekt der automobilen Lieferkette ausgewirkt. Doch selbst vor diesen Einschnitten war es bereits schwierig, die riesigen Rechnungsberge zu bewältigen, die sich in der Fahrzeugindustrie anhäuften. Viele Rechnungen haben immer noch Papier- oder PDF-Format und werden manuell bearbeitet. Wie jeder Kreditorenbuchhalter weiß, erfordert die Verarbeitung eingehender Rechnungen für gewöhnlich einen sehr hohen manuellen Aufwand und viel Zeit, was sich wiederum als kostenintensiv erweist. Zudem lassen sich menschliche Fehler oder sogar Betrugsversuche in solch einem Prozess nicht gänzlich ausschließen.

In wenigen Branchen steckt so viel Bewegung wie in der Autoindustrie. Wenn man mit Hunderten verschiedener Zulieferer zu tun hat, kommt angesichts der schieren Anzahl an Eingangsrechnungen schnell ein Gefühl der Überwältigung auf. Hinzu kommt, dass diese Branche gegenwärtig mit diversen Lieferkettenproblemen zu kämpfen hat. Aufgrund der weltweiten Chipkrise sowie des Mangels an Arbeitskräften ist es schwerer denn je, der Verbrauchernachfrage gerecht zu werden. Durch eine Automatisierung der Rechnungsverarbeitung können Automobilunternehmen maximale Effizienz sicherstellen, die als Schlüsselfaktor für den Erfolg in diesem Industriesektor gilt.

Weltweiter Chipmangel

Für den typischen Neuwagen werden ungefähr 1.400 Mikrochips gebraucht. Ein sprunghafter Anstieg der Nachfrage nach intelligenten, mit Chips bestückten Geräten führte dazu, dass der Markt plötzlich mit einem enormen Bedarf an verschiedenartigen Chips konfrontiert war. Für die Lieferkettenplaner der Branche war dieses Szenario nicht vorhersehbar und so gab es keine Möglichkeit, ausreichende Mengen der unterschiedlichen Chiparten schnell genug herzustellen, um die steigende Nachfrage zu decken.

Infolge der knappen Vorräte an Chips waren zahlreiche marktführende Automobilhersteller weltweit dazu gezwungen, die Produktion zu drosseln und einiger ihrer Produktionsanlagen vorübergehend zu schließen. Dies führte wiederum zu Engpässen bei der Fahrzeugfertigung sowie zu Lieferkettenproblemen. Nach Schätzungen der Beratungsfirma AlixPartners verursacht die Knappheit an Halbleiterchips in der globalen Automobilbranche Umsatzeinbußen in Höhe von 210 Mrd. US-Dollar für das Jahr 2021. Hier kann die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen gegensteuern, indem sie dazu beiträgt, zusätzliche Verzögerungen in den Lieferketten und weitere Unterbrechungen zu vermeiden. 

Weitere Engpässe und steigende Kosten

Chips stellen nur einen Teil der mannigfachen Hürden dar, denen dieser Wirtschaftszweig gegenübersteht – knappe Ressourcen wie Harz und Stahl oder fehlende Arbeitskräfte zählen ebenfalls dazu. Der Mangel an Arbeitskräften in jüngster Zeit hat nahezu jeden Wirtschaftsbereich getroffen. Der Aufwärtsdruck auf die Löhne ist momentan überall im Automobilsektor präsent. So müssen die meisten Unternehmen höhere Löhne zahlen und sogar noch Sonderprämien anbieten, um kompetente Facharbeiter für sich zu gewinnen. Höhere Einstiegslöhne werden sich aller Voraussicht nach dauerhaft etablieren und folglich über die Pandemie hinaus bestehen bleiben. Ein weiterer Faktor, der das Angebot an Arbeitskräften beeinflusst, ist der sogenannte E-Commerce-Effekt. Er zeigt sich darin, dass immer mehr Online-Händler einen beträchtlichen Teil der Facharbeitskräfte anheuern, was einen verstärkten Personalmangel in anderen Sektoren bedingt. Davon betroffen sind auch Projekte im Zusammenhang mit der Automobilbranche.

So überrascht es keineswegs, dass entsprechende Schwierigkeiten der Versorgungsketten in steigenden Kosten resultieren. Um die wachsenden Kosten auszugleichen und eine Abwälzung höherer Preise auf die Kunden zu vermeiden, ist die Automatisierung der erforderlichen Geschäftsprozesse ein Muss. Mittels der Automatisierung des Rechnungseingangsprozesses können Automobilmarken den Aufwand für den Empfang und die Verarbeitung von Rechnungen verringern. 

Wie eine automatisierte Rechnungsverarbeitung solche Schwierigkeiten auffangen kann:

• Der Prozess der Rechnungsgenehmigung impliziert meist mehrere Personen und diverse Verfahrensschritte. Mit der Implementierung eines Systems zur Rechnungsautomatisierung wird dieser Ablauf optimiert und sichergestellt, dass jede relevante Person für die Genehmigung direkt benachrichtigt wird. Somit lässt sich die benötigte Zeit für eine Rechnungsbestätigung beträchtlich kürzen.
• Eine schnellere Bewilligung und Zahlung von Lieferantenrechnungen bedeuteten auch, dass Automobilunternehmen von Skontos der Zulieferer profitieren können, was zur weiteren Kostensenkung beiträgt.
• Nach der Einführung einer Software für die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen sollten Unternehmen einen Kostenrückgang bei der Abwicklung jeder einzelnen Rechnung verzeichnen. Genau genommen fallen die Kosten für den Empfang von Rechnungen um 64 %. Branchenexperten gehen davon aus, dass sich die Kosten für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen um insgesamt 4 bis 8 US-Dollar pro Rechnung verringern werden.
• Weniger Fehler und kürzere Verarbeitungszeiten verbessern letztlich die Beziehung zu Zulieferern und können sogar den Effekt haben, als Kunde mit höherer Priorität gelistet zu werden.

Fallstudien im Automobilbereich

Für ThyssenKrupp hat Comarch eine Plattform bereitgestellt, die den hocheffizienten und zuverlässigen Austausch elektronischer Dokumente mit Kunden, Logistikdienstleistern und Behörden gewährleistet. Ziel war es, die Prozesse für den elektronischen Dokumentenaustausch zwischen ThyssenKrupps Abteilung, die für die Lieferung von Komponenten und Ingenieurleistungen an die Automobilbranche zuständig ist, und deren Geschäftspartnern zu systematisieren sowie optimieren. Vor Beginn der Zusammenarbeit mit Comarch wurden diese unterschiedlichen Funktionen von mehreren EDI-Anbietern für den Dokumentenaustausch ausgeführt, was sich nachteilig auf die Synergie auswirkte. Im Zuge der Kooperation mit Comarch konnte ThyssenKrupp all seine verschiedenen Systeme praktisch und einheitlich an einer Stelle zusammenführen.

Comarch wurde für ein internationales EDI-Projekt von MAN Truck & Bus ausgewählt. Die Wahl fiel vor allem deswegen auf Comarch, weil das IT-Unternehmen die Konformität mit einer Vielzahl an unterschiedlichen nationalen Gesetzen zum elektronischen Austausch von Rechnungsdaten sowohl auf geschäftlicher als auch auf technischer Ebene sicherstellen kann. Im Rahmen des Projekts sollten verschiedene Arten von Partnern an das EDI-System angebunden und mit MAN vernetzt werden. Daher war es besonders wichtig, dass Comarch in der Lage ist, sämtliche technischen Schnittstellen zu implementieren und jegliche Dokumentenformate in den von MAN bevorzugten Standard zu konvertieren. Mit der Hilfe von Comarch EDI konnte MAN seine täglichen Arbeitsabläufe vereinfachen und den entsprechenden Verwaltungsaufwand merklich reduzieren.

Bei der Abwicklung von Zahlungen an Zulieferer gibt es im Automobilbereich ganz spezielle Anforderungen. Mit einer Lösung für die automatisierte Rechnungsverarbeitung können Unternehmen in der Autoindustrie interne Kontrollen und die Transparenz entlang des gesamten Rechnungszyklus deutlich erhöhen.

Mehr über EDI in der Automotive-Branche: https://www.comarch.de/produkte/datenaustauch-und-dokumentenmanagement/edi-automotive/