Klärung von FAQs zur elektronischen Rechnungsstellung in Polen (Stand: 1.12.21)
Polen ist das nächste Land, das eine E-Invoicing-Verpflichtung einführt. Da die freiwillige Phase im Januar 2022 beginnt, an der das VeR-Mitglied Comarch teilnimmt, werden oft Fragen dazu gestellt, die wir hier auflisten möchten. Bitte bedenken Sie, dass die Einführung neuer E-Invoicing-Systeme durch die Regierungen immer ein langwieriger Prozess mit Änderungen in letzter Minute bis zum Stichtag ist. Und auch während der Übergangszeit für die freiwillige elektronische Rechnungsstellung erwarten wir einige Fehlerbehebungen und kleinere Änderungen im Portal.
Im Allgemeinen folgt das E-Invoicing-Modell dem italienischen. Es gibt eine zentrale Plattform für den Austausch von Rechnungen namens KSeF (Krajowy System e-Faktur oder Nationales System für elektronische Rechnungsstellung).
1. Müssen Sie die KSeF-ID in Ihren IT-Systemen pflegen?
Das KSeF-Portal ordnet jeder Rechnungsübermittlung eine KSeF-ID zu. Wenn der Absender eine Korrektur vornehmen möchte, muss er eine Rechnungskorrektur mit Verweis auf die KSeF-Nummer senden. Entweder Sie pflegen die KSeF-Nummer in Ihrem Rechnungsstellungssystem oder Sie beauftragen einen Dienstleister, der Ihre internen Rechnungsnummern auf der Grundlage einer Übersetzungstabelle, die er kontinuierlich erstellt, in die KSeF-ID übersetzt.
Das Einreichen von Reklamationen ist eine andere Geschichte. Lieferant und Kunde müssen sich darauf einigen, welche Nummer (KSeF-ID, Rechnungsnummer des Absenders oder Rechnungsnummer des Empfängers) auf Reklamationen angegeben werden soll. Auch hier haben Sie die oben genannten Möglichkeiten, falls Sie sich für die KSeF-Nummer entscheiden.
Klarstellung: Sie sind nicht verpflichtet, die KSeF-Nummer für einen Prüfer beizubehalten. Es handelt sich um eine geschäftliche Entscheidung und nicht um eine Frage der rechtlichen Konformität.
2. Können mehrere Anbieter Rechnungen einer juristischen Person versenden und abrufen?
Dieser Fall ist ein wenig komplizierter. Mehrere Anbieter können Rechnungen desselben Kunden versenden und abrufen. Allerdings können die Anbieter derzeit nur alle Rechnungen einer juristischen Person herunterladen. Ein anderer Anbieter kann dieselben Rechnungen erneut herunterladen und filtern, für welche er zuständig ist. Aus betriebswirtschaftlicher und kostentechnischer Sicht ist dieses Verfahren jedoch nicht sinnvoll.
Comarch steht derzeit in Kontakt mit den Justizbehörden in Polen und macht Vorschläge zur Verbesserung. Wir haben dies bereits in anderen Ländern erfolgreich getan, können jedoch für nichts garantieren.
3. Korrektur von Rechnungen außerhalb der offiziell angegebenen Gründe
Die Regierung hat fünf Gründe angegeben, aus denen eine Rechnungskorrektur (nicht zu verwechseln mit einem Korrekturvermerk) über KSeF gesendet werden kann.
Wenn Sie eine Rechnung aus einem anderen Grund ablehnen wollen, muss der Absender einen Korrekturvermerk (nicht zu verwechseln mit der Rechnungskorrektur) außerhalb des KSeF senden. Die ursprüngliche Rechnung bleibt dann jedoch im KSeF-Portal erhalten. Dies kann zu Problemen bei der Rechnungsprüfung führen. Da einige von Comarchs Kunden sehr strenge Regeln in Bezug auf Rechnungsinhalte und -strukturen haben, möchten sie, dass wir im Grunde der Provider ihrer Lieferanten werden. Das bedeutet, dass wir die Rechnungen der Lieferanten auf ihre Übereinstimmung mit den Rechnungsregeln der Kunden überprüfen. Wenn alles in Ordnung ist, senden wir die Rechnungen an das KSeF-Portal. Das ist natürlich nur möglich, wenn ein Kunde eine sehr starke Marktposition hat. Bei anderen Konstellationen müssen sich Absender und Empfänger auf ein gemeinsam akzeptiertes Verfahren einigen.
Abschließend ist noch folgendes zu sagen:
Bitte denken Sie auch daran, dass auch Serbien seine B2G-Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung im Januar 2022 einführt.
Frankreich hat seine Fristen verschoben. Sie erhalten also mehr Zeit für eine Umsetzung im nächsten Jahr.
Über die Autorin:
Paula Müller berät als Consultant für EDI, E-Invoicing und MDM bei Comarch Kunden in Bezug auf E-Rechnungsverpflichtungen sowie die Gestaltung des elektronischen Datenaustauschs außerhalb einer rechtlichen Obligation.