Checkliste mit 5 Tipps für das Stammdatenmanagement

Stimmen Ihre Artikeldaten? Sind die Stammdaten genau genug und rechtlich konform? Diese Fragen entscheiden über die Qualität fundamentaler Datenquellen. Wenn sich Fehler in die Stammdaten eingeschlichen haben, können sie quer durch alle Datenbanken und sämtliche Prozesse mitgeschleppt werden. Diese und weitere Stolpersteine, Herausforderungen und Best Practices hat Paula Müller, Consultant bei Comarch, in einer Checkliste zusammengefasst. In einem Webcast  wird dieses Thema vertieft: https://www.comarch.de/service-und-support/whitepaper-und-webcasts/webcast-digitalisierung-von-stammdaten/

MDM-Check 1: Stimmen Ihre Artikeldaten?

Stammdaten liefern Ihnen die Grundinformationen über alle betrieblich relevanten Objekte wie Produkte, Lieferanten oder Kunden. Wenn sich Fehler in diese Quellen eingeschlichen haben, können sie quer durch sämtliche Prozesse mitgeschleppt werden. Deshalb empfiehlt sich besondere Sorgfalt bei der Prüfung der Daten. Die Validierung sollte inhaltlich, rechtlich, semantisch sowie waren- und unternehmensspezifisch erfolgen. Dies erfolgt in modernen EDI-Lösungen schon bei der Dateneingabe automatisiert. So entfallen auch spätere Korrekturen durch den Kunden, da die Daten bereits vollständig und korrekt sind, wenn sie empfangen werden. Außerdem können Sie bei Produktupdates Doubletten verhindern, wenn es eine eindeutige EDI-Kennzeichnung von Updates gibt.

MDM-Check 2: Sind Ihre Stammdaten genau genug?

Nichts ist ärgerlicher, als wenn in den Stammdaten wichtige Informationen fehlen. Dem Aufbereiten von Produktdaten kommt daher eine große Rolle zu. Es empfiehlt sich hier, Attribute und Anforderungen je nach Markt und Empfänger aufzubereiten. Später sind Sie dann umso flexibler, wenn Sie die eingehenden Anforderungen Ihrer Kunden schnell und einfach erfüllen können. Behalten Sie dabei auch die Unterstützung aller Warengruppen im Blick: Existierende Datenmodelle bilden die Grundlage, werden aber je nach Warengruppe um spezifische Attribute und Validierungen erweitert. Wenn Sie Ihr Stammdatenmanagement einem Update unterziehen, so können Sie dennoch die Kontinuität wahren. Setzen Sie vielmehr auf Datenanreicherung. So können existierende Datenquellen und Verträge mit Anbietern weiterhin genutzt und konsolidiert werden. Mit diesen wenigen Stellschrauben sichern Sie ein multidimensionales und umfassendes Stammdatenmanagement in Ihrem Unternehmen.


MDM-Check 3: Erfüllen Ihre Daten alle rechtlichen Vorgaben?

Das größte Schadpotential für Unternehmen geht von rechtlichen Mängeln in den Stammdaten aus. Solche Fehler haben nicht nur negative Auswirkungen auf Prozesse, sondern ziehen im Ernstfall zusätzlich auch noch Auseinandersetzungen mit Behörden oder Bußgelder nach sich. Verbraucherschutz wird in der EU und Deutschland sehr ernst genommen. Entsprechend umfangreich sind die rechtlichen Vorgaben, die heute mit der Erfassung und Vorhaltung von Daten einhergehen. Bei Nichtbeachtung drohen empfindliche Strafen. Insofern begibt man sich schon mit dem kleinsten Fehler auf dünnes Eis. Daher sollte man nie die Verpflichtung aus den Augen verlieren, 100-prozentige rechtliche Konformität zu wahren. Mit automatisiertem Stammdatenmanagement lassen sich solche Fehler sehr einfach verhindern. Alle Daten werden von Lieferanten, Herstellern oder Großhändlern automatisch nach den gesetzlichen Anforderungen des Zielmarkts aufbereitet.


MDM-Check 4: Steuern Sie Ihre Stammdaten international?

Ein reibungsloses Zusammenspiel ist gerade dann von Bedeutung, wenn Unternehmen international agieren. Damit wächst der Anspruch an die Stammdaten. Sie sollten unbedingt global ihrer Funktion als wichtiges Steuerungselement gerecht werden. Stammdaten müssen in diesem Fall eine globale Lieferkettenunterstützung ermöglichen. EDI-Stammdatenmanagement bietet hier zahlreiche Funktionen und Gimmicks, die das Agieren auf internationalen Märkten vereinfachen. So werden die Stammdaten in unterschiedlichen Spracheinstellungen angezeigt und Übersetzungen ermöglicht. Zudem erfolgen Zoll- sowie Steuerkalkulation und landesspezifische rechtliche Regelungen in Bezug auf Pflichtangaben werden entsprechend berücksichtigt.


MDM-Check 5: Ist die Verarbeitung Ihrer Daten optimal?

Uneinheitliche Datenbestände erhöhen das Fehlerrisiko deutlich. Gerade eine Datenerfassung, welche sowohl durch interne als auch externe Quellen erfolgt, muss daher vereinheitlicht werden. Stammdatenmanagement kann das Fehlerpotential mit einfachen Mitteln durch eine Harmonisierung verhindern. Der Datennutzer sollte dazu entsprechende Vorgaben machen, anhand derer die Daten harmonisiert werden. Definiert werden dann zum Beispiel Pflichtfelder. Gerade wenn sehr viele Akteure an der Datenerfassung beteiligt sind, empfiehlt sich eine Lösung für Stammdatenmanagement, die eine einfache Bedienung ermöglicht. Moderne User-Experience-Designs sowie zahlreiche unterstützende Funktionen und Automatismen reduzieren den Aufwand der Dateneingabe und -annahme signifikant.


Tipps und Tricks für Master Data Management

Mehr über die häufigsten Stolpersteine, Herausforderungen, Best Practices und Chancen in Sachen MDM erfahren Sie im Webinar mit BearingPoint und Comarch am 06. November: Die Sprecher werden einen umfassenden Einblick in Hintergründe und Methoden des Stammdatenmanagements geben, welches gerade im Handels- und Konsumgüterumfeld unerlässlich ist. Als Experte für alle Bereiche des Master Data Managements wird Zeno Schmid, Senior Manager bei Bearing Point, die typischen Herausforderungen bei der Umsetzung beschreiben. Außerdem wird er zeigen, welche Chancen eine hohe Stammdatenqualität für Unternehmen bietet. Dabei werden auch Trends im MDM behandelt, ein zusammenfassender Blick auf die Unified Commerce NFA geworfen und Herausforderungen und Anforderungen an die Stammdatenverwaltung erörtert.

In einem Webcast  wird dieses Thema vertieft: https://www.comarch.de/service-und-support/whitepaper-und-webcasts/webcast-digitalisierung-von-stammdaten/