5 Tipps zum Change Management bei EDI-Projekten: Onboarding für Mitarbeiter und Partner aufsetzen

Immer wieder scheitern Digitalisierungsprojekte. Daneben schaffen es andere Projekte zwar über die Ziellinie, die sie aber nur mit Ach und Krach erreichen konnten. Die Gründe dafür sind so vielfältig wie sie oft unspektakulär sind. Teils sind es kleine Missverständnisse, die große Projekte zum Fall bringen. Solche Dominoeffekte und Kettenreaktionen können Sie frühzeitig verhindern: „Kommunikation“ ist neben „Strategie“ das Schlüsselwort – wie dieser Türöffner in EDI-Projekten erfolgreich verschlossene Wege erschließt, zeigen diese 5 einfachen Faustregeln.

1. Stellen Sie die Menschen bei der Digitalisierung in den Fokus!

Menschen sind ganz entscheidend dafür, Ihr Digitalisierungsprojekt zum Erfolg zu bringen. Sowohl Ihre Mitarbeiter als auch Ihre Geschäftspartner und Kunden sollten deshalb bereits bei den allerersten Planungsschritten in den Blick genommen werden. 

2. Beginnen Sie früh mit Change Management!

Häufig wird Change Management spät, teils sogar zu spät, gestartet. Im Idealfall beginnt man damit schon weit vor Projektstart. Gerade, wenn es gilt, viele verschiedene Menschen und Abteilungen zu involvieren, sollte dies entsprechend vorbereitet werden. Enden sollte das Change Management erst weit nach Projektende.

3. Nennen Sie das Kind beim Namen!

Überlegen Sie sich eine gute Story und einen Namen für das Projekt, um Ihre Ziele attraktiv und greifbar für die Belegschaft zu gestalten. Es sollte aber immer mit offenen Karten gespielt werden, also kein Whitewashing betrieben werden, das dazu dient, Veränderungen mit Verniedlichungen zu beschönigen. Bei einem E-Invoicing-Projekt könnte zum Beispiel: „Die schnellste Rechnung der Welt“ ein passendes Label sein. Oftmals gibt es in diesem Bereich relativ wenig Klärungsbedarf, da die elektronische Rechnung in vielen Ländern verpflichtend eingeführt wurde.

4. Sprechen Sie intern Klartext und vermeiden Sie Flurfunk!

Immer wieder werden Digitalisierungsprojekte nur von ihrem Nutzen für das Unternehmen her gedacht. Entscheider vergessen dabei, die Perspektive ihrer Mitarbeiter einzubeziehen. Diese könnten dann weniger die Chancen sehen, sondern vielmehr drohende Risiken, Mehrarbeit oder Leistungsdruck im Blick haben. Im schlimmsten Fall entsteht die Befürchtung, diese Technologie könnte den eigenen Arbeitsplatz redundant machen und man arbeite seinen digitalen Nachfolger selbst ein. Diese unterschiedlichen Blickwinkel sollten bereits für Strategie und Planung eines Prozesses berücksichtigt werden. Die Informationen müssen regelmäßig fließen, sei es in speziellen Veranstaltungen, im Intranet, per Rundmail oder durch offene Bürotüren. Ansonsten können via Flurfunk Gerüchte die Runde machen, die weiteren Widerständen Tür und Tor öffnen. 

5. Sorgen Sie extern für ein optimales Onboarding Ihrer Partner und Kunden!

Viele Digitalisierungsprojekte betreffen auch Ihre Partner außerhalb des Unternehmens. So erfordern EDI-Projekte eine Vorbereitung seitens der Geschäftspartner. Hier gilt es, sich die jeweilige Situation genau anzusehen. Mit welchen Partnern tauscht Ihr Unternehmen Dokumente? In den Abteilungen Einkauf und Vertrieb können Sie die wichtigen Informationen abrufen. Zudem sollten mögliche Strategien auch mit der Rechtsabteilung im eigenen Unternehmen oder möglichen ausländischen Niederlassungen besprochen werden, wenn es zum Beispiel um internationale Projekte geht. Nach der Analyse des Status Quo können Sie die technischen Möglichkeiten zur Umsetzung unter die Lupe nehmen. Für einige Partner kann eine EDI-Direktintegration die beste Option sein Werden viele Geschäftsdokumente ausgetauscht, ist diese Lösung der Goldstandard: Nicht umsonst gilt eine EDI-Direktintegration als der „größte Feind von Papierbergen“. Bei geringerem Rechnungsvolumen werden die Partner eher für eine Web-Anbindung votieren. Beides kann nebeneinander umgesetzt werden und die Grenzlinien sind so fließend wie die Hilfsmittel (z.B. automatische Zeichenerkennung durch OCR für nicht zu vermeidende Papierdokumente). Je nach Wunsch können Unternehmen auf die eine oder andere Art angebunden werden. Es stellt sich strategisch die Frage, wie viel Wahlmöglichkeit dem Partner überlassen werden soll und wie sehr auch Ihr Unternehmen sich an eine vorhandene Lösung anpassen will oder eher den umgekehrten Weg gehen will, dass eine Lösung für das eigenen Unternehmen zugeschnitten und maßgeschneidert wird.

Webcast: Change Management bei der Digitalisierung: 
So nehmen Sie Ihre Mitarbeiter mit!

Mehr darüber, warum Transformationsprojekte meist am direkt oder indirekt betroffenen Personenkreis scheitern und wie Sie genau das verhindern können, gibt Christian Kersten, Partner der ANXO MANAGEMENT CONSULTING GmbH, im gemeinsamen Webinar mit Comarch:
https://www.comarch.de/service-und-support/whitepaper-und-webcasts/webcast-change-management/

Whitepaper: Best Practices für Onboarding in EDI-Projekten

Umfangreiche Tipps und Best Practices zu Onboarding in EDI-Projekten sammelt das aktuelle Whitepaper von Comarch. Unterschiedliche Strategien und Ansätze werden ebenso vorgestellt wie technologische Möglichkeiten:
https://www.comarch.de/service-und-support/whitepaper-und-webcasts/whitepaper-edi-onboarding-best-practises/