Polen führt strukturierte E-Rechnungen ein: Wann und wie Sie sich auf den Übergang zu KSeF vorbereiten sollten
Fast ein Jahr ist vergangen, seit das Finanzministerium in Polen seinen Plan zur Einführung eines revolutionären Wandels im Rechnungsverkehr veröffentlicht hat, der unter dem Namen KSeF, d.h. Nationales System für elektronische Rechnungen, vorgestellt wurde. Ab Herbst 2021 wurde das Projekt schließlich als Änderung des Mehrwertsteuergesetzes in Kraft gesetzt. Wo steht das Projekt knapp drei Monate nach dem Start der freiwilligen Version von KSeF? Wie können Sie Ihr Unternehmen auf diese Umstellung vorbereiten? Und wann ist der beste Zeitpunkt, um auf das neue System umzusteigen, das ab 2023 für alle verpflichtend sein soll?
Was ist KSeF und warum ist es revolutionär?
Das nationale System für elektronische Rechnungen ist eine Plattform für die Ausstellung und den Austausch strukturierter Rechnungen. Neben den derzeit möglichen Formen wie elektronische Rechnungen oder Rechnungen im Papierformat werden strukturierte Rechnungen in der Anfangsphase von KSeF eine der zulässigen Formen der Dokumentation von Transaktionen sein.
Obwohl das Gesetz vom 29. Oktober 2021 zur Änderung des Gesetzes über die Waren- und Dienstleistungssteuer und einiger anderer Gesetze (GBl. 2021, Pos. 2076), mit dem die KSeF eingeführt wird, auf den ersten Blick unscheinbar erscheinen mag (es handelt sich nur um etwa ein Dutzend Sätze auf zwei Seiten), brachte es einen echten Durchbruch für das polnische Rechtssystem. Im selben Monat begannen die Tests der Plattform, so dass – wie vom Finanzministerium angekündigt – das System am 1. Januar 2022 einsatzbereit sein würde.
Der Vorschlag zur Änderung des Gesetzes und der Form der geplanten Verordnung, die die Bedingungen für die Einführung von KSeF festlegen soll, wurden rechtzeitig veröffentlicht. Er enthielt unter anderem die vorgesehene Art und Weise der „Verwaltung"“ von Privilegien im System durch die Steuerpflichtigen.
In der am 30. Dezember 2021 veröffentlichten und in Kraft getretenen Verordnung (Punkt 2481) fehlt jedoch das Portal für Steuerpflichtige, der zuvor einmal angedacht war.
Herausforderungen beim massenhaften Zugang der Steuerpflichtigen zum KSeF
Die oben genannte Änderung der Bestimmungen ist von großer Bedeutung für die Steuerpflichtigen, die möglicherweise bereit sind, die vom Finanzministerium bereitgestellte Lösung zu nutzen. Für eine breite Nutzung müssen allerdings die grundlegenden Kriterien der Zugänglichkeit, Effizienz und Benutzerfreundlichkeit erfüllt werden – unabhängig davon, ob es sich um ein großes Unternehmen mit der Unterstützung von Rechts- und Steuerabteilungen und IT-Spezialisten oder um ein kleines Unternehmen handelt, das einige wenige Rechnungen pro Monat ausstellt. Dies erfordert Werkzeuge, die eine Massenkonfiguration des Zugangs der Steuerpflichtigen zu KSeF ermöglichen, wie z.B. eine schnelle und intuitive Vergabe von Rechten für den Zugriff auf und die Ausstellung von Geschäftsrechnungen sowie eine effiziente Schnittstelle für den Austausch von Rechnungen mit dem Markt.
Von dem Portal für Steuerpflichtige im ursprünglichen Verordnungsentwurf wurden mehrere Dinge erwartet. Erstens sollte es webbasiert sein (in einem Webbrowser zu öffnen) und die manuelle Ausstellung und Entgegennahme von Rechnungen ermöglichen (für die kleinsten Unternehmen). Zweitens sollte es die Verwaltung von Zugängen/Berechtigungen auf automatisierte Weise sicherstellen, so dass es nicht mehr notwendig ist, dem zuständigen Leiter des Finanzamts eine Mitteilung über die Erteilung oder den Entzug der Genehmigung zur Nutzung des nationalen elektronischen Rechnungssystems in Papierform zu übermitteln. Derzeit (Stand April 2022) sind die einzigen verfügbaren Methoden die Papierform oder die Verwendung von Lösungen kommerzieller Unternehmen, die die Kommunikation mit KSeF selbst programmiert haben. Die Schlussfolgerung? Der Zugang zu KSeF ist zum jetzigen Zeitpunkt stark erschwert, was dazu führt, dass die Plattform selbst in Tests nur wenig genutzt wird. Es gibt auch keine gesicherten Informationen darüber, ob und wann das Tool, mit dem die Steuerpflichtigen die Berechtigungen in KSeF konfigurieren und zuweisen können, allen Steuerpflichtigen zur Verfügung gestellt wird.
EDI – was ist das und wie löst es das KSeF-Zugangsproblem?
Seit über 20 Jahren ermöglicht die Comarch EDI-Plattform für den elektronischen Datenaustausch (Electronic Data Interchange) die Massenübertragung strukturierter Dokumente zwischen Unternehmen auf der ganzen Welt. Als führender Softwarehersteller in Polen hat das international aktive Unternehmen Comarch, das auch über eine starke Präsenz im deutschsprachigen Raum verfügt, bereits frühzeitig mit der Integration von KSeF begonnen. Ein wichtiges Element bei dieser Art von Lösung ist Erfahrung. Diese hat Comarch in den letzten Jahren gesammelt, indem beispielsweise Integrationen für Kunden mit ähnlichen Lösungen erfolgreich durchgeführt wurden, wie z.B. mit Sistema di Interscambio in Italien, auf das sich das Finanzministerium in Presseerklärungen bezog.
Die Anpassung von Comarch EDI an die neuen rechtlichen Gegebenheiten sieht vor, dass alle Kunden, die derzeit elektronische Rechnungen gemäß den geltenden polnischen Vorschriften (per EDI oder als PDF-Rechnungen) austauschen, auf vereinfachte Weise zu KSeF wechseln können, ohne dass hohe Investitionskosten anfallen oder Arbeiten an internen Systemen (wie ERP oder FK) durchgeführt werden müssen. Jeder bestehende und potenzielle Comarch-Kunde, der sich für Comarch EDI entscheidet, kann als Rechnungsaussteller und -empfänger über KSeF kommunizieren. Die Generierung von Rechnungen per EDI und die Integration mit KSeF gilt sowohl für die derzeitige Übermittlung von Rechnungen, die bereits über Comarch erfolgt, als auch für den Übergang von der Kommunikation, die derzeit über andere Kanäle, wie z. B. per Brief oder E-Mail, erfolgt.
Mehr Informationen zu dem Austausch von Rechnungen über KSeF mithilfe von Comarch EDI erhalten Sie hier:
https://www.comarch.de/produkte/datenaustauch-und-dokumentenmanagement/ksef/
