KSeF – Zum 1. Januar 2024 wird die elektronische Rechnungsstellung in Polen Pflicht

Auf dem polnischen Informationsportal Biuletyn Informacji Publicznej (BIP) hat das Regierungszentrum für Gesetzgebung (poln.: Rządowe Centrum Legislacji) am 1. Dezember 2022 einen Gesetzentwurf zur Änderung des Umsatzsteuergesetzes und einiger weiterer Gesetze veröffentlicht. Mit diesem sog. KSeF-Entwurf wird in Polen die E-Invoicing-Pflicht eingeführt. Gleichzeitig wird die Nutzung des Systems KSeF zum 1. Januar 2024 obligatorisch.

Der Gesetzentwurf wurde aktuell im Rahmen der sog. öffentlichen Konsultationen der breiten Öffentlichkeit vorgelegt, sodass die Einreichung von Anmerkungen noch bis zum 23. Dezember 2022 möglich war. Somit ist zu erwarten, dass es bei dem Entwurf noch zu inhaltlichen Änderungen kommen wird. Um stets auf dem Laufenden zu sein und sich optimal auf das Inkrafttreten neuer Gesetzesbestimmungen vorbereiten zu können, loht es sich, mit einem Anbieter zusammen zu arbeiten, der sämtliche Gesetzesänderungen verfolgt, eine passende Lösung anbietet und diese später auch kontinuierlich aktualisiert.

Verschaffen Sie sich jetzt schon einen Überblick über kommende Neuerungen, um die Integration mit KSeF frühzeitig anzustoßen bzw. eine länderübergreifende Lösung für den Datenaustausch einzuführen.

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Punkte des Gesetzentwurfs zusammengefasst.

Wer wird zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet?

Zur elektronischen Rechnungsstellung werden jene Steuerzahler verpflichtet, die im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit gemäß den polnischen Umsatzsteuervorschriften der Pflicht zur Rechnungsstellung unterliegen, darunter diejenigen, die gegenüber anderen Unternehmen (B2B), der öffentlichen Verwaltung (B2G) oder dem Endverbraucher (B2C) im Inland Waren liefern sowie Leistungen erbringen, Waren und Leistungen exportieren sowie innergemeinschaftliche Lieferungen von Waren abwickeln. Von der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung sind jene Steuerzahler ausgenommen, die nicht in Polen ansässig sind bzw. dort keinen Unternehmensstandort unterhalten, von dem aus sie ihre Geschäftstätigkeit ausüben, sowie diejenigen Steuerzahler, die gemäß dem Umsatzsteuergesetz unter eine Sonderregelung fallen , wie z. B. am OSS-/IOSS-Verfahren teilnehmende Steuerzahler.

Geldbußen bei Nichteinhaltung der KSeF-Vorgaben

Das Finanzamt ist berechtigt, einem Steuerzahler, der den gesetzlichen Pflichten nicht nachkommt, per Beschluss eine Geldbuße bis zu 100 % des in der Rechnung ausgewiesenen Umsatzsteuerbetrags aufzuerlegen; bei einer Rechnung ohne ausgewiesene Umsatzsteuer kann die Geldbuße bis zu 18,7 % des in dieser Rechnung ausgewiesenen Gesamtbetrages, aber nicht weniger als 1.000 PLN, betragen.

Geldbußen fallen an, wenn:

• die Rechnung nicht mittels KSeF ausgestellt wurde.
• die elektronische Rechnung im Falle einer Störung von KSeF nicht gemäß der bereitgestellten offiziellen Vorlage ausgestellt wurde.

Werden die während der Störung von KSeF ausgestellten Rechnungen nicht fristgemäß an das System (sprich KSeF) nachübermittelt, droht ebenfalls eine Geldbuße in Höhe von mindestens 500 PLN.

Zu beachten ist, dass Geldbußen erst nach sechs Monaten nach der verbindlichen Einführung von KSeF, d. h. ab dem 1. Juli 2024, gelten werden.

Rechnungskorrektur

Im Gesetzentwurf wurde eine neue Funktion zum Vorschlagen einer Korrekturrechnung vorgesehen, mit der ein Unternehmen, das Waren oder Leistungen bezieht, die Möglichkeit erhält, dem Verkäufer einen Korrekturvorschlag für dessen Rechnung zu unterbreiten. Im Zuge einer Rechnungskorrektur können Positionen aus der ursprünglichen Rechnung, bis auf die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (NIP), berichtigt werden. Wie bei einer „standardmäßigen“ Korrekturrechnung ist auch in diesem Fall die Angabe der KSeF-Nummer der zu korrigierenden Rechnung zwingend erforderlich. Der Korrekturvorschlag hat weder für den Aussteller noch für den Käufer rechtliche Folgen; er muss erst in KSeF mit einer Identifikationsnummer versehen werden. Ein solches Dokument wird zunächst in KSeF mit dem Status „nicht genehmigt“ geführt. Nach erfolgter Genehmigung seitens des Verkäufers wird dem Dokument eine eindeutige KSeF-Identifikationsnummer zugewiesen. Mit der Zuweisung der KSeF-Nummer, mit der sich die elektronische Korrekturrechnung eindeutig identifizieren lässt, wird das Dokument rechtsgültig.

KSeF versus Ausstellung von Rechnungen mittels Registrierkassen

Ab dem 1. Januar 2024 gelten Belege, die eine USt.-IdN enthalten und sich auf einen Betrag von weniger als 450 PLN belaufen, nicht mehr als elektronische Rechnungen. Ein Beispiel dafür sind die sog. Kleinbetragsrechnungen, die mittels Registrierkassen ausgestellt werden.

Am 1. Januar 2025 tritt eine weitere Neuerung in Kraft: Ab diesem Zeitpunkt werden „standardmäßige“, mittels Registrierkassen ausgestellte Rechnungen nicht mehr als rechtsgültige Rechnungen anerkannt. Somit wird die Erfassung von Rechnung mittels einer Registrierkasse nicht mehr möglich sein. Die Art und Weise, wie die über die Registrierkassen aufgezeichneten Transaktionen letztendlich zu dokumentieren sind, bedarf noch einer Klärung.

Dies sind nur einige wenige Beispiele für die im Gesetzentwurf aufgeführten Neuerungen. Weitere Gesetzesbestimmungen und -regelungen betreffen u. a. Aspekte wie Störungen von KSeF, potentielle Betrugsmöglichkeiten im Dokumentenumlauf, Möglichkeiten zur Ausstellung spezieller Umsatzsteuerrechnungen (VAT RR) in KSeF sowie die Kennzeichnung elektronischer Rechnungen mit QR-Prüfcodes. 

Wenn Sie mehr über geplante Gesetzesänderungen erfahren möchten, besuchen Sie unsere Website zur Integration von Comarch EDI mit KSeF.