Der aktuelle Stand der E-Invoicing-Verpflichtung in Malaysia

Die Einführung von E-Invoicing schlägt in der EU und Asien hohe Wellen, da nun immer mehr Länder die Möglichkeiten der elektronischen Rechnungsstellung nutzen. Malaysia ist eines der Länder, die einen bedeutenden Wandel hin zur obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung vollziehen. Diese Entscheidung wird nicht nur die Digitalisierung fördern und die Qualität der Dienstleistungen verbessern, sondern auch die Effizienz der Geschäftsabläufe steigern.

Aktueller Stand der elektronischen Rechnungsstellung in Malaysia

Derzeit ist Malaysia auf dem Weg zur elektronischen Rechnungsstellung, da der Versand elektronischer Rechnungen bei B2B- oder B2G-Transaktionen seit 2015 auf freiwilliger Basis möglich ist. Bevor der Lieferant jedoch eine elektronische Rechnung verschicken kann, muss der Käufer eine Einverständniserklärung zum Erhalt der Rechnung abgeben.

Derzeit arbeiten malaysische Unternehmen mit einem E-Invoicing-Post-Audit-Modell, das heißt die Steuerverwaltung muss die Rechnung nicht genehmigen oder freigeben, bevor sie an den Empfänger gesendet wird. Dieses Modell wird sich bald ändern, denn 2024 soll ein neues nationales E-Invoicing-System in Kraft treten, um mehr Umsatzsteuer zu erfassen.

Umfassender Überblick über Malaysias neues E-Invoicing-System

In Malaysia wird die elektronische Rechnungsstellung durch die Verwendung einer Steueridentifikationsnummer unterstützt, die im Jahr 2022 eingeführt wurde. Im März 2023 beschloss das Inland Revenue Board of Malaysia (IRBM), die Steuerbehörde des Landes, die elektronische Rechnungsstellung vorzuschreiben, indem es einen stufenweisen Implementierungsplan vorlegte. Nach Überarbeitungen im Oktober 2023 wurde schließlich festgelegt, dass die schrittweise Einführung dieser Verpflichtung im August 2024 beginnen wird.

Das neue E-Invoicing-System wird für alle steuerlich registrierten Unternehmen in Malaysia sowie für staatliche Stellen gelten und sowohl inländische als auch grenzüberschreitende B2G-, B2B- und B2C-Transaktionen abdecken. Nach der Validierung und Genehmigung durch das IRB wird eine zertifizierte Seriennummer per E-Mail an den Lieferanten und den Käufer gesendet. Der Ansatz der malaysischen Regierung für diesen Übergang konzentriert sich auf die Einführung eines CTC-Systems, das mit dem PEPPOL-Netzwerk verbunden ist. Steuerzahler, die alternative Kanäle nutzen, müssen das traditionelle Modell des elektronischen Datenaustauschs für den Rechnungsaustausch einhalten.

Zeitplan für die Einführung der E-Invoicing-Pflicht in Malaysia

• August 2024: Einführung der elektronischen Rechnungsstellung für Steuerzahler mit einem Umsatz von mehr als 100 Millionen MYR.
• Januar 2025: Einführung der elektronischen Rechnungsstellung für Steuerzahler mit einem Umsatz von mehr als 25 Millionen MYR.
• Juli 2025: Die elektronische Rechnungsstellung wird für alle Unternehmen obligatorisch.

Zu beachten ist, dass die Termine für B2C-Transaktionen über elektronische Quittungen noch nicht bekannt gegeben wurden.

E-Invoicing-Prozess in Malaysia Schritt für Schritt

In Malaysia gibt es keine Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung - keine Anforderungen an die Infrastruktur, das Format oder die elektronische Unterschrift. Die einzige Bestimmung ist, dass beide Parteien der Verwendung elektronischer Rechnungen zustimmen müssen. Dieses Verfahren wird sich jedoch ändern, sobald die elektronische Rechnungsstellung in Malaysia obligatorisch wird, denn dann soll der elektronische Rechnungsprozess wie folgt aussehen.

1. Ausstellung von E-Invoices: Die Rechnung muss geeignete Angaben enthalten, einschließlich der eingetragenen Namen beider Parteien, der Rechnungsnummern und der ausgewiesenen Umsatzsteuer.
2. Konvertierung von Rechnungen in XML: Das IRB verlangt, dass alle Rechnungen im XML-Format geprüft werden. Die Aussteller können Rechnungen direkt im XML-Format erstellen. Wenn der Empfänger jedoch nicht über die Infrastruktur zum Empfang von XML-Dateien verfügt, muss der Aussteller die Rechnung möglicherweise in das PDF- oder Microsoft Word-Format konvertieren.
3. Überprüfung und Freigabe: Der Aussteller sendet die Rechnung an die API des IRB, um die Freigabe zu erhalten.
4. Anbringung eines QR-Codes: Unternehmen müssen allen elektronischen Rechnungen einen QR-Code beifügen, bevor sie diese an den jeweiligen Empfänger senden. Der QR-Code sollte zur Rechnung auf der IRB-Website verlinken, damit der Empfänger überprüfen kann, ob das Dokument den neuen gesetzlichen Vorgaben entspricht.
5. Versenden der Rechnung an den Empfänger: Die Rechnung kann über den PEPPOL-Kanal versandt werden. Das myTax-Portal wird ebenfalls zur Verfügung stehen, um die manuelle Ausstellung und den Empfang von elektronischen Rechnungen zu ermöglichen.
6. Archivierung: Die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist für elektronische Rechnungen beträgt sieben Jahre. Die Aufbewahrung im Ausland ist mit Genehmigung des Generaldirektors der Königlich Malaysischen Zollbehörde zulässig.

Strategieplan für die obligatorische elektronische Rechnungsstellung in Malaysia

Die beste Vorgehensweise für Unternehmen, die in Malaysia tätig sind, besteht darin, den entsprechenden Umsetzungstermin zu ermitteln. Der Zeitplan sollte als Grundlage für eine interne Vorbereitungsstrategie dienen. Beginnen Sie damit, die Anforderungen und die Infrastruktur Ihres Unternehmens zu prüfen, um festzustellen, ob Sie in der Lage sind, elektronische Rechnungen im Einklang mit den kommenden Vorschriften zu erstellen. Ziehen Sie die Integration einer technologischen Lösung in Betracht, die den Empfang und die Übermittlung von Rechnungen erleichtert und die ständige Einhaltung der sich entwickelnden globalen Rechnungsgesetze gewährleistet – genau das sind mitunter die Vorteile von E-Invoicing mit Comarch als erfahrenen Partner.

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