Die digitale Transformation in Deutschland: Der Übergang zur obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung
Im Herzen Europas durchläuft Deutschland einen bedeutenden Wandel: weg von papierbasierten Rechnungen, hin zu einer obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung, die auf B2B-Transaktionen zugeschnitten ist. Im Zuge der Gesetzesänderungen wird Deutschland nicht nur den rechtlichen Rahmen für die elektronische Rechnungsstellung, sondern vor allem ein entscheidendes Element der umfassenden nationalen Digitalisierungsstrategie für die Wirtschaft schaffen.
Die Welle der Verpflichtungen zur elektronischen Rechnungsstellung in Europa steigt an
Der Trend im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung ist unübersehbar in Europa angekommen. Immer mehr Länder nähern sich der Einführung obligatorischer E-Invoicing- und E-Reporting-Systeme. Diese Entwicklungen in der Gesetzgebung läuten nicht nur eine neue Ära der wirtschaftlichen Digitalisierung ein, sondern bieten den Steuerbehörden auch einen erheblichen Vorteil bei der wirksamen Bekämpfung von Steuerbetrug.
Für diejenigen, die in EU-Ländern tätig sind, in denen die Rechnungsstellung digitalisiert wird, oder die mit Geschäftspartnern in solchen Regionen zusammenarbeiten, ist eine proaktive Vorbereitung auf die Einhaltung der Vorschriften von größter Bedeutung. Andernfalls drohen kostspielige Strafen für das Nichteinhalten der Verpflichtungen. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, sich sowohl mit den aktuellen als auch mit den bevorstehenden Rechnungsstellungsvorschriften vertraut zu machen, um sich in dieser wechselhaften Rechtsumgebung zurechtzufinden.
Deutschlands E-Invoicing Transformation – eine Einführung
Das deutsche Finanzministerium hat bereits vor zwei Jahren die Notwendigkeit der Digitalisierung als Mittel zur wirksameren Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs erkannt. Derzeit wird in Deutschland der Übergang zur verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung im Business-to-Business-Bereich (B2B) bewusst vollzogen. Gleichzeitig laufen die parlamentarischen Beratungen über ein Gesetz zur Stärkung der deutschen Wirtschaft. Dieses Gesetz umfasst verschiedene Initiativen zur Digitalisierung und zusätzliche Unterstützung, insbesondere in Bezug auf klimarelevante Themen. Insgesamt sind diese Bemühungen Teil einer umfassenderen Strategie, die darauf abzielt, den Rechnungsstellungsprozess zu digitalisieren.
In der Anfangsphase liegt der Schwerpunkt dieser Strategie nicht ausschließlich auf der Bekämpfung von Steuerbetrug. Es ist jedoch zu erwarten, dass ein Ansatz vergleichbar mit dem, der vor einigen Jahren in Italien erfolgreich umgesetzt wurde, zum Tragen kommt, wenn in Deutschland die ViDA-Initiative und die Einführung der grenzüberschreitenden Berichterstattung in Mitteleuropa voranschreitet. Diese strategische Ausrichtung spiegelt das Engagement Deutschlands wider, finanzielle Diskrepanzen zu bekämpfen und die Integrität grenzüberschreitender Finanztransaktionen zu gewährleisten.
Es ist zu beachten, dass das weitere Vorgehen hinsichtlich des Gesetzgebungsprozesses rund um die E-Rechnung in Deutschland aktuell nicht klar definiert ist. Die folgenden Informationen beziehen sich auf den aktuellen Stand und können kurzfristig Änderungen unterliegen.
Tragweite der Verpflichtung und Übergangsphasen
Die Ära der Papierrechnungen neigt sich in Deutschland dem Ende zu. Für bestehende EDI-Rechnungen (Electronic Data Interchange) gilt eine Übergangsfrist von etwa drei Jahren.
Das vorgesehene System bezieht sich auf alle inländischen B2B-Rechnungen, wodurch Unternehmen nur verpflichtet werden, elektronische Rechnungen zu senden, wenn der Empfänger ein anderes deutsches Unternehmen ist. In der Übergangsphase gibt es noch keine strengen Vorgaben in Bezug auf die Umwandlung oder Übermittlung von elektronischen Rechnungen, sodass diese flexibel gehandhabt werden kann – auch wenn der Versand per E-Mail möglicherweise nicht die optimale Wahl ist. Die Entwicklung des Peppol-Netzes verspricht in diesem Zusammenhang potenzielle Verbesserungen in der Zukunft.
ViDA-Initiative und grenzüberschreitende Berichterstattung
Die ViDA-Initiative, deren Umsetzung für 2028 geplant ist, unterstreicht das Engagement der europäischen Regierung für ein grenzüberschreitendes Meldesystem zur Bekämpfung des Mehrwertsteuerbetrugs im grenzüberschreitenden Geschäftsverkehr. Diese Initiative erstreckt sich auch auf die Einführung eines digitalen Meldesystems für inländische Rechnungen und ist strategisch auf die umfassenderen Bemühungen zur Bekämpfung des Steuerbetrugs sowohl im grenzüberschreitenden als auch im inländischen Bereich abgestimmt.
Fristen und Einhaltungsplan
Zu den wichtigsten Terminen gehört der 1. Januar 2025. Ab diesem Datum soll die Papierrechnung schrittweise abgeschafft werden und Unternehmen müssen dann in der Lage sein, elektronische Rechnungen in den Formaten der CEN-Norm 16931 zu empfangen, wobei verschiedene XML-Strukturen in Betracht kommen. Die Rechnungsempfänger werden nicht mehr die Möglichkeit haben, die Rechnung abzulehnen, da der Vorrang von Papierrechnungen nicht mehr gilt.
Ab dem 1. Januar 2027 soll der Versand elektronischer Rechnungen in Deutschland für größere Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro zur Pflicht werden. Außerdem werden die betreffenden Unternehmen ab diesem Datum verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen.
Ab dem 1. Januar 2028 wird das B2B-Mandat auf alle anderen Unternehmen ausgedehnt, was voraussetzt, dass die Unternehmen fähig sind, elektronische Rechnungen ausschließlich im Format der CEN-Norm 16931 zu empfangen und auszustellen.
Im Vorgriff auf künftige Entwicklungen ist Deutschland bereit, ein digitales Meldesystem einzuführen, wie es in anderen europäischen Ländern bereits eingeführt wurde. Das CTC-System für kontinuierliche Transaktionskontrollen (Continuous Transaction Controls) soll sowohl für inländische als auch für grenzüberschreitende Rechnungen eingeführt werden.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ab 2025 zwar der Versand und der Empfang von Papierrechnungen unter bestimmten Bedingungen weiterhin zulässig ist, die künftige Ausrichtung jedoch eindeutig die elektronische Rechnungsstellung als vorherrschende Methode begünstigt.
Übergang zu anderen Formaten: CEN-Norm 16831 und mehr
Der Rundumblick zeigt, dass sowohl papierbasierte als auch andere EDI-Formate bis zum 1. Januar 2028 abgeschafft werden sollen. Im Inlandsverkehr muss jedes deutsche Unternehmen für den Empfang elektronischer Rechnungen ausgerüstet sein und die Rechnungssteller ermächtigen, den E-Invoicing-Prozess einzuleiten.
In Bezug auf die CEN-Norm 16931 gehört zu den zulässigen Formaten auch die XRechnung, das offizielle deutsche Rechnungsstellungsformat. Seine Kompatibilität mit den Peppol-Bis-Nachrichten, insbesondere in der neuesten Version, gewährleistet eine kontinuierliche Kompatibilität mit allen anderen Formaten.
Die amtliche Gesetzgebung wird Formate zulassen, die sich an der CEN-Norm 16931 orientieren. Der Austausch von EDIFACT-Nachrichten wird weiterhin möglich sein, abhängig von der genauen deutschen Auslegung der EN 16931 Standards.
Die Umsetzung der CEN-Norm 16931 und ihre Auswirkungen auf die Rechnungsstellung
Die Norm EN 16931, eine Initiative unter Federführung der EU, schreibt den elektronischen Rechnungsaustausch mit Behörden vor und wurde entsprechend in lokales Recht umgesetzt. Die meistverbreitete Variante ist in Deutschland als XRechnung bekannt. Die Norm bestimmt zentrale Rechnungsformate (Core Invoice) und Pflichtdatenfelder, die als Datenmodell CIUS auf Deutschland und andere Länder ausgeweitet wurden. Das deutsche CIUS ist theoretisch von der XRechnung beeinflusst.
Die komplexen Realitäten des internationalen Dokumentenaustauschs
Für Unternehmen, die grenzüberschreitend Dokumente austauschen, ist das Verständnis und die Integration der unterschiedlichen Anforderungen von größter Bedeutung. Die Komplexität, die sich aus den unterschiedlichen Infrastrukturen und Formaten ergibt, wie sie in Italien zu beobachten ist und in Frankreich erwartet wird, macht deutlich, dass Unternehmen diese Herausforderungen für einen reibungslosen globalen Handel meistern müssen.
Maßgeschneiderte Lösungen zur Sicherstellung Ihrer Compliance
Comarch bietet maßgeschneiderte Lösungen angepasst an spezifische Geschäftsanforderungen und Partnerländer. Durch Voranalysen und erfahrungsbasierte Empfehlungen von Comarch wird sichergestellt, dass Unternehmen E-Rechnungen international austauschen können und dabei die verschiedenen Vorschriften einhalten. Ein umfassender Support und Comarchs globales Netzwerk ermöglichen Ihnen einen nahtlosen Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung.
Darüber hinaus ist die Verbindung zu allen Geschäftspartnern in ausgewählten Regionen leicht sicherzustellen, indem Comarchs vielfältige bestehende Verbindungen genutzt werden. Unternehmen erhalten umfassende Unterstützung und einen Überblick über jedes Land. Die Einhaltung der unterschiedlichen Vorschriften ist von entscheidender Bedeutung wobei die E-Invoicing-Plattform von Comarch wertvolle Vorteile bietet.
