8 Tipps, was Sie bei KSeF beachten müssen: Checkliste für die elektronische Rechnungsstellung in Polen

In den nächsten Wochen soll ein neuer Gesetzentwurf für das nationale System für elektronische Rechnungen KSeF vorgelegt werden – dies ist das Ergebnis der Konsultationen des polnischen Finanzministeriums mit den Wirtschaftsakteuren. Auch wenn die Gesetzesbestimmungen noch nicht final sind, ist mit großer Wahrscheinlichkeit davon auszugehen, dass die elektronische Rechnungsstellung mittels KSeF (Krajowy System e-Faktur) und somit auch das sog. Clearance-Verfahren in Polen bereits ab 2024 zur Pflicht werden. Das Clearance-Verfahren setzt sich als globaler Trend in immer mehr Ländern durch.

Die E-Invoicing-Revolution ist in vollem Gange. In Polen wird das Clearance-Modell bereits 2024 zur Pflicht. Das Clearance-Verfahren setzt sich als globaler Trend in immer mehr Ländern durch. 

Um Ihnen die Vorbereitung auf KSeF zu erleichtern, haben wir mehrere hilfreiche Tipps zusammengestellt. Die folgenden Punkte helfen Ihnen dabei, die neuen gesetzlichen Anforderungen an den elektronischen Dokumentenaustausch in Ihrem Unternehmen schnell und reibungslos umzusetzen.

1. Behalten Sie wichtige Fristen im Blick

Ab wann muss Ihr Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu erstellen?

Auch wenn diese Angabe noch nicht offiziell bestätigt wurde, soll die für den 1. Januar 2024 geplante KSeF-Einführung auf den 1. Juli 2024 verschoben werden. Heißt es, dass die Maßnahmen zur KSeF-Einführung vorübergehend pausiert werden sollen? Dies würden wir definitiv nicht empfehlen. Denn vor der Umsetzung müssen mehrere wichtige Angelegenheiten erledigt werden, die sich als zeitaufwendiger als ursprünglich vermutet entpuppen können.

2. Die elektronische Signatur und das elektronische Siegel sind für die Nutzung von KSeF unabdingbar 

Hat Ihr Unternehmen noch keine elektronische Signatur und kein elektronisches Siegel, sollten Sie sich zeitnah darum kümmern, ansonsten werden Sie sich im KSeF-System nicht authentifizieren können. Zudem können Sie dadurch zahlreiche weitere Angelegenheiten schneller und einfacher erledigen.

3. Stellen Sie ein unternehmensinternes Implementierungsteam zusammen

Die KSeF-Thematik betrifft nicht nur die für die Finanzbuchhaltung zuständige Abteilung. Unsere Erfahrung zeigt, dass es sich durchaus lohnt, IT-Vertreter sowie für Bereiche wie Partnerbeziehungen und Logistik zuständige Mitarbeiter ins Boot zu holen. Die Zusammensetzung eines KSeF-Implementierungsteams ist in jedem Unternehmen anders und hängt von seiner Struktur und der Art seiner Geschäftstätigkeit ab. Überlegen Sie, welche Personen an dieser Aufgabe mitwirken sollen.

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl der künftigen Teammitglieder folgende Kriterien:

• Wer wird von den durch KSeF herübergeführten Änderungen betroffen sein?
• Mit welchen Problemen haben diese Personen in ihrem Geschäftsalltag zu tun?
• Was ist ihr aktueller Wissenstand zu den KSeF-Anforderungen?

4. Analysieren Sie die aktuellen Rechnungsstellungsprozesse

Schauen Sie sich genau an, wie die Rechnungen in Ihrem Unternehmen aktuell übermittelt und empfangen werden. Die wichtigen Fragestellungen dazu sind:

• Wie viele Rechnungen werden in Ihrem Unternehmen versendet?
• Wie viele Rechnungen werden empfangen?
• Wie häufig erfolgt der Versand? Lassen sich beim Versand saisonbedingte Schwankungen erkennen?
• Mit wie vielen Geschäftspartnern arbeiten Sie zusammen?
• Welche Aufgaben sind wiederkehrend und fallen am häufigsten an?
• Welche Aufgaben bringen keinen Mehrwert und könnten automatisiert werden?
• Weiß Ihr Team, wie eine elektronische Rechnung auszusehen hat, welche Felder erforderlich sind und welche nicht? 

5. Prüfen Sie die eingesetzten Technologien und Tools 

Bevor Sie Gespräche mit einem potentiellen KSeF-Dienstleister aufnehmen, sollten Sie die in Ihrem Unternehmen bereits eingesetzten Tools und Systeme genauer unter die Lupe nehmen. Dies ist ein sehr wichtiger Aspekt, denn diese Systeme können Daten in einem Format generieren, das von KSeF nicht akzeptiert wird. Folgende Fragen helfen Ihnen dabei:

• Über welche Tools/Systeme werden die Rechnungen derzeit erstellt und übermittelt?
• Wie viele Buchhaltungssysteme sind in Ihrem Unternehmen im Einsatz?
• In welchem Format werden die Daten durch die Systeme generiert? Sind Sie in der Lage, die offiziellen Formatvorgaben der Steuerbehörden zu erfüllen?
• Hat Ihr jetziger ERP-Anbieter vor, sein System mit KSeF zu integrieren? Wenn ja, unterstützt er die erforderlichen Formate und bietet er zusätzliche Funktionen an, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind?

6. Betrachten Sie KSeF aus einer breiteren Geschäftsperspektive 

Bei der Einführung von KSeF sollte man sich für eine Lösung entscheiden, die das gesamte Unternehmen und nicht nur einen einzelnen Standort (im Falle von KSeF den polnischen) längerfristig und zuverlässig unterstützt. Unterhält Ihr Unternehmen weltweite Standorte, sollten Sie wissen, dass den polnischen ähnliche E-Invoicing-Vorgaben auch in zahlreichen anderen Ländern in Kraft treten (weitere Informationen dazu finden Sie auf unserer KSeF-Website).

Die einzelnen Anforderungen können jedoch von Land zu Land abweichen. Zudem sollten Sie im Hinterkopf behalten, dass ein plötzlicher Anstieg der elektronisch zu übermittelnden Dokumente in Ihrem Unternehmen, z. B. aufgrund einer steigenden Anzahl an Aufträgen oder der Übernahme eines anderen Unternehmens, zu Problemen durch die unzureichende Systemskalierbarkeit führen kann.

Um für eine solche Situation gewappnet zu sein, sollten Sie bereits jetzt auf eine Lösung setzen, in der eine flexible Prozessanpassung möglich ist bzw. die sich reibungslos mit Anwendungen weiterer, auch international tätigen Konzernunternehmen integrieren lässt, ohne dass jedes Mal entsprechende Systeme neu eingeführt werden müssen. Mithilfe folgender Fragen können Sie besser beurteilen, ob Ihr Unternehmen von solchen Problemen betroffen sein könnte:

• Aus wie vielen verbundenen Unternehmen besteht Ihr Konzern?
• In welchen Ländern sind die Konzernunternehmen ansässig?
• Wissen Sie, welche lokale Anforderungen in den Ländern gelten, in denen Ihr Unternehmen tätig ist?
• Verwenden die einzelnen Konzernunternehmen unterschiedliche Systeme?
• Wie agieren Ihre Geschäftspartner? Welche Daten werden von ihnen generiert? Erläutern Sie Ihren Geschäftspartnern, welche Anforderungen KSeF mit sich bringt, sodass auch sie darauf vorbereitet sind.
• Wie erfolgt die Bereitstellung von Rechnungen an Ihre ausländischen Partner, für die KSeF nicht gilt?

7. Vom Standard abweichende Anforderungen 

Womöglich versenden Ihre Geschäftspartner auch Rechnungsanhänge oder versehen ihre Rechnungen mit individuellen Nummern. Da solche Funktionen durch die von der polnischen Regierung bereitgestellte KSeF-Plattform nicht unterstützt werden, benötigen Sie dafür eine externe Lösung.

Werden in Ihrem Unternehmen individuelle Funktionen für den Rechnungsversand und -empfang benötigt, sollten Sie sich darüber Gedanken machen und zeitnah Kontakt zu einem Anbieter, der auf die Implementierung von KSeF spezialisiert ist, aufnehmen. Hier finden Sie Fragen, die Sie bei Ihrer Analyse unterstützen:

• Benötigen Sie zusätzliche Geschäftsvalidierungen?
• Verwenden Sie Anlagen?
• Welche Art der Berichte möchten Sie erstellen?

8. Finden Sie die optimale Lösung 

Egal ob allein oder mit Unterstützung eines externen Dienstleisters – Sie sollten auf jeden Fall versuchen, unter den auf dem Markt verfügbaren Lösungen diejenige zu finden, die auf Ihre Bedürfnisse optimal zugeschnitten ist.

Kleinere Firmen werden ihre Rechnungen höchstwahrscheinlich direkt über KSeF erstellen und empfangen. Unternehmen, die bereits jetzt mit KSeF integrierte Buchhaltungssysteme einsetzen, werden die Erweiterungsfunktionen der bestehenden Systeme nutzen. Für Konzerne hingegen, die europa- bzw. weltweit agieren und diverse, häufig nicht miteinander integrierte Systeme verwenden, stellt KSeF definitiv eine Herausforderung dar.

Überall dort, wo der Rechnungsumlauf zu den Kernbestandteilen eines Supply-Chain-Management-Systems gehört, kommt es vor allem auf die Zuverlässigkeit der Lösung und gut durchdachte Rechnungsstellungsprozesse an. So z. B. in der Automobilbranche, die nach dem Just-in-time-Prinzip arbeitet, dem Einzelhandel, der durch einen breiten Lieferantenstamm und ein großes Volumen auszutauschender Dokumente gekennzeichnet ist, oder der Produktionsbranche, wo ebenfalls große Dokumentenmengen anfallen und das Geschäftsmodell auf der Zusammenarbeit mit zahlreichen Lieferanten und Empfängern basiert.

Seit 20 Jahren implementiert Comarch weltweit E-Invoicing-Lösungen, darunter auch in Unternehmen, die komplexe Supply-Chain-Management-Systeme einsetzen, wie bspw. BIC, METRO, BP und Unilever. Unsere Fachleute stehen Ihnen gern für Fragen zur Verfügung und helfen Ihnen im Rahmen der KSeF-Implementierung auch gern bei der Optimierung und Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse.

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