Rumäniens Umstellung zum E-Invoicing – die 10 häufigsten Fragen und Expertenantworten
Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung in Rumänien wurde offiziell am 1. Januar 2024 umgesetzt und nun müssen alle B2B-Rechnungen über die Plattform RO e-Factura verarbeitet werden. Diese revolutionäre Umstellung ist jedoch für viele Unternehmen eine Herausforderung, da sie damit zu kämpfen haben, ihre Prozesse an die Änderungen im Steuerrecht anzupassen. Im Folgenden finden Sie 10 häufige Fragen rund um die geltende Verpflichtung zum E-Invoicing in Rumänien inklusive der Antworten unserer Legal Experten.
1. Wie funktioniert das Verfahren der elektronischen Rechnungsstellung?
Zunächst erstellt der Aussteller die elektronische Rechnung im XML-Format und folgt dabei den von den rumänischen Behörden bereitgestellten technischen Unterlagen. Anschließend wird die Rechnung an das SPV ("Virtual Private Space") übermittelt – eine Plattform, die die Kommunikation zwischen Steuerzahlern und Behörden erleichtert. Alle Aussteller, das heißt rumänische sowie ausländische Unternehmen mit einer rumänischen Mehrwertsteuernummer, müssen an das SPV angeschlossen sein. Der Aussteller lädt die Rechnung in einen bestimmten Bereich hoch, sodass RO e-Factura die XML-Datei automatisch prüfen und ihre Struktur, Syntax und Semantik verifizieren kann. Nach der Übertragung in den speziellen SPV-Bereich wird durch das System RO e-Factura eine ID-Nummer als Referenz für systemspezifische Prozesse und Vorgänge zugewiesen.
Wenn keine Fehler festgestellt werden, wird das elektronische Siegel des Finanzministeriums hinzugefügt, das den Eingang der elektronischen Rechnung im System RO e-Factura bescheinigt. Das Original, d.h. die XML-Datei zusammen mit dem elektronischen Siegel, wird im System als ZIP-Archiv zur Verfügung gestellt, um für zukünftige Steuerprüfungen archiviert zu werden.
2. Was geschieht, wenn RO e-Factura Fehler feststellt?
Im Falle von Fehlern wird die elektronische Rechnung nicht als in das System eingespeist betrachtet. Stattdessen erhält der Aussteller eine XML-Datei mit den festgestellten Fehlern und eine ZIP-Datei mit dem elektronischen Siegel des Finanzministeriums, die Einzelheiten zu den Fehlern enthält. Um die Situation zu bereinigen, muss der Aussteller die Fehler im "Rechnungsentwurf" korrigieren und die aktualisierte XML-Datei hochladen. Nur wenn keine weiteren Fehler mehr vorhanden sind, gilt die Rechnung als ausgestellt. Dieses Verfahren ist die einzige Möglichkeit, eine Rechnung zu korrigieren, bevor sie in das System RO e-Factura hochgeladen wird.
Sobald das Finanzministerium eine Rechnung durch das Siegel validiert hat, wird sie an das System übermittelt.
3. Können elektronische Rechnungen für den Vorsteuerabzug verwendet werden?
Ab dem 1. Juli 2024 können nur noch Rechnungen, die aus dem System RO e-Factura heruntergeladen wurden, für den Vorsteuerabzug verwendet werden. Liegt dem Begünstigten eine andere Rechnung vor als die aus dem amtlichen System heruntergeladene, so kann diese nicht in den Aufzeichnungen erfasst werden und die Steuerbehörden sind gezwungen, den Vorsteuerabzug zu verweigern. Darüber hinaus droht dem Begünstigten eine Geldstrafe in Höhe von 15 % des in der Rechnung angegebenen Vorsteuerbetrages.
4. Wie können Sie eine technisch korrekte Rechnung korrigieren?
Das System RO e-Factura ist so konzipiert, dass es die Semantik und logische Struktur einer Rechnung überprüft. Somit kann es passieren, dass Rechnungen, die versehentlich an den falschen Empfänger gesendet wurden, als korrekte Rechnungen verarbeitet werden. Um dies zu bereinigen muss der Rechnungssteller eine Gutschrift für die ursprüngliche Rechnung erstellen, diese in das System hochladen und dann die ursprüngliche Rechnung an den richtigen Empfänger ausstellen. Bei diesem Vorgang werden drei Dokumente erstellt, wobei die Rückverfolgbarkeit zwischen diesen Dokumenten entscheidend ist.
Dasselbe Prinzip gilt für Rechnungen, die zwar technisch korrekt sind, aber Fehler in den Preisen oder anderen Angaben enthalten.
5. Was können Sie mit einer nicht akzeptierten Rechnung tun?
Wenn eine auf den richtigen Kunden ausgestellte Rechnung nicht akzeptiert wird, muss der Aussteller zunächst die Gründe dafür feststellen. Bei abgelehnten Rechnungen erhält der Aussteller eine Fehlermeldung in Form einer ZIP-Datei, in der die Fehler aufgeführt sind.
Nach Feststellung und Korrektur sollte der Aussteller die Rechnung erneut in das System hochladen. Es ist wichtig zu beachten, dass nicht akzeptierte Rechnungen keine Referenznummer erhalten.
6. Was ist, wenn der Kunde die elektronische Rechnung nicht akzeptiert?
In Fällen, in denen Kunden ausgestellte Rechnungen wegen schlechter Qualität oder aus anderen Gründen nicht akzeptieren, muss der Lieferant eine Gutschrift mit der Menge der Waren ausstellen. Anschließend muss die korrekte Rechnung erneut ausgestellt werden, die vom Kunden akzeptiert werden sollte. Wichtig ist, dass das der Prozess im System unabhängig davon bleibt, ob der Kunde die Rechnung akzeptiert oder nicht. Im kommerziellen Bereich ist bei solchen Problemen eine Gutschrift der ursprünglichen Rechnung erforderlich.
7. Gilt das Mandat für die elektronische Rechnungsstellung auch für nicht gebietsansässige Unternehmen?
Ab Januar 2024 sind alle in Rumänien tätigen Unternehmen, einschließlich der nicht in Rumänien ansässigen Unternehmen mit einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in Rumänien, verpflichtet, elektronische Rechnungen zu verwenden. Die Verpflichtung für gebietsfremde Unternehmen, Rechnungen auf elektronischem Wege in das System zu übermitteln, besteht ab Juli 2024. Nach Ablauf der Schonfrist werden sowohl inländische als auch gebietsfremde Unternehmen mit denselben Geldbußen belegt.
Es ist auch erwähnenswert, dass ausländische Unternehmen nicht verpflichtet sind, das System für die Meldung von elektronischen Rechnungen zu nutzen, wenn sie keine rumänische MwSt-Nummer haben.
8. Welche Vorschriften gelten für die Archivierung von Rechnungen in Rumänien?
E-Rechnungen müssen mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Dazu müssen Archivdateien aus dem System RO e-Factura heruntergeladen, intern aufbewahrt und den Behörden bei einer Prüfung vorgelegt werden.
9. Müssen Rechnungen während der Karenzzeit hochgeladen werden?
Die Verwaltung von Rechnungen, die während der Schonfrist verschickt werden sollten, stellt einige Herausforderungen dar. Obwohl zwischen Januar und dem 31. März 2024 keine Bußgelder fällig werden, wird empfohlen, die Rechnungen vor Ablauf der Schonfrist in das System hochzuladen, um mögliche Strafen zu vermeiden. Da das Gesetz nicht eindeutig ist, ist es ratsam, alle Rechnungen hochzuladen.
Darüber hinaus ist es von entscheidender Bedeutung, sich über rechtliche Änderungen in Rumänien auf dem Laufenden zu halten, einschließlich offizieller Mitteilungen, da die Steuerverwaltung kurzfristig neue Vorschriften einführen kann, die sich möglicherweise auf die Prozesse zur Rechnungsbearbeitung auswirken.
10. Können Sie ein in RO e-Factura integriertes Drittsystem verwenden?
Ja, ein geeignetes Tool für diesen Zweck ist Comarch EDI. Diese Plattform ist für den Austausch von Rechnungen über RO e-Factura unter Verwendung des XML-Dateiformats konfiguriert, das mit verschiedenen anderen Formaten kompatibel ist. Comarch EDI überwacht Unterbrechungen in der Systemverfügbarkeit der Regierung und bietet Geschäftsvalidierungen. Darüber hinaus erfüllt es die Anforderungen für den elektronischen Dokumentenaustausch in über 60 Ländern.
Für weitere Fragen rund um die elektronische Rechnungsstellung in Rumänien und anderen Ländern steht Ihnen unser Legal & Consulting Team gern zur Verfügung:
