Wie sich Produktdaten digitalisieren und optimieren lassen

Im Hinblick auf Produktdaten kämpfen viele Unternehmen mit denselben Problemen: Daten liegen dezentral in verschiedensten Abteilungen, in verschiedensten Formen und niemand ist übergreifend zuständig. Außerdem werden aufgrund der uneinheitlichen Datenlage Reportings erschwert. Dabei können IT-Lösungen hier Abhilfe schaffen. Das wissen nur viele Unternehmen nicht. Aus Datensilos – wie in der Abbildung bei Level 1 zu sehen – werden dann koordinierte Netzwerke, die strukturierte Daten unternehmensweit austauschen.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen eine Strategie auf, um Ihr Produktdatenmanagement zu professionalisieren und einen Wettbewerbsvorteil zu generieren.

1. Ausgangssituation und Herausforderungen

Die Sender von Produktdaten können Hersteller, Lieferanten oder Großhändler sein. Mitarbeiter dieser Unternehmen wenden häufig viel Zeit für die Aufbereitung der Produktdaten für verschiedene Märkte, Empfänger und Vertriebskanäle auf. Ihre vorhandenen ERP-Systeme sind oftmals nicht ausreichend, um alle relevanten Daten für sämtliche Empfänger und Märkte zu erfassen. Die Empfänger ihrerseits haben unter Umständen spezielle Anforderungen an die Produktdaten und hinterfragen sämtliche unklare Angaben. Um ihren manuellen Arbeits- und Zeitaufwand zu reduzieren, fordern sie zudem gern die Übermittlung der Daten in strukturierter Form direkt in ihr IT-System.

Empfänger von Produktdaten können Einzel- und Großhändler, Endkunde oder Marktplätze sein. Dabei beziehen die verschiedenen Unternehmen die Produktkarten in unterschiedlichen Formaten: PDF, Liste, Excel-Datei, EDI-Daten. In der Folge müssen Mitarbeiter die gelieferten Daten zeitaufwendig in das jeweilige IT-System einpflegen. Die übermittelten Daten sind zudem häufig unklar oder unvollständig, was zusätzliche Kommunikation erforderlich macht. Des Weiteren benötigen bestimmte Abteilungen wie Logistik und Marketing Informationen, die über die Standardproduktdaten hinausgehen. Sie geben zwar entsprechende Richtlinien vor, doch werden diese von den Lieferanten meist nicht befolgt. Und auch auf der Empfängerseite sind die vorhandenen ERP-Systeme häufig unzureichend, um alle relevanten Daten für sämtliche Märkte zu erfassen. Produktkarten werden schnell zu umfangreich und komplex, um problemlos mit ihnen arbeiten zu können.

2. Die Lösung

Grundsätzlich kennen Hersteller und Lieferanten die Produktdaten am besten und sollten in der Lage sein, ihren Kunden diese Daten vollständig, korrekt, strukturiert und in aktueller Fassung bereitzustellen. Dies kann sogar wettbewerbsentscheidend sein, denn Lieferanten, die qualitativ hochwertige Produktdaten liefern, werden nachweislich von Kunden bevorzugt.

Es wird also ein Tool benötigt, das einen effektiven Kommunikationskanal zwischen Datensender und Datenempfänger schafft. Die Sender müssen genau wissen, welche Daten rechtlich im jeweiligen Land gefordert sind und welche spezifischen Anforderungen ein bestimmter Kunde hat. Ein entsprechender Überblick kann als Webformular oder als automatische Validierungen im Falle von EDI bereitgestellt werden.

3. Effizienter digitaler Austausch von Produktdaten

Das Comarch MDM-System dient der zentralen Datenerfassung und vereint dabei die verschiedenen Datensilos aus der eigenen Unternehmensumgebung sowie aus den Systemen der Geschäftspartner. Doch wie funktioniert das? Im Folgenden sehen wir uns mehrere Anwendungsfälle an: manuelle und semi-manuelle Einträge sowie EDI-gestützte Datenflüsse.

3.1 Der Kernprozess

Grundlage aller Prozesse ist der MDM-Datenpool mit seiner Webschnittstelle. Ein Datensender meldet sich auf der Website an und erstellt anschließend ein neues Produkt. Hierfür wählt er zunächst einige Faktoren aus, die bestimmen, welche Informationen anzugeben sind und welche Regeln für die einzugebenden Werte gelten.

Nach Auswahl dieser Faktoren öffnet MDM eine übersichtliche, leere Produktkarte, die alle für die eingegebenen Produktfaktoren relevanten Informationen abfragt. Pflichtfelder sind dabei als solche markiert. Jedes Feld verfügt zudem über einen Hilfetext, in dem genau dargelegt ist, welche Daten einzugeben sind und welche Regeln hierbei gelten (z. B. Zeichenbegrenzung). Diese Regeln sind sehr wichtig, da sie verhindern, dass der Sender falsche Daten eingibt. So werden beispielsweise alle Gewichtsangaben von Produkten und Verpackungen sowie Preise mit Steuern, Transportgebühren usw. entweder automatisch berechnet oder vom System überprüft. Um Zeit zu sparen, kann eine Produktkarte kopiert und für einen anderen Markt veröffentlicht werden. In diesem Fall müssen lediglich die Informationen ergänzt werden, die für diesen Markt erforderlich, aber in der ursprünglichen Karte nicht enthalten sind. Analog kann bei Produktaktualisierungen vorgegangen werden.

Der Empfänger wiederum kann einen einfachen Workflow oder einen komplexen Workflow mit mehreren Abteilungen umsetzen, um zu kontrollieren, wer bestimmte Werte wie Marketingbeschreibungen oder SEO-Schlüsselwörter in den eingehenden Produktkarten ändern oder hinzufügen darf. Natürlich ist es auch möglich, Korrekturanfragen zu stellen oder Fragen im Rahmen einer Chatfunktion zu klären. Wenn gewünscht, können selbst Preisverhandlungen über MDM geführt werden. Entsprechende Informationen lassen sich ebenso als Datenanreicherung aus integrierten EDI-, ERP- oder anderen IT-Systemen übernehmen.

Zu guter Letzt erreichen die Produktinformationen das gewünschte IT-System des Empfängers. Neben ERP- und Materialwirtschaftssystem kann dies ein Onlineshop, ein PIM oder jedes andere vom Empfänger genutzte Tool sein. Da die Daten in strukturierter Form geliefert werden, ist kein manueller Aufwand mehr erforderlich. Und dank der vorangegangenen Prüfungen ist sichergestellt, dass nur vollständige, korrekte und aktuelle Daten in die internen Systeme gelangen.

Sowohl Datensender als auch Datenempfänger können jederzeit auf das MDM-System zugreifen und aktuelle sowie alte Produktkarten, Protokolle und Kommunikationsverläufe einsehen. Die Aufzeichnungen der Produktdaten können sogar genutzt werden, um Ausschreibungen durchzuführen und neue Artikel zu beschaffen.

3.2 Sonderfälle

Während kleine und mittelständische Unternehmen sehr darauf bedacht sind, die Wünsche ihrer Kunden zu erfüllen, und daher der Nutzung eines MDM-Systems positiv gegenüberstehen, kann diese für sehr große und Single-Source-Lieferanten eine Belastung darstellen. Daher besteht die Möglichkeit, deren Produktdaten über die Integration mit bestehenden Datenpools wie z. B. GDSN zu beziehen. Alternativ kann eine Integration mit dem IT-System des Senders eingerichtet werden. Dann muss nur bei fehlenden oder fehlerhaften Daten eine Anmeldung in MDM erfolgen oder ggf. eine korrigierte Produktkarte gesendet werden.

Sehr kleinen Lieferanten wiederum fällt es unter Umständen schwer, den Anforderungen gerecht zu werden. Für sie muss das MDM-System selbsterklärend und sehr einfach zu bedienen sein. Abhilfe kann hier natürlich eine Schulung durch den Systemanbieter schaffen. Sollen Produktbilder bereitgestellt werden, ist es möglich, diesen Lieferanten Zugriff auf eine externe Fotodatenbank zu gewähren.

Ein Datensender, der MDM nutzt, kann seine Produktdaten auch anderen, von seinen Kunden verwendeten Datenpools (wie GDSN) zur Verfügung stellen.

Für jeden Anwendungsfall gibt es eine passende Lösung.

4. Wie ist vorzugehen?

In diesem Artikel haben wir nur einen Bruchteil der technischen Möglichkeiten vorgestellt; es gäbe noch wesentlich mehr Erwähnenswertes. Bevor wir jedoch weiter ins Detail gehen, empfehlen wir interessierten Unternehmen die Einrichtung eines internen Expertenteams und die Abstellung eines Prozessverantwortlichen. Wie die einleitende Abbildung zu diesem Artikel gezeigt hat, ist häufig noch kein zentrales Produkt- oder Stammdatenteam vorhanden und die Informationen sind über verschiedene Abteilungen verteilt. Daher beginnt jedes Projekt mit der Zuweisung von Rollen und Verantwortlichkeiten. Anschließend ist es die Aufgabe des neuen Teams, die Stakeholder, Abteilungen und IT-Systeme zu ermitteln, die an den aktuellen Prozessen beteiligt sind, und deren Vorgehen nachzuvollziehen. Erst danach kann die Anforderungsanalyse für ein MDM-Tool beginnen.

Ein qualifizierter Anbieter wird Ihnen aufzeigen, welche Möglichkeiten es für die Digitalisierung der spezifischen Anwendungsfälle und Prozesse Ihres Unternehmens gibt. Daher ist es ratsam, während der Anbieteranalyse die Beratungs- und Projekterfahrung des Anbieters im Hinblick auf die eigenen Herausforderungen zu nutzen. Da die Einführung eines MDM-Tools zumeist mit der Erstellung vollkommen neuer Prozesse einhergeht, sollten Sie die Durchführung einer Machbarkeitsstudie oder die stufenweise Einführung der MDM-Funktionen in Erwägung ziehen. So können Sie Ihre Entscheidungen überprüfen und das MDM-System optimal nutzen.

Wenn Sie in der Anfangsphase Ihrer Überlegungen zur Einführung eines MDM-Systems Unterstützung benötigen, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Gern beantworten wir Ihre Fragen und stehen auch für Workshops zur Verfügung. Mehr Informationen finden Sie hier.