Dialog statt Klicks: Wie KI-Assistenten den Umgang mit ERP transformieren

Komplexe Geschäftsprozesse effizient verwalten - das ist eine der großen Herausforderungen für Unternehmen in der heutigen Zeit. ERP-Systeme sind dabei essenziell, doch ihre Nutzung gestaltet sich aufgrund hoher Komplexität oft als schwierig und zeitaufwendig.

Der Einzug von KI-Assistenten in ERP-Systeme bringt eine neue Dimension der Effizienz und Benutzerfreundlichkeit, die insbesondere durch die Nutzung von generativer Künstlicher Intelligenz möglich wird.

Mit dem System ‚sprechen‘

Traditionelle ERP-Systeme sind oft kompliziert in der Bedienung und erfordern lange Einarbeitungszeiten. Mit KI-Assistenten können Nutzer in natürlicher Sprache mit der Software interagieren, quasi mit dem System „sprechen“. Das Prinzip des Dialogs ist spätestens seit Aufkommen von Sprachassistenten wie Siri, Alexa und Co in den Alltag vieler Menschen übergegangen. KI-Assistenten in ERP-Systemen verstehen nicht nur einfache Anfragen, sondern erkennen auch den Kontext und liefern hilfreiche Antworten. Damit werden Routineaufgaben erleichtert und die Nutzung der Software für alle User – unabhängig ihrer Erfahrung – effizienter gestaltet.

Automatisierung und effiziente Steuerung

KI-Assistenten eröffnen neue Möglichkeiten zur Automatisierung von Prozessen. Über Sprachbefehle lassen sich beispielsweise neue Datensätze anlegen, bestehende aktualisieren oder komplexe Aktionen ausführen. Dadurch können Mitarbeitende zeitraubende, wiederkehrende Aufgaben delegieren und sich stärker auf strategische Tätigkeiten konzentrieren.

Verbesserte Datenanalyse durch Dialog

Die Analyse von Geschäftsdaten ist ein zentraler Bestandteil von ERP-Systemen. Während herkömmliche Tools auf vordefinierte Berichte beschränkt sind, ermöglichen KI-Assistenten eine explorative Datenanalyse. Nutzer können spezifische Fragen stellen – etwa zur Performance eines Produktes – und erhalten sofort Antworten. Moderne Systeme bieten zusätzlich die Möglichkeit, Ergebnisse in anschaulichen Diagrammen zu visualisieren.

Weniger IT-Supportaufwand und Entlastung im Unternehmen

Durch die Einführung von KI-Assistenten sinkt der Bedarf an IT-Support erheblich. Mitarbeitende können viele Fragen direkt an die KI richten, anstatt sich an die IT-Abteilung zu wenden. Dies schafft Freiräume für IT-Teams, die sich auf strategische Innovationen und die Weiterentwicklung und Wartung der Unternehmens-IT konzentrieren können.

Doch nicht nur IT-Abteilungen können hier entlastet werden: auch andere Unternehmensbereiche profitieren beispielsweise von verkürzten Einarbeitungszeitenneuer User. KI-Assistenten bieten umfangreiche Hilfestellungen und können Abhilfe insbesondere bei deskriptiven Fragestellungen leisten.

Comarch ChatERP: Ein Beispiel moderner KI im ERP-Bereich

ChatERP ermöglicht eine intuitive, mehrsprachige Interaktion mit dem ERP-System und integriert sich nahtlos in die Benutzeroberfläche. Dabei stellt der Assistent nicht nur Anweisungen und Hilfestellungen bereit, sondern kann durch ein speziell entwickeltes Architekturmodell auch Compliance-Aspekte wie Berechtigungen sicherstellen. So können Unternehmen schneller auf Marktveränderungen reagieren, ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern und gleichzeitig den Arbeitsalltag ihrer Mitarbeitenden spürbar erleichtern.

Strategien für eine erfolgreiche Einführung

Um das volle Potenzial der KI-Funktionen in ERP-Systemen auszuschöpfen, sollten Unternehmen einige Schritte beachten:

• Bestandsaufnahme: Gibt es bereits KI-Unterstützung im laufenden System? Werden Release-Wechsel oder Updates benötigt, um KI-Funktionen vollumfänglich nutzen zu können? Auch bei einem ERP-Wechsel oder der Neu-Einführung empfiehlt es sich, bei der Entscheidung für ein System gezielt nach KI-Unterstützung zu suchen.
• Schulungen: Mitarbeitende müssen mit den neuen Funktionen vertraut gemacht und zu einer aktiven Nutzung ermutigt werden, um die Möglichkeiten eines KI-Assistenten optimal zu nutzen. Hierzu empfehlen sich Workshops, bei denen Vorteile aber auch Beschränkungen des Assistenten aufgezeigt werden.
• Wissensaustausch: Der Aufbau einer internen Prompt-Bibliothek mit Best Practices und häufig genutzten Anfragen fördert die optimale Nutzung der KI. Auch regelmäßige Anwendertreffen helfen, Erfahrungen zu teilen und die Nutzung im Unternehmen zu unterstützen.

Fazit

KI-Assistenten verändern die Nutzung von ERP-Systemen grundlegend. Sie erleichtern die Bedienung, beschleunigen Prozesse und bieten neue Möglichkeiten der Datenanalyse. Unternehmen, die diese Technologien proaktiv einsetzen, profitieren von einer höheren Produktivität und einer verbesserten Wettbewerbsfähigkeit. Der Schritt in die Welt der KI-gestützten ERP-Systeme ist damit nicht nur eine Option, sondern eine Chance, die Zukunft des Unternehmens aktiv zu gestalten.

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