In der Cloud den Betrieb aufrechterhalten

Wie Sie von jedem Ort aus die Kernprozesse steuern

Fernarbeit und Homeoffice sind schlagartig in den Fokus gerückt, seit das öffentliche Leben angesichts der Corona-Krise heruntergefahren wurde. Wer kann, hat sein Tagesgeschäft ins Netz verlagert. Damit kommt der IT eine noch größere Bedeutung zu als ohnehin schon: Wie kann die eigene Hard- und Software den digitalen Betrieb sicherstellen? Comarch gibt Tipps für die Arbeit in der Cloud und zeigt, wie ein Softwarewechsel trotz Kontaktsperre gelingt.

Softwarewechsel in Home Office-Zeiten
Generell gibt es für IT verschiedene Betriebsmodelle. Entsprechend kann auch eine Software auf unterschiedliche Arten betrieben werden. Klassischer Ansatz ist eine Inhouse-Installation. Die Software wird bei einem Hersteller erworben und dann in der eigenen IT-Umgebung installiert und betrieben. Der Hersteller übernimmt nur die Implementierung gemeinsam mit dem Kunden und schließlich die Wartung. Ein schnellerer Ansatz hat sich in den letzten Jahren immer weiter verbreitet: In SaaS-Modellen werden IT-Lösungen als Software-as-a-Service bezogen. Die eigentliche Lösung liegt in einer Cloud. Das Unternehmen bezieht bei SaaS nur die Software-Oberflächen an sich, wählt für den Betrieb aber einen Cloud-Provider, der alle Systeme und Daten im Rechenzentrum speichert und nach strengen Sicherheitskriterien betreut.

In einer Zeit, in der auf vermeidbare Kontakte verzichtet werden soll, ist es bestechend einfach, eine Software im Cloud-Modell einzuführen. Es muss dafür keine Hardware bereit stehen oder gekauft werden. Langfristige Implementierungen und Installationen durch Dritte fallen ebenfalls weg. Im Cloud-Modell liegt die Verantwortung für die Wartung, Verwaltung und Erfüllung der Sicherheitsanforderungen für die IT-Umgebung beim Anbieter. Unternehmen müssen also keine schwer verfügbaren und teuren IT-Spezialisten vor Ort mit der Implementierung beschäftigen. Da der Zugriff über den Internet-Browser erfolgt, ist ein Arbeiten an jedem Ort und zu jeder Zeit möglich. So kann die Ressourcenplanung und Prozessteuerung in einem hohen Grade digitalisiert und ins Home Office verlagert werden. Dass Wartung und Instandhaltung einfacher und billiger werden, macht das Cloud-Modell auch langfristig zu einer Investition in die digitale Zukunft. So können Unternehmen und ihre Kunden sowohl im Augenblick als auch danach von einer nachhaltigen Digitalisierung profitieren.

Ist die Cloud sicher?
Manche fragen sich: Firmendaten im Internet speichern, ist das sicher? Dabei sind diese Daten mitunter sicherer als auf einem PC oder in einem Regal voll Ordnern. Der Vorteil von Daten im Internet ist, sie bleiben auf dem Server des Cloud-Anbieters und können nicht verloren gehen durch Virenbefall, Rechnerabsturz, Einbruch etc. Damit sie aber wirklich so sicher sind, muss man den Cloud-Anbieter genau unter die Lupe nehmen. Ist der Anbieter verlässlich? Hat er ein eigenes Data Center, vertrauen ihm viele Unternehmen, auch große Namen?

Welcher Cloud-Anbieter?
Der Cloud-Anbieter Comarch speichert die Daten in Deutschland, wo strengste Datenschutzvorgaben gelten. Das Comarch-Data Center entspricht höchsten Sicherheitsmaßstäben und schützt alle Daten bei Stromausfällen, Katastrophen oder gar Terroranschlägen. Eine verschlüsselte Verbindung zwischen der eigenen, lokalen Hardware und dem Rechenzentrum gewährleistet den Schutz sensibler Daten. Da das Rechenzentrum in Deutschland steht und Comarch ein rein europäisches Unternehmen ist, unterliegen die Daten höchstem Schutz im deutschen Rechtsraum. Auch vor ungewollten semi-legalen Zugriff – Stichwort US CloudAct. Mehr über diesen US-Datenschutzbruch und Data Center erfahren Sie hier: https://www.comarch.de/news/ict/ict-news/die-neuen-hochburgen-von-datensicherheit-so-funktioniert-ein-deutsches-tier-3-data-center-in-zeiten-von-eu-dsgvo-und-us-cloud-act/

Neben der größtmöglichen Sicherheit bietet der Cloud Service von Comarch aber auch ein breites Angebot an Geschäftsanwendungen: Von einem ERP mitsamt Rechnungswesen über einen Webshop und Business Intelligence bis hin zu Lösungen für die Zeiterfassung finden Unternehmen die passende Lösung für unterschiedliche Prozesse und Bereiche: Comarch ERP ist die Lösung für mittelständische und größere Unternehmen, die bei zahlreichen Kunden aus Branchen wie Handel oder Produktion eingesetzt wird. Im Cloud-Modell ist diese bewährte Software schnell einsatzbereit und auch mit einem passenden Webshop und Business Intelligence kombinierbar. Für kleinere Firmen, Einzelunternehmer und Start-Ups genügt in der Regel ein kleines ERP-System wie Comarch ERP XT für Rechnungsstellung, Lager, DATEV, Webshop oder POS. Hat das Unternehmen auch eine größere Zahl von Mitarbeitern, so bietet sich Comarch TNA für eine schnelle digitale Arbeitszeiterfassung an. Mit Internet of Things vor Ort oder über Internet kann hier die Arbeitszeit mit den jeweiligen erledigten Aufgaben erfasst werden. Backup-Lösungen wie Comarch Backup & Sync vervollständigen das Portfolio und ermöglichen das Teilen großer Datenmengen. Auch diese Daten werden unter strengsten Sicherheitsvorkehrungen im Comarch Data Center gesichert.

Comarch ERP als Homeoffice-Lösung implementieren
Mit dem seit vielen Jahren im Mittelstand verbreiteten Comarch ERP lassen sich schnell Homeoffice-Arbeitsplätze einrichten. Die tägliche Arbeit kann dann direkt über den Internetbrowser mit der Software verrichtet werden. Jeder Befugte kann von überall auf das System zugreifen, wobei alle Mitarbeiter auf den gleichen, stets aktuellen Datenbestand zurückgreifen. So erfolgt die Kommunikation über Geschäftsaktivitäten digital per Workflow-Aufgabe und das Versenden von Links mit direktem Bezug auf wichtige Daten wie Vertriebsaufträge oder -angebote.

Im Rahmen ihrer Digitalisierungsstrategie haben bereits zahlreiche Firmen Comarch ERP eingeführt. Insofern ist eine Neueinführung in der Cloud nicht nur eine aktuelle Übergangslösung während der Corona-Einschränkungen, sondern vielmehr ein Baustein für die langfristige Digitalisierung.

Mit Comarch BI können alle wichtigen Zahlen jederzeit ausgewertet werden. So lässt sich die Entwicklung konstant überblicken und das ebenfalls von Zuhause aus. Die Berichte und Dashboards sind mit Drag-&-Drop-Technologie rasch und einfach erstellbar. Eine Mitwirkung anderer Abteilungen ist nicht erforderlich, der Kollegenkreis kann vielmehr schnell mit Informationen versorgt werden. Damit sind Informationen für jeden befugten BI-Nutzer immer sofort verfügbar.

Rund um Comarch ERP wurde auch eine passende Webshop-Lösung entwickelt. Diese Onlineshop-Software ist in das Comarch-ERP-System integriert. Das ERP-System übermittelt Rabatte, Warengruppen, Preislisten, Produktbeschreibungen mit Bildern sowie aktuelle Lagerstandorte direkt an den Shop. Der Shop sendet unter anderem Bestellinformationen oder Kunden- und Rechnungsdaten direkt an das ERP-System, wo diese in automatisierten Prozessen für die Bestellabwicklung bereitstellen.

Comarch ERP XT als Hilfspaket für kleinere Betriebe
Gerade kleine Unternehmen oder Firmengründer sehen sich in der aktuellen Situation mit ganz neuen Herausforderungen konfrontiert. Neben Anlaufstellen wie den Industrie- und Handelskammern steht der IT-Entwickler und -Dienstleister Comarch jungen Start-ups beratend für Fragen zum Onlinegeschäft zur Verfügung. Hier fließt das Wissen aus den Projekten bei jungen Firmen ein. Mit Comarch ERP XT können kleine Firmen zum kleinen Preis ihre Rechnungen abwickeln, das Lager verwalten oder einen eigenen Webshops erstellen.

Home-Office-Zeiten erfassen und überwachen
Die Vertrauensarbeitszeit wurde bereits Mitte 2019 durch ein EuGH-Urteil gekippt. Dass alle Unternehmen verpflichtet sind, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen, dürfte Arbeitgebern aktuell sehr entgegenkommen: Sie müssen nachvollziehen und genau dokumentiert sehen, wie Aufgaben erledigt werden. Auch wenn Mitarbeiter an unterschiedlichen Orten arbeiten, können so die Prozesse koordiniert, nachvollzogen und aufrechterhalten werden.

Dass die Zeiterfassung immer digitaler wird, zeigt eine Befragung von Anfang 2020. Insgesamt erfassen bereits 18% der Unternehmen in Deutschland mit dem Internet of Thins die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter. Wie die Durchdringung in einzelnen Branchen aussieht, zeigt eine aktuelle Befragung von 523 Unternehmen, durchgeführt von Handelsblatt Research Institute, YouGov und Comarch:



Mit Comarch TNA wird diese Zeiterfassung schnell und flexibel ermöglicht. Über ein zusätzliches Kommentarfeld können die Mitarbeiter aus dem Heimbüro genau dokumentieren, was sie wann und wie erledigt haben. Überall, wo eine Anwesenheit erforderlich ist, wie in Produktionshallen oder an Logistikstandorten, erfolgt die Dokumentation via Internet of Things, völlig kontaktlos und hygienisch: Mit dem Handy oder Chip wird die digitale Stechuhr aktiviert, ohne dass es anschließender Desinfektionsmaßnahmen erfordert. Freischaltung und Account lassen sich schnell umsetzen, in wenigen Minuten ist die Lösung mit Erfassungsgerät und Endgerät einsatzfähig. Weitere Vorteile sind die Erfüllung der gesetzlichen Vorgabe, schnelle Inbetriebnahme ohne Verlegen von Leitungen oder Anschluss ans Stromnetz, kostengünstige Umsetzung sowie Schutz vor Manipulation. Das System gewährt dem Arbeitgeber anhand anschaulicher Berichte einen ständigen Überblick zur Verwaltung der Mitarbeiteranwesenheit. Dem Mitarbeiter wird ein intuitiver Kommunikationskanal zur Verfügung gestellt, der den Informationsaustausch an unterschiedlichen Orten unterstützt.


Private oder Public Cloud?
Um die optimale Kombination aus Cloud Services für sich zusammenstellen, sollte zuerst die grundsätzliche Frage gestellt werden, ob eine Private oder Public Cloud die beste Lösung ist. Comarch kann beides: zum einen die voreingestellten und sofort einsatzbereiten Public Cloud Lösungen und andererseits Lösungen aus der Virtual Private Cloud, die auf die besonderen Anforderungen größerer Betriebe zugeschnitten werden können.

Weitere Informationen zum Thema Home Office, Cloud und Comarchs Lösungen finden Sie hier:
https://www.comarch.de/produkte/erp/cloud-erp/