Harmonisierung von EDI-Prozessen in der Fertigungsindustrie

In der Fertigungsindustrie sind Unternehmen häufig mit Lieferketten konfrontiert, die sich über mehrere Länder und Kontinente erstrecken. Folglich müssen sie sich gewissen Herausforderungen und Risiken stellen, wenn es beispielsweise um den internationalen Datenaustausch oder die elektronische Rechnungsstellung geht. So durchlaufen Waren mitunter mehrere Zwischenstopps und diverse Transportarten, bevor sie ihr endgültiges Ziel erreichen. Hier ist ein effizientes Management des gesamten Prozesses von entscheidender Bedeutung – beginnend bei der Bestellübermittlung bis hin zum Transport und der Empfangsbestätigung. Bei all diesen Schritten erweisen sich harmonisierte EDI-Prozesse als überaus vorteilhaft, sie tragen zur Fehlervermeidung und Kostensenkung bei. Worauf sollten Fertigungsunternehmen bei der EDI-Implementierung und der Auswahl eines passenden Anbieters achten? Lesen Sie weiter, um eine umfassende Antwort auf diese Frage zu erhalten.  

Technologische Diversität unter Partnern

Aufgrund der länder- und branchenspezifischen Unterschiede sowie der zahlreichen Partner in einer globalen Fertigungslieferkette ist von einer sehr diversen IT-Landschaft auszugehen. Die Umsetzung von EDI und E-Invoicing mit allen Geschäftspartnern setzt voraus, dass Ihr Anbieter eine große Auswahl an Formaten und Protokollen mit einem breiten interoperablen Netzwerk unterstützt. Selbst Unternehmen, die noch mit Papierdokumenten arbeiten, müssen sicherstellen, dass diese mittels entsprechender Scanning-Dienste und OCR-Technologie (optische Zeichenerkennung) von ihrem EDI-Anbieter in den elektronischen Datenprozess eingebunden werden. Zur Gewährleistung eines reibungslosen Rechnungsflusses und einer maximalen Automatisierung sollten sich die jeweiligen Daten zudem einfach zwischen Ihnen und den bestehenden IT-Systemen Ihrer Partner übertragen lassen. Zu diesem Zweck muss Ihr Anbieter in der Lage sein, eine Integration sowohl standardmäßig als auch kundenspezifisch durchzuführen.

Datenintegrität: Versand von Produkten rund um den Globus

Eine weitere Anforderung, die sich durch globale Lieferketten in der Fertigungsindustrie ergibt, ist die Absicherung der Datenintegrität über den gesamten Prozess hinweg. Materialien werden oft provisorisch in Zwischenlagern untergebracht, wo sie dann auf neue Transportfahrzeuge geladen oder getrennt werden, um an unterschiedliche Endstationen in Cross-Docking-Lagern versendet zu werden. Um sicherzugehen, dass alle Produkte ihr jeweiliges Ziel rechtzeitig erreichen, und um mögliche Produktionsverzögerungen zu vermeiden, müssen die Artikel korrekt gekennzeichnet werden. Dies wird durch die automatisierte Umwandlung von Dokumententypen innerhalb des EDI-Systems vereinfacht: Die Funktion PO-Flip ermöglicht das Erstellen von Referenzdokumenten direkt auf Grundlage der konkreten Bestellung. Entsprechend lassen sich Liefermeldungen, Etiketten, Empfangsbescheinigungen usw. auf Basis zuvor ausgefüllter Dokumente und Masken anlegen. Durch dieses Vorgehen können menschliche Fehler verringert und die Ausführungszeit auf ein Minimum reduziert werden.

Zusätzlich empfiehlt es sich, die Nummer der Versandeinheit (NVE) bzw. den Serial Shipping Container Code (SSCC) in Ihre Dokumente zu integrieren, damit Sie Ihre Fracht jederzeit weltweit nachverfolgen können.

Vernetzung von Unternehmen rund um den Globus

Die Verwaltung globaler Lieferketten impliziert letztlich auch die Koordination von Personen in aller Welt. Die Anbindung einer großen Anzahl von Partnern aus unterschiedlichen Ländern an eine EDI-Plattform kann hinsichtlich Planung und Kommunikation sehr aufwendig sein. Ein solider EDI-Anbieter unterstützt Sie bei diesem Vorgehen oder übernimmt den gesamten Prozess. Für den Kontakt mit sämtlichen Partnern und die Besprechung technischer Details muss rund um die Uhr ein Helpdesk verfügbar sein, der mehrere Zeitzonen und Sprachen abdeckt. Dadurch gestaltet sich der Anbindungsprozess nicht nur reibungsloser, sondern auch die Behandlung von Problemen erfolgt effizienter, sodass Verzögerungen bei der Bereitstellung vermieden werden. Des Weiteren wird ein Projektmanagementteam benötigt, das Erfahrung mit derartigen globalen Herausforderungen hat und das die einzelnen Phasen plant sowie deren Fortschritt eingehend überwacht.

Rechtliche Vielfalt: unterschiedliche Länder, unterschiedliche Gesetze

Die Anforderungen an E-Invoicing sind sich ständig ändernden gesetzlichen Regulierungen unterworfen, die von Region zu Region verschieden sind. Mit der Einführung der Steuerprüfung in Echtzeit werden von immer mehr Ländern Gesetze und technologische Umgebungen geschaffen, die es Behörden ermöglichen, jede Rechnung und alle damit verbundenen Dokumente automatisch zu prüfen (sog. Clearance-Modell). Die individuellen Ansätze können hier erheblich voneinander abweichen, was weltweit in einer komplexen Vielfalt an gesetzlichen Vorgaben für EDI und E-Invoicing resultiert. Solche Vorgaben reichen von obligatorischen Standardformaten und Standorten für Rechenzentren bis hin zu spezifischen, staatlich konzipierten Formaten, offiziell verbindlichen Plattformen für die Dokumentenbearbeitung oder sogar kompletten Infrastrukturplänen. Daher ist es unabdingbar, einen zuverlässigen Anbieter zu haben, der die internationale Rechtskonformität und die rechtzeitige Anpassung an gesetzliche Änderungen gewährleistet, um Strafen zu vermeiden.

Neben den internationalen bzw. regionalen Standards gibt es auch branchenspezifische Standards, die in manchen Ländern von Vereinigungen festgelegt werden. So stellt der deutsche Verband der Automobilindustrie (VdA) beispielsweise ein Handbuch bereit, das eine Reihe von Standards für Abrechnungsverfahren in der Branche beinhaltet.

Abschließend lässt sich zusammenfassen, dass es mehrere essentielle Faktoren gibt, die im Rahmen der jeweiligen Unternehmensumgebung analysiert werden sollten, um ein EDI-System erfolgreich in der Fertigungsindustrie zu implementieren. Da die Rechtsentwicklung immer mehr zur elektronischen Rechnungsstellung tendiert, ist dieses Thema unausweichlich und sollte von Ihnen sorgfältig angegangen werden, damit es nicht zu Verzögerungen in Ihrer Lieferkette oder gar zu gesetzlichen Strafen kommt.

Comarch ist ein erfahrener EDI-Anbieter mit mehr als 130.000 aktiven Benutzern in über 50 Ländern auf fünf Kontinenten. Dank der Unterstützung durch 20 Rechenzentren rund um die Welt kann Comarch internationale Rechtskonformität gewährleisten und dedizierte Lösungen nach allgemeinen Standards sowie individuellen Anforderungen bereitstellen.

Mehr zu EDI und elektronischem Datenaustausch erfahren Sie unter: 
https://www.comarch.de/produkte/datenaustauch-und-dokumentenmanagement/edi/