E-Invoicing: Vorteile für Sender und Empfänger

Wie mit elektronischen Rechnungen Geld, Zeit und weitere Ressourcen gespart werden und auf welche Art Firmen die Einführung am besten angehen sollten, erläutern vier Experten. Bei einem gemeinsamen Business Brunch am 29. Juni 2017 in der Klassikstadt Frankfurt werden ein Rechtsanwalt, ein Digitalisierungs- und ein Norm-Experte sowie ein Software-Consultant ihre Position darstellen und individuelle Tipps geben.

Aus Sicht des Steuerrechtlers

„Die Digitalisierung schreitet auch im Steuerrecht zügig voran, E-Invoicing wird immer wichtiger und breitet sich immer weiter aus, allein schon wegen entsprechender nationaler und internationaler Gesetzesentwicklungen“, sagt Peter Fabry, Rechtsanwalt, Steuerberater, Fachanwalt für Steuerrecht bei der Luther Rechtsanwaltsgesellschaft mbH.

Aus der Sicht des Digitalisierungsexperten

„Seit die öffentliche Verwaltung beim Thema E-Invoicing eine Vorreiterrolle eingenommen hat, sind Papierrechnungen endgültig vom Aussterben bedroht. Die Digitalisierung und Automatisierung der Prozesse im Finanz- und Rechnungswesen schreiten auch in der Privatwirtschaft mit großen Schritten voran. Von den Einsparungen profitieren am Ende alle – vom kleinen Handwerksbetrieb bis zum internationalen Konzern“, fasst Christoph Bertram, Digital Expert bei Bonpago, zusammen.

Aus der Sicht des Normexperten

„Im privaten Bereich ist das natürlich kein Thema, das besonders sexy ist. Wenn man aber dann erklärt, dass man bei ZUGFeRD-Rechnungen zukünftig das Ausfüllen von Überweisungen sparen kann, kommt Verständnis für das Thema auf. Im Business-Bereich sieht es anders aus, denn Rechnungen betreffen alle Unternehmen und elektronische Rechnungen sind inzwischen in jedem Unternehmen ein Thema. Man muss allerdings auch sagen, dass viele Unternehmen noch in der Planungsphase sind bzw. zwar E-Rechnungen annehmen, aber die Vorteile selber noch nicht nutzen. Hierfür müssen interne Prozesse angepackt werden und das geschieht meist in einem Projekt im Rahmen einer Digitalisierungsstrategie. Vor einigen Jahren haben wir eine Hochrechnung auf Basis verschiedener Umfragen gemacht und alleine in der deutschen Konsumgüterwirtschaft werden durch EDI-Rechnungen 2,5 Milliarden Euro eingespart – jedes Jahr!

Vorteile für die Sender

Auf der Ausgangsseite spart man zunächst ganz klassisch Papier und Porto. Aber da E-Rechnungen schneller beim Kunden sind und selbst bei weniger strukturierten Empfängern schneller bearbeitet werden, werden sie meist auch schneller bezahlt. Bei GS1 Germany war das im Durchschnitt fünf Tage früher. Weitere Einsparungen ergeben sich, wenn interne Prozesse und Archivierung angepasst werden.

Vorteile für die Empfänger

Auf der Empfangsseite spart man primär, wenn man strukturierte Daten, also EDI oder ZUGFeRD bekommt. Daten können automatisch erfasst werden und entsprechende Workflows und Verarbeitungsregeln umgesetzt werden“, erläutert Klaus Förderer, Senior Manager eBusiness/GDSN im Bereich GS1 Standards & Produkte bei GS1 Germany.

Die Sicht des Software-Consultants

„Wie Gartner und Billentis einhellig bekundeten, zahlten sich E-Invoicing-Projekte gewöhnlich innerhalb von einem halben bis eineinhalb Jahren von allein aus. Rechnungsprozesse führen zu Einsparungen von 60-80%, verglichen mit herkömmlichen papierbasierten Verfahren. Viele Fallstudien bestätigen, dass die automatisierte, elektronische Rechnungsverarbeitung mehrere Vorteile mit sich bringt. So haben Unternehmen, die die E-Rechnung einsetzen, weniger verlorene oder fehlende Rechnungen zu erleiden und profitieren von verbessertem Cashflow, schnellerer Bewilligung, höherer Datenqualität, reduziertem Aufwand und geringeren Verwaltungskosten. Außerdem haben sich diese Firmen mit weniger doppelten Rechnungen herumzuschlagen“, berichtet Robert Hohlstein, Consultant EDI/ECM Department, Comarch AG.

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