Bevorstehende E-Rechnungs-Pflichten und E-Invoicing Herausforderungen für Deutschland und Polen: FAQs

Im Rahmen des Webinars "E-Invoicing mandates on the examples of Germany and Poland: Key Considerations, Opportunities, and Challenges" am 26. Juni 2024 wurden ausgezeichnete Fragen von den Teilnehmenden gestellt. Während der Live-Session war es den Referenten Michał Kacperek und Rafał Trojanowski allerdings nicht möglich, auf alle Fragen einzugehen. Daher finden Sie im Folgenden alle Fragen rund um die bevorstehenden E-Invoicing-Pflichten beantwortet.

Sollten Sie das Webinar verpasst haben, sehen Sie sich gern die Aufzeichnung an. Wenn Sie weitere Fragen zum Thema E-Rechnung haben, die hier nicht beantwortet werden, zögern Sie nicht, unsere Experten zu kontaktieren.

Sind Gutschriften (Gutschriftsverfahren) genauso zu behandeln wie Rechnungen?

Ja. Bitte beachten Sie, dass Gutschriften aus technischer Sicht Rechnungen sind, aber in Polen ist eine neue Rechnungsart (Korrekturrechnung) die einzige Möglichkeit, eine Rechnung zu korrigieren.

Wissen Sie etwas über die ungarischen Vorschriften in dieser Angelegenheit, wann sie verpflichtend sein werden und für welche Art von Modell sie sich entscheiden? Und dieselbe Frage gilt auch für Tschechien.

Im Falle Ungarns gibt es bereits ein ähnliches System - NAV 3.0. Dieses System setzt jedoch – im Gegensatz zum "Clearing", wie es u.a. aus Polen, Italien, Rumänien oder Serbien bekannt ist – das so genannte "Real Time Invoice Reporting"-Modell ein. Trotz des Unterschieds zwischen "Rechnungsclearing" und "Rechnungsmeldung" sind beide Systeme "zentralisierte Systeme". Die elektronische Übermittlung elektronischer Rechnungen ist in Ungarn und in der Tschechischen Republik derzeit nicht vorgeschrieben.

Deutschland: Sind Unternehmen verpflichtet, alle Formate/jedes Format zu akzeptieren: ZUGFeRD, XRechnung und Rechnungen über PEPPOL?

Das Gesetz schreibt die Übermittlung über PEPPOL nicht zwingend vor, aber es ist einer der Kanäle, die genutzt werden können. Obwohl er nicht verpflichtend ist, ist zu erwarten, dass PEPPOL zunehmend von steuerpflichtigen Unternehmen für den B2B-Rechnungsaustausch genutzt wird, da dieser Kanal den deutschen Anforderungen entspricht und den Austausch CEN-konformer Rechnungen ermöglicht.

Gibt es dafür bereits technische Leitlinien von der Regierung?

Die polnischen Vorgaben sind bereits seit 2022 verfügbar, werden aber noch aktualisiert. Deutschland gibt keine technischen Spezifikationen heraus, da es keine zentrale Plattform geben wird, jedoch sind Formatspezifikationen (ZUGFeRD, XRechnung) bekannt

In Deutschland müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen, aber nicht versenden. Wäre es nicht naheliegend, beides gleichzeitig einzuführen?

Dies ist der übliche Ansatz, dass das jeweilige Land sowohl Ausgangs- als auch Eingangsrechnungen verpflichtend einführt (z. B. Polen, Italien, Serbien, Rumänien). Das deutsche Gesetz schreibt sowohl das Senden als auch das Empfangen von elektronischen Rechnungen vor, doch aufgrund der vielen Ausnahmen während der Übergangszeit wird die Verpflichtung oft als "de facto"-Empfangspflicht bezeichnet. Theoretisch besteht also nur die Verpflichtung, elektronische Rechnungen "empfangen und verarbeiten zu können", in der Praxis aber auch, "senden zu können".

Uns wurde gesagt, dass wir per Gesetz verpflichtet wären, den vom Kunden gewünschten Kanal zu nutzen, insbesondere bei B2G-Transaktionen. Wenn also ein Kunde des öffentlichen Sektors XRechnung per E-Mail erhalten möchte, müssten wir laut Gesetz in der Lage sein, diese nur per E-Mail zu versenden. Stimmt das?

B2G-Rechnungen unterliegen den Rechtsvorschriften für E-Invoicing im öffentlichen Auftragswesen, die in der Tat (in einigen Fällen) eine Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen und – falls zutreffend – über einen bestimmten Kanal vorschreiben. Für einige Bundesländer gilt dies nicht. Die bevorstehende Reform erstreckt sich auch auf B2B-Transaktionen, was nicht bedeutet, dass die B2G-Verpflichtung wegfallen wird.

Sind Gutschriften oder Rücksendungen auch Teil der "elektronischen Rechnungsstellung" in Deutschland?

Ja. Wie in einer anderen Frage beantwortet, entsprechen Gutschriften technisch gesehen Rechnungen. Jede Art von Dokument, das als Rechnung im Sinne des Mehrwertsteuergesetzes gilt, unterliegt der Verpflichtung.

 Ich würde gerne mehr über das Verfahren der elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland erfahren, insbesondere über das PEPPOL-Netz. Ist es für Unternehmen verpflichtend, das PEPPOL-Netz für die elektronische Rechnungsstellung zu nutzen? Könnten Sie außerdem erklären, wie die Empfänger eingehende Rechnungen abrufen können, wenn sie über das PEPPOL-Netz versandt werden?

Nein, sie sind nicht verpflichtet, PEPPOL zu nutzen, da dies nur einer von vielen möglichen Übermittlungskanälen ist. Es ist jedoch eine Option, die aus Sicherheitsgründen empfehlenswerter ist als eine E-Mail.

Beim Abruf von E-Rechnungen, die über PEPPOL gekommen sind, kann es komplizierter werden, da Sie möglicherweise XRechnung/XML erhalten, die in das native Format des von Ihnen verwendeten IT-Systems (z. B. Idoc im Fall von SAP) oder in ein menschenlesbares Format, z. B. ein aus XRechnung erstelltes PDF, konvertiert werden müssen.

 E-Invoicing in Deutschland: Wenn ein Unternehmen ein System nutzt, das ZUGFeRD unterstützt, aber andere Formate – z.B. X-Rechnung – nicht akzeptiert, ist dies eine ausreichende Vorbereitung auf die E-Rechnungs-Pflichten ab Januar 2025?

Nein, im Allgemeinen sollten alle Formate, die der CEN-Norm entsprechen, unterstützt werden.

 Obwohl wir unseren Kunden XRechnungen schicken, verlangen sie immer noch PDF-Dateien zu Referenzzwecken. Könnte dies zu einem Problem der doppelten Rechnungsstellung für uns führen?

In einem solchen Fall ist es empfehlenswert, ZUGFeRD zu verwenden, da es sich um ein PDF mit eingebettetem XML handelt. Wenn der betreffende Kunde allerdings auf XRechnung besteht, kann diese als PDF visualisiert und zusammen versendet werden.

 Über die Autoren

 
Michał Kacperek
Senior Requirements Engineer bei Comarch
(LL.M. Bucerius Law School)

Michał Kacperek arbeitet seit Anfang 2020 bei Comarch und berät Unternehmen aus der DACH- und BeNeLux-Region bei der Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen in ihren Organisationen. Er ist verantwortlich für Themen im Zusammenhang mit dem elektronischen Datenaustausch, z.B. E-Invoicing, Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, Enterprise Content Management und die damit verbundenen E-Invoicing- oder E-Reporting-Verpflichtungen.

Rafał Trojanowski
Head of Legal Compliance bei Comarch

Rafał Trojanowski ist Analyst und Leiter des Legal Compliance-Teams im Comarch-Geschäftsbereich E-Invoicing/EDI. Er ist spezialisiert auf die Durchführung von Datenaustausch- und Dokumentenmanagement-Projekten in Ländern, in denen gesetzliche Regelungen zur elektronischen Rechnungsstellung eingeführt wurden/werden.