Tipps und Tricks für eine erfolgreiche E-Invoicing-Implementierung mit ERP-Systemen

Die elektronische Rechnungsstellung wird weltweit immer häufiger vorgeschrieben, so dass Unternehmen gezwungen sind, Transaktionsdaten in Echtzeit mit den Steuerbehörden auszutauschen. Die Einhaltung der Vorschriften erfordert robuste Rahmenbedingungen für die Integration und sorgfältige Datenmanagementverfahren. Da ERP-Systeme möglicherweise nicht vollständig auf diese Herausforderungen vorbereitet sind, ist die Integration mit einer geeigneten E-Invoicing-Lösung unerlässlich.

ERP als Herzstück eines Unternehmens

ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) sind die zentralen Motoren moderner Unternehmen und steuern Funktionen wie Verkauf, Einkauf und Rechnungsstellung. Diese Vorgänge sind der Kern der täglichen Aktivitäten eines Unternehmens und müssen daher von ERP-Systemen nahtlos verarbeitet werden. Die aktuellen Trends zur elektronischen Rechnungsstellung erfordern jedoch, dass ERP-Lösungen die von ihnen erwarteten Aufgaben erfüllen können.

Probleme treten auf, wenn ein Unternehmen mehrere ERP-Systeme oder verschiedene Finanz- und Buchhaltungssysteme einsetzt oder sogar ein einziges System in verschiedenen Versionen verwendet. Die Anpassung dieser Systeme an die rechtlichen Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung in einem bestimmten Land oder in mehreren Ländern kann mit hohen Aufwendungen verbunden sein – sowohl in finanzieller Hinsicht durch den Kauf entsprechender zusätzlicher Module als auch in technischer Hinsicht, da der einfache Kauf dieser Module möglicherweise nicht ausreicht und komplexe Implementierungen oder sogar weitere Entwicklungen erforderlich machen könnte.

Entscheidend ist nicht nur, ob ein Unternehmen in einem Land oder in mehreren Ländern tätig ist. Vielmehr kommt es auf das IT-Umfeld und die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens an.

Sind ERP-Systeme allein nun nicht mehr ausreichend für moderne Unternehmen?

Zwar wird versucht, so viele Funktionen wie möglich in die ERP-Systeme zu integrieren, doch stellt die Dynamik der E-Invoicing-Pflichten ein ständiges Risiko dar. Es reicht nicht aus, eine Lösung vor Ablauf der Frist einer Verpflichtung zu implementieren; die Einhaltung der Vorschriften erfordert eine ständige Anpassung. Gesetze entwickeln sich weiter, inhaltliche Anforderungen werden modifiziert und Schemata ändern sich. Steuerbehörden können bestimmte Werte und Codelisten vorschreiben, die in bestehenden ERP-Systemen nicht ohne weiteres verfügbar sind. Folglich sind statische Lösungen unzureichend.

Eine weitere Herausforderung ist die Einhaltung von E-Invoicing-Pflichten in mehreren Ländern und die Überwachung von Gesetzesänderungen in den Ländern, in denen die Unternehmen tätig sind.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, müssen ERP-Anbieter Partnerschaften mit E-Invoicing-Dienstleistern eingehen. Durch die Integration der Fakturierungstechnologie in die ERP-Lösungen können die Kernfunktionalitäten erweitert und der Dokumenten-Workflow (z. B. Formatkonvertierung) durch Automatisierung optimiert werden. Dieser Ansatz ermöglicht die Konnektivität mit verschiedenen Endpunkten, die Einhaltung von Zertifizierungen und die Erweiterung grundlegender Dienste, einschließlich Microservices, die auf spezifische Anforderungen zugeschnitten sind.

Ob durch Partnerschaften, White Labeling oder gemeinsame Entwicklung – ERP-Systeme können externes Fachwissen nutzen, um ihre Fähigkeiten zu verbessern. Durch die Integration spezialisierter Fakturierungstechnologie als Motor im Hintergrund können sich ERP-Systeme an die Veränderungen im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung anpassen, während sie sich weiterhin auf ihre Kernfunktionen konzentrieren.

E-Invoicing-Integration mit ERP

Aufgrund der Vielfältigkeit der eingehenden Daten ist eine Anpassung der ERP-Systeme erforderlich, um diese Informationen effizient zu erfassen und zu verarbeiten. Obwohl ERP-Systeme prinzipiell dafür befähigt werden könnten, Eingaben wie elektronische Rechnungen im XML-Format oder QR-Codes mit wichtigen Informationen zu verarbeiten, werden diese Aufgaben häufig von anderen spezialisierten Systemen übernommen.

Die Schaffung von Synergieeffekten zwischen ERP-Systemen und E-Invoicing-Services ist entscheidend für eine reibungslose Integration, damit jedes System seine ursprünglichen Funktionen erfüllen kann, ohne die ERP-Kernprozesse zu beeinträchtigen. Jede elektronische Rechnung, die in das System eingegeben wird, muss von den zuständigen Mitarbeitern, z. B. der Kreditorenbuchhaltung oder den Buchhaltern, geprüft und validiert werden. Dies beinhaltet die Überprüfung, Genehmigung und Einleitung von Zahlungsprozessen, die alle nahtlos in die ERP-Workflows integriert werden müssen.

AP/AR-Prozessautomatisierung

Das ultimative Ziel der Integration der elektronischen Rechnungsstellung in das ERP-System ist die Erleichterung des reibungslosen Austauschs von Rechnungen mit Regierungsplattformen in verschiedenen Ländern gemäß deren spezifischen Austauschmodellen. Auch wenn der Rechnungsstellungsprozess immer noch ein gewisses Maß an menschlicher Intervention erfordert, stellen E-Invoicing-Anwendungen sicher, dass der Austausch und mögliche Aspekte der elektronischen Berichterstattung (E-Reporting) mit minimaler manueller Beteiligung ablaufen.

Selbst in Fällen, in denen eine E-Invoicing-Lösung eines Drittanbieters zum Einsatz kommt, sollte sie als Erweiterung des ERP-Systems und nicht als eigenständiges System betrachtet werden. Das ERP-System bleibt die primäre Datenquelle, und E-Invoicing-Lösungen fungieren im Hintergrund als Treiber, die wesentliche Unterstützung und Mehrwert bieten.

EDI Compliance und Mandate

Die Erfüllung der Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung ist nicht nur eine Frage der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern ein entscheidender Aspekt für die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs. Für die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung gelten bestimmte Fristen, deren Nichteinhaltung schwerwiegende Folgen haben kann, wie z. B:

• Finanzielle Sanktionen
• Schädigung der Kundenbeziehungen
• Entzug von Geschäftslizenzen
• Verweigerung des Vorsteuerabzugs bei Rechnungen, die entgegen der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung ausgestellt wurden

Es ist wichtig, den Zeitaufwand für die Einhaltung der Vorschriften nicht zu unterschätzen. Eine gesetzeskonforme Einführung ist ein umfassendes Projekt, das sorgfältige Planung, Liebe zum Detail und abteilungsübergreifende Koordination erfordert.

Welche Herausforderungen sind bei der Integration zu beachten?

Die elektronische Rechnungsstellung betrifft jeden Aspekt des Geschäftsbetriebs und wirkt sich auf Kernfunktionen wie die Kreditorenbuchhaltung, Rechnungsprüfung, Beschaffung und Stammdaten aus. Darüber hinaus basiert E-Invoicing auf Daten, so dass die Daten- und Rechnungsverwaltung ein entscheidender Faktor für die erfolgreiche Integration von E-Invoicing und ERP ist. Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, wie z. B. in Bezug auf die Mehrwertsteuer bzw. GST, erfordert die Weitergabe detaillierter Transaktionsdaten an die Steuerbehörden entsprechend den regionalen Anforderungen.

Die Integration von E-Invoicing-Lösungen in bestehende Systeme, insbesondere ERP-Systeme, stellt eine große Herausforderung dar.

1. Komplexität der Integration: Der Prozess wird schwierig, wenn es um die anfängliche Datenmigration, Antwortmeldungen und Fehlerbehandlungsmechanismen geht.
2. Anzahl der Systeme: Die Integration der elektronischen Rechnungsstellung geht über die ERP-Systeme hinaus – sie erstreckt sich auf E-Commerce-Plattformen, Beschaffungssysteme und Systeme zur Bearbeitung von Eingangsrechnungen, die alle aufeinander abgestimmt werden müssen.
3. Angleichung der Arbeitsabläufe der elektronischen Rechnungsstellung: Um eine nahtlose Integration zu erreichen, müssen die Arbeitsabläufe bei der elektronischen Rechnungsstellung an die bestehenden ERP-Prozesse angepasst werden. Dies beinhaltet die Darstellung der aktuellen Prozesse, die Identifizierung der Punkte, an denen Rechnungen erstellt werden, und die Festlegung der Reihenfolge der Verteilung der elektronischen Rechnungen an andere Systeme.
4. Einbindung von E-Invoicing-Spezialisten: Unternehmen benötigen möglicherweise externe Berater, um die E-Invoicing-Vorschriften vollständig zu verstehen und ihre Einhaltung zu gewährleisten. Spezialisten mit technischem Fachwissen und fundierten Kenntnissen der Quellsysteme und Datenformate können Hilfestellung leisten.
5. Effektive Projektverwaltung: Dedizierte Ressourcen innerhalb der Organisation können erheblich zum Projekterfolg beitragen, indem sie die Zuweisung von Budgets und eine gezielte Planung erleichtern.

Vorteile der Einführung von E-Invoicing

1. Bessere Einhaltung von Vorschriften: Die richtige E-Invoicing-Plattform gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, so dass die Unternehmen ihre Tätigkeit in verschiedenen Ländern reibungslos fortsetzen können.
2. Verbesserte Datenqualität: Die elektronische Rechnungsstellung zwingt die Unternehmen, unzureichende Stammdaten zu korrigieren, was zu saubereren und detaillierteren Daten führt und das Risiko von Fehlern und Sanktionen verringert.
3. Gesteigerte Effizienz: Saubere und granulare Daten und weniger manuelle Aufgaben, die durch die elektronische Rechnungsstellung erleichtert werden, verbessern die Effizienz des gesamten Prozesses.
4. Sichtbarkeit und Kontrolle: Unternehmen erhalten in Echtzeit Einblicke in ihre Fakturierungsaktivitäten, was zu einer besseren Entscheidungsfindung und Ressourcenzuweisung führt.
5. Kostensenkung: Kosten, die mit den alten Rechnungsstellungsprozessen und traditionellen Rechnungsstellungsmethoden verbunden sind, können durch die Automatisierung der elektronischen Rechnungsstellung deutlich gesenkt werden.
6. Finanzielle Einsparungen: Über die betriebliche Effizienz hinaus bietet die elektronische Rechnungsstellung erhebliche finanzielle Einsparungen aufgrund geringerer Verarbeitungskosten und höherer Genauigkeit.

Umgehen Sie Probleme bei der Integration von E-Invoicing und maximieren Sie die Vorteile

Bei der Einführung eines E-Invoicing-Systems ist die Planung entscheidend. Anstatt nach schnellen Lösungen zu suchen oder Probleme bezüglich der elektronischen Rechnungsstellung isoliert anzugehen, ist es wichtig, E-Invoicing als eine Investition zu betrachten. Wenn der Prozess frühzeitig eingeleitet wird, bleibt ausreichend Zeit für die Implementierung, das Testen und die Sicherstellung der Richtigkeit von Daten und Steuerrichtlinien. Tests in Sandkasten-Umgebungen, die von den Steuerbehörden bereitgestellt werden, ermöglichen es den Unternehmen, Transaktionen und entsprechende Ergebnisse zu validieren.

Von Anfang an ist es wichtig, den Einfluss der elektronischen Rechnungsstellung auf alle Geschäftsabteilungen, Prozesse und Systeme zu ermitteln, nicht nur auf das ERP-System. Dazu gehört auch die Berücksichtigung vor- und nachgelagerter Systeme, wie z. B. E-Commerce-Plattformen und Abrechnungssysteme, um eine umfassende Integration und erfolgreiche Implementierung zu gewährleisten.

Integration der elektronischen Rechnungsstellung mit der richtigen Unterstützung

Die Implementierung von E-Invoicing-Systemen ist mit einer Vielzahl von Herausforderungen verbunden, von komplexen Integrationen bis hin zu sich ändernden gesetzlichen Vorschriften. Es geht nicht nur um einen einzigen API-Aufruf, sondern auch um die effektive Verwaltung des Lebenszyklus von Rechnungen innerhalb von ERP-Kernsystemen. Die Notwendigkeit der kontinuierlichen Anpassung an sich ändernde Vorschriften unterstreicht zudem die Bedeutung von Wachsamkeit und Flexibilität.

Wir bei Comarch kennen diese Herausforderungen und bieten umfassende Lösungen, um sie zu bewältigen. Das Comarch E-Invoicing ist so konzipiert, dass es sich nahtlos in ERP-Systeme, andere interne Systeme und Regierungsplattformen integrieren lässt und so einen reibungslosen Betrieb in verschiedenen rechtlichen Umgebungen gewährleistet. Unsere Plattform erfüllt die Anforderungen in über 60 Ländern und wird ständig weiterentwickelt, um den sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden.

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FAQs zur E-Invoicing und ERP-System Integration:

1. Wie lange dauert es in der Regel, ein E-Invoicing-System einzuführen?

Der Zeitrahmen für die Implementierung hängt von Faktoren wie den verfügbaren Ressourcen, der Komplexität des Auftrags und den Fähigkeiten des Teams ab. Einige Unternehmen sind innerhalb weniger Wochen live gegangen, vor allem, wenn sie die Lösung in mehreren Ländern gleichzeitig einführen. Es ist jedoch ratsam, mindestens sechs bis neun Monate für die Implementierung einzuplanen, um gründliche Tests, die Genauigkeit der Daten, die Einbeziehung der Interessengruppen und Schulungen zu gewährleisten.

2. Wenn die elektronische Rechnungsstellung nicht obligatorisch ist, warum sollte ich sie dann einführen?

Ein überzeugender Grund ist die Effizienz. Die elektronische Rechnungsstellung strafft Prozesse durch die Einrichtung klarer digitaler Arbeitsabläufe, die durch saubere Daten unterstützt werden und den Austausch von Dokumenten in Echtzeit ermöglichen. Durch den Wegfall manueller Aufgaben, wie die Bearbeitung von PDFs und Papierrechnungen, können Unternehmen ihre Effizienz in allen Finanzfunktionen, einschließlich der Kreditorenbuchhaltung, steigern.