Den richtigen EDI-Provider mit der passenden EDI-Software finden – so treffen Sie die beste Wahl

Der elektronische Datenaustausch (Electronic Data Interchange – EDI) ist schon seit langer Zeit etabliert – insbesondere in Branchen wie dem Einzelhandel oder der Fertigung. Durch das Ermöglichen eines schnellen und effizienten Datenaustauschs zwischen Geschäftspartnern hilft EDI Unternehmen, Zeit und Geld zu sparen. Wenn diese Unternehmen jedoch wachsen und expandieren, stoßen die alten EDI-Systeme mehr und mehr an ihre Grenzen und werden den Anforderungen einer dynamischen Geschäftswelt oft nicht mehr gerecht. Doch wie finden Unternehmen eine EDI-Lösung, die zu ihnen passt? Die Suche nach dem besten EDI-Anbieter kann zeitaufwendig und kostspielig sein. Dieser Artikel liefert Ihnen praktische Tipps, um den Auswahlprozess zu beschleunigen.

Was ist ein EDI-Anbieter?

Ein EDI-Dienstleister ist ein Drittunternehmen, das EDI-Lösungen für Unternehmen bereitstellt, unterstützt und verwaltet. Diese Lösungen werden durch Dienstleistungen und/oder Software bereitgestellt, die speziell entwickelt wurden, um:

• Dokumente zwischen Geschäftspartnern auszutauschen,
• Dokumente zu verarbeiten,
• empfangene und gesendete Daten zu verwalten,
• die Kommunikation zwischen zwei Geschäftspartnern effizienter zu gestalten.

EDI-Anbieter stellen oftmals auch zusätzliche Funktionen bereit, wie z. B. Dokumenten-Mapping, Datenanreicherung, Compliance in Bezug auf die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) und elektronische Berichterstattung (E-Reporting), Validierung mehrerer Geschäftsdokumente und Reporting. Teilweise umfassen die Leistungen auch datenbezogene Dienste wie die Datensicherung oder -wiederherstellung. Einige EDI-Provider spezialisieren sich auf die Unterstützung bestimmter Marktsegmente, während andere Lösungsanbieter Software für viele verschiedene Arten von Unternehmen anbieten. In jedem Fall ermöglichen sie es Unternehmen, Geschäftsinformationen in einem standardisierten und strukturierten Format auszutauschen, um die betriebliche Effizienz und die Genauigkeit der Daten zu verbessern.

7 Dinge, auf die Sie bei der Wahl eines EDI-Providers achten sollten

Die Suche nach dem richtigen EDI-Anbieter und der besten EDI-Software ist eine wichtige Aufgabe, die eine eingehende Analyse der Art und Weise erfordert, wie Datenaustauschprozesse derzeit in Ihrem Unternehmen durchgeführt werden. Es ist gut, mit den Grundlagen zu beginnen, wie z. B.:

• Was ist Ihre aktuelle EDI-Lösung/Ihr aktuelles EDI-System?
• Was sind Ihre EDI-Anforderungen?
• Was sind Ihre Schwachstellen?
• Was könnte automatisiert werden, um Ihre Arbeit effizienter zu gestalten?

Dies sind wichtige Fragen, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie nach einer neuen Lösung für den Datenaustausch suchen. Die Antworten helfen Ihnen bei der Definition, wer der beste EDI-Dienstleister im einzigartigen Kontext Ihres Unternehmens sein könnte. Aber das ist natürlich nur ein Ansatz.

Der zweite Ansatz besteht darin, sich den potenziellen Provider und sein Angebot anzusehen. Um weltweit eine schnelle und sichere Datenübertragung zu gewährleisten, sollte Ihr neuer EDI-Anbieter die folgenden wichtigen Kriterien in Bezug auf die integrierten Lösungen, Eigenschaften und Dienste erfüllen:

1. Cloud-EDI-Lösung

Cloud-basierende Lösungen sind flexibel, mobil, leicht verfügbar, sicher und nachhaltig. Sie tragen zu einem reibungsloseren Betriebsablauf bei und sparen somit Kosten und Arbeitskraft. Es liegt also auf der Hand, dass der beste EDI-Anbieter eine Cloud-Infrastruktur anbieten sollte, die auf modernen Technologien wie KI/ML basiert und überall und jederzeit genutzt werden kann.

2. Globale Präsenz des EDI-Dienstleisters

Ein weiterer wichtiger Faktor, der bei der Auswahl eines EDI-Dienstleisters berücksichtigt werden sollte, ist seine globale Reichweite. Dies ist von entscheidender Bedeutung, da moderne Dokumente mit jedem und überall ausgetauscht werden.

Eine globale Präsenz mit lokalem Ansatz bedeutet:

• Größere Reichweite, bessere Sichtbarkeit, stärkere Vereinfachung und Unabhängigkeit von Systemen;
• Bessere Unterstützung für regionale bzw. länderspezifische gesetzliche Vorschriften (besonders wichtig beim Austausch von elektronischen Rechnungen);
• Zugang zu qualifiziertem Personal, das Ihnen bei der lokalen Sprache und dem Verständnis regionaler Unterschiede helfen kann.

3. Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen für den Dokumentenaustausch

Bei der Auswahl eines EDI-Dienstleisters müssen Sie herausfinden, ob dessen Regeln den gesetzlichen Vorschriften für den Datenaustausch in Ihrer Region entsprechen. Diese Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften (Compliance) muss während des gesamten Projekts und darüber hinaus gewährleistet sein. Was bedeutet das? Die Lösung Ihres EDI-Anbieters muss flexibel genug sein, um an alle zukünftigen Vorschriften angepasst werden zu können. Es ist auch wichtig zu prüfen, ob der Anbieter die kontinuierliche Compliance mit den gesetzlichen Anforderungen bietet – allerdings nicht in Form von Modulen, die ständige Upgrades erfordern. Da der Datenaustausch in vielen Ländern gesetzlich vorgeschrieben ist, sollten Sie sich vergewissern, dass Ihr Anbieter über Erfahrung in diesem Bereich verfügt und in der Lage ist, Dokumente mit der entsprechenden Regierungsplattform auszutauschen.

4. Integration in Ihre Architektur

Unternehmensgruppen mit Gesellschaften auf der ganzen Welt müssen sich mit unterschiedlichen Vorschriften auseinandersetzen und benötigen daher verschiedene Tools, Software und lokale Systeme. Deshalb sollte Ihr neuer Anbieter von EDI-Lösungen in der Lage sein, diese mit möglichst wenig Aufwand alle in eine Plattform zu integrieren.

Ihr Anbieter sollte Ihr Unternehmen mit den passenden Kanälen, ERP-Systemen, Geschäftsanwendungen und EDI-Lösungen in Einklang bringen können. Die Wahl des richtigen Anbieters bedeutet, einen zuverlässigen Partner an Ihrer Seite zu haben, der für eine reibungslose Integration und zukünftige ERP-System-Upgrades sorgt, die Ihre Architektur stärken, ohne Ihr System zu beeinträchtigen.

5. Flexibilität, Branchenerfahrung und die Fähigkeit, alle Dokumentformate auszutauschen

Die Wahl des richtigen EDI-Outsourcing-Providers sollte auch von der Flexibilität und der bisherigen Erfahrung des Anbieters in der Branche abhängen, denn umfangreiche Expertise bedeutet in der Regel:

• Umfassenderes Verständnis Ihrer Geschäftsprozesse
• Fundiertere Kenntnis der Standards und Vorschriften in Ihrer Branche
• Effizientere Problemlösungsmethoden
• Größere Möglichkeit der bereits bestehenden Zusammenarbeit mit Ihren Partnern, was eine schnellere und einfachere Integration des Dokumentenaustauschs ermöglicht

In Bezug auf die Flexibilität sollte unbedingt geprüft werden, ob Ihr neuer EDI-Anbieter alle von Ihren Geschäftspartnern verwendeten EDI-Standards und EDI-Formate unterstützt. Dies ist besonders wichtig, wenn Ihre Partner in verschiedenen Teilen der Welt tätig sind und möglicherweise mit unterschiedlichen Formaten arbeiten. (Beispielsweise ist das EDIFACT-Format in Europa weit verbreitet, während in den USA hauptsächlich das X12-Format verwendet wird). Ihr neuer Anbieter muss über die erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen in diesem Bereich verfügen, um die hohe Variabilität der übertragenen Dokumente bewältigen zu können.

6. Einbindung des Anbieters in die Migrations- und Wartungsphase von EDI

Bei der Auswahl eines Anbieters sollten Sie abschätzen, wie viel der anfänglichen Arbeit von Ihren eigenen IT-Ressourcen und wie viel vom Anbieter ausgeführt wird.

• Wer wird die Kommunikation verwalten?
• Wer kümmert sich um den Onboarding-Prozess?
• Wer ist für die Migration der Daten verantwortlich?

In den meisten Fällen ist es hilfreich, das Potenzial Ihres EDI-Anbieters zu nutzen und diese Aufgaben auszulagern, um die Arbeitsbelastung Ihres Teams zu minimieren. Daher ist es wichtig, einen Anbieter zu wählen, der diese Aufgaben gut bewältigen kann.

Außerdem sollten Sie überlegen, ob Ihr potenzieller EDI-Dienstleister über eine starke Präsenz beim Aufbau von Beziehungen zu Ihren Partnern verfügt, da dies den Onboarding-Prozess erheblich vereinfacht.

Darüber hinaus sollten Sie bedenken, dass der Anbieter nicht nur für die Wartung Ihrer EDI-Plattform verantwortlich sein sollte. Sie sollten sich auch darauf verlassen können, dass er die Entwicklung der Gesetzgebung im Zusammenhang mit dem elektronischen Datenaustausch verfolgt. Ihr EDI-Anbieter muss in der Lage sein, Sie in technischen Fragen und im Umgang mit Ihren Handelspartnern beraten zu können.

7. Technische Flexibilität und Sicherheit

Die beste EDI-Lösung ist eine, die an die technischen Anforderungen Ihrer Handelspartner angepasst werden kann. Einige von ihnen werden nur die webbasierte EDI-Option wünschen, während andere an der vollständigen EDI-Integration interessiert sind. Beide Lösungen haben ihre Stärken und passen zu verschiedenen Unternehmen, je nach Größe und technologischem Reifegrad. Ihr EDI-Anbieter sollte in der Lage sein, Ihre bestehenden Geschäftssysteme, wie z. B. Ihre ERP- oder Buchhaltungssoftware, zu integrieren. Dies trägt dazu bei, Ihre EDI-Prozesse zu optimieren und betriebliche Störungen zu vermeiden. Stellen Sie sicher, dass der EDI-Anbieter Erfahrung mit der Integration in die von Ihnen verwendeten spezifischen Systeme hat.

Bei der Auswahl des Anbieters ist es wichtig, dass er alle diese Möglichkeiten bietet:

• EDI-Austausch
• API-Dokumentenaustausch
• E-Mail-Dokumentenaustausch
• Webportal-Dokumentenaustausch
• Interoperabilität des Dokumentenaustauschs

Auf diese Weise können Sie sowohl Partnerunternehmen zufriedenstellen, die eine starke EDI-Integration bevorzugen, als auch diejenigen, die nicht über ausreichende IT-Ressourcen verfügen und daher eine einfachere Alternative wie das EDI-Webportal benötigen.

Darüber hinaus sollte Ihr EDI-Dienstleister Ihnen den erforderlichen technischen Support bieten, unabhängig von der gewählten Option – vorzugsweise in der Sprache, die Ihre Handelspartner sprechen. Dadurch wird das Risiko von Missverständnissen minimiert und eine effiziente Kommunikation gewährleistet.

Schließlich ist eines der wichtigsten Dinge, die bei der Auswahl eines neuen EDI-Lösungsanbieters zu berücksichtigen sind, die Sicherheit des Datenaustauschs. Mit EDI teilen Sie sensible Daten mit Ihren Handelspartnern, darunter Finanzdaten, Kundeninformationen und Produktdetails. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Ihr EDI-Anbieter über zuverlässige Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz dieser Daten verfügt. Suchen Sie nach einem EDI-Anbieter, der Ihre Daten während der Übertragung und im Ruhezustand durch Verschlüsselung schützt, und über strenge Zugriffskontrollen verfügt, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf Ihre Daten zugreifen können. Er sollte auch über geeignete Datensicherungs- und Notfallwiederherstellungsverfahren für den Fall eines Datenlecks oder Systemausfalls verfügen. Akkreditierungen und Zertifizierungen sollten für Ihre Unternehmen zugänglich sein, um die Einhaltung der Vorschriften jederzeit zu gewährleisten.

Warum sollten Sie Comarch als Ihren neuen EDI-Anbieter wählen?

Insgesamt ist die Wahl des richtigen EDI-Anbieters entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens. Wenn Sie die oben genannten Faktoren berücksichtigen, können Sie einen EDI-Anbieter finden, der Ihren spezifischen Anforderungen entspricht, Ihnen bei der Optimierung Ihrer Abläufe hilft und die Sicherheit Ihrer Daten gewährleistet.

Alles, was der beste EDI-Anbieter mitbringen sollte – von Cloud-basierten Lösungen über eine große globale Reichweite bis hin zu jahrelanger Branchenerfahrung bietet Ihnen Comarch EDI. Als eines der weltweit führenden IT-Unternehmen mit Referenzen wie Metro, Danone, Unilever, BIC, Carrefour, Hamelin Group, La Redoute, MAN Truck & Bus SE, Strabag oder Agfa bietet Comarch modernste Technologie, die bei der Automatisierung verschiedener Prozesse im Geschäftsbetrieb hilft.

Zu den wichtigsten Funktionen von Comarch EDI gehören:

• Datenverwaltung
• Optimierung des Lieferkettenmanagements
• Datenaustausch
• Verschiedene Arten der EDI-Implementierung (Web, API, PDF oder Direktintegration)
• EDI Managed Services (wie Onboarding)
• Transparente Preisgestaltung

Zusammen bieten diese Dienste einen umfassenden Ansatz für den Datenaustausch und das Dokumentenmanagement und optimieren so die ansonsten langen und kostspieligen Lieferkettenprozesse erheblich. Die EDI-Lösung von Comarch minimiert das Risiko von Datenfehlern und ineffektiver Kommunikation in Geschäftspartnerschaften, zum Beispiel mit Liefer- sowie Kunden- und Logistikunternehmen.

Welche weiteren Vorteile bietet die Lösung von Comarch?

Basierend auf Technologien wie KI/ML bietet Ihnen die Comarch EDI-Software:

• weniger Verwaltungsaufwand
• geringere Kosten für die Datenverwaltung
• bessere Geschäftsbeziehungen

Mit einem breiten Spektrum an EDI Managed Services gewährleistet die EDI-Plattform von Comarch eine optimale Datenübertragung und eine hohe Qualifät der von den Benutzern benötigten Informationen. Jeder Schritt des Prozesses – von der Dokumentenerstellung über das Monitoring bis hin zur Archivierung – wird mit einem hohen Sicherheitsstandard durchgeführt. Diese ganzheitliche und umfassende Perspektive kann sehr vorteilhaft sein und an viele verschiedene Systeme angepasst werden – unabhängig vom IT-Reifegrad des Gegenübers. Bei technischen Problemen steht Ihnen der mehrsprachige Service Desk von Comarch zur Verfügung, der Sie bei allen auftretenden Problemen unterstützt und Schulungen und Support anbietet, um sicherzustellen, dass Sie das System effektiv nutzen können. Darüber hinaus bietet Comarch eine transparente Preisgestaltung ohne versteckte Gebühren, sodass Sie Ihre Kosten durch Automatisierung und Prozessoptimierung senken können.

Comarch EDI ist eine umfassende Lösung für alle Unternehmen, die die Art und Weise, wie ihr Datenaustausch abgewickelt wird, optimieren möchten. Dank des Einsatzes innovativer Technologien können Sie mit dieser EDI-Plattform Zeit und Geld sparen und Ihre Geschäftsbeziehungen stärken.

Lesen Sie mehr über Comarch EDI und Comarch E-Invoicing und vereinbaren Sie noch heute einen Beratungstermin:

Termin vereinbaren