5 Wege, um EDI Compliance zu erreichen und Rückzahlungen zu vermeiden

Seit Anbeginn der Zeit sind eine starke Kommunikation und der Aufbau von Beziehungen das Rückgrat eines jeden erfolgreichen Unternehmens. Die digitalen Grenzen haben diese Landschaft nicht verändert. Im Gegenteil, sie hat sie sogar noch wichtiger, wenn nicht sogar unendlich viel komplexer gemacht. Der elektronische Datenaustausch (EDI) ist die Verkörperung dieses Wandels.

Warum ist EDI Compliance wichtig?

Die Einhaltung der EDI-Vorschriften erfordert sowohl eine effektive als auch eine zielgerichtete Kommunikation. Die damit verbundenen Auswirkungen werden in starken Beziehungen resultieren wohingegen die Nichteinhaltung bestimmter Standards sich negativ auf die Kundenbeziehungen auswirken kann – aber das ist nur die Spitze des Eisbergs. Unternehmen können auch finanzielle Strafen verhängen, wenn Anbieter und Lieferanten gegen die in einem Service Level Agreement (SLA) festgelegte EDI Compliance verstoßen. Diese damit verbundenen Rückzahlungen ("Chargebacks") sind nicht nur kostspielig, sondern können auch die Beziehungen zu den Handelspartnern belasten. Aber dazu kommen wir später noch.

Wie sieht es mit der EDI Compliance aus?

Die EDI Compliance bezieht sich auf die von einem Handelspartner geforderte Formateinhaltung. Bestimmte EDI-Dokumente müssen mit bestimmten EDI-Standards konform sein, um einen nahtlosen Austausch zu gewährleisten und kostspielige Fehler zu vermeiden, nicht nur in Form von Strafen, sondern auch von Verzögerungen. EDI-Standards ermöglichen es außerdem, dass verschiedene Unternehmen mit unterschiedlichen Systemen effektiv miteinander kommunizieren können.

Betrachten Sie es als eine Sprache. Jeder Standard ist ein eigener Dialekt mit eigenen Dokumenten und Transaktionssätzen. Es gibt mehrere "standardisierte Sprachen" oder in diesem Fall EDI-Standards. Dazu gehören:

• Die Vereinten Nationen: EDIFACT
• Das Vereinigte Königreich: TRADACOMS
• Der Amerikanische Nationale Standard: (ANSI) X12

Anforderungen an die EDI Compliance

Es gibt kein Patentrezept für EDI Compliance, da jeder Lieferant oder Handelspartner seine eigenen Anforderungen hat. In der Regel müssen Sie jedoch die folgenden Punkte beachten:

• Die in der SLA genannten EDI-Anforderungen
• Ob Sie die Unterstützung und die geschulten Fachleute haben, um die EDI-Standards einzuhalten oder nicht
• Die für die Implementierung der erforderlichen EDI-Dokumente erforderlichen Ressourcen, einschließlich code-spezifischer Rechnungsdokumente, code-spezifischer Lagerbestandsdokumente, code-spezifischer Versandanzeigen usw.

EDI Compliance bedeutet also, dass Ihr Unternehmen in der Lage ist, Geschäftsdokumente nach einem vereinbarten Standard zu empfangen, zu übersetzen und zu verarbeiten. In der Praxis könnte das so aussehen:

Unternehmen A möchte eine Bestellung (PO) an Unternehmen B senden. In seiner SLA hat Unternehmen B den Standard EDIFACT festgelegt. Dies geschieht nicht nur, um die Kommunikation zu rationalisieren, sondern auch, weil die Systeme des Unternehmens so eingerichtet sind, dass sie dieses Format verarbeiten und verstehen und die entsprechende Antwort ausfüllen können. Hält sich Unternehmen A nicht an diesen EDI-Standard, kann dies zu Strafen, Verzögerungen und kostspieligen Konsequenzen führen.

5 Vorteile der EDI Compliance

Die Einhaltung der EDI-Vorschriften ist ein entscheidender Faktor für die Aufrechterhaltung effizienter und zielgerichteter Transaktionen und Kommunikation. Es handelt sich um eine gemeinsame Sprache, die es Systemen und Unternehmen ermöglicht, miteinander zu sprechen, wichtige Daten auszutauschen und zwischen verschiedenen Handelspartnern kompatibel zu bleiben. Hier sind fünf der wichtigsten Vorteile der Konformität mit festgelegten EDI-Vorgaben.

1. Optimierte Effizienz und verbesserte Genauigkeit

Unabhängig von der Art der Transaktion trägt EDI dazu bei, die Genauigkeit und Effizienz von Lieferscheinen, Bestellungen, Standardgeschäftsdokumenten, Rechnungen und anderen wichtigen EDI-Dokumenten zu verbessern. Die Konformität der EDI-Dokumente bedeutet weniger manuelle Eingaben, schnellere Bearbeitungszeiten und weniger Papierkram.

2. Kostenreduzierung durch betriebliche Effizienz

Es liegt auf der Hand, dass die Verringerung des Papieraufwands, die Beschleunigung der Bearbeitungszeiten und die Reduzierung zeitaufwändiger manueller Eingaben zu Einsparungen führen. Für Großunternehmen ist dies ein erheblicher Betrag. Aus diesem Grund verhängen sie oft Geldstrafen, die auch als "Chargebacks" bezeichnet werden, wenn die in ihrer SLA festgelegten EDI-Standards und Formate nicht eingehalten werden.

3. Stärkere Beziehungen aufbauen

Handelspartner wollen Zuverlässigkeit, vor allem wenn es um Geschäftskommunikation und Dokumentenaustausch geht. Die Einhaltung der EDI-Vorschriften trägt dazu bei, Vertrauen zwischen den Partnern aufzubauen, indem sie das Engagement für standardisierte Prozesse und Technologien demonstriert und so Glaubwürdigkeit und langfristige Beziehungen schafft.

4. Nahtlose Skalierung

Wie bereits erwähnt, nutzen Großunternehmen normalerweise bereits EDI-Standards und arbeiten miteinander, um die Einhaltung der Vorschriften und eine optimierte Kommunikation zu gewährleisten. Die Skalierung bezieht sich allerdings nicht nur auf die Unternehmensgröße, sondern auch auf die wachsende Anzahl an Partnern und damit auch die Konformität mit mehreren EDI-Standards. Die Einhaltung von EDI-Standards fördert das Wachstum, indem sie ein Unternehmen darauf vorbereitet, mit verschiedenen Standards umzugehen, ohne dass es zu massiven Verwaltungskosten kommt.

5. Erlangen eines Wettbewerbsvorteils

Nicht zuletzt ist der größte Vorteil die Summe all dieser Faktoren. Bessere Prozesse und höhere Genauigkeit führen zu niedrigeren Kosten und verbesserte Geschäftsbeziehungen bedeuten leichtere Skalierbarkeit, was Ihrem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschafft.

Welche Risiken birgt das Nichteinhalten von EDI-Richtlinien?

Das Hauptrisiko der Nichteinhaltung von EDI-Vorgaben sind EDI-Chargebacks. Dabei handelt es sich um finanzielle Strafen für die Nichteinhaltung der im SLA festgelegten EDI-Anforderungen eines Handelspartners. Kurz gesagt, es handelt sich um eine Strafe für die Verlangsamung der Geschäftsabläufe, die Unterbrechung von Prozessen und den Verlust von Geld. Wie wir bereits erwähnt haben, wird das Netzwerk umso größer, je mehr ein Unternehmen skaliert und folglich treten auch umso mehr Rückzahlungen auf. Mit der steigenden Anzahl an Rückbuchungen wird auch der mit diesen Strafen verbundene Aufwand größer.

Zudem bezieht sich eines der offensichtlichen, wenn auch nuancierteren und nicht greifbaren Risiken, wenn EDI-Vorgaben nicht eingehalten werden, auf das Vertrauen. Der Erfolg von EDI schafft nicht nur Vertrauen in die Fähigkeit Ihres Unternehmens, den Datenaustausch zu verwalten, sondern auch eine Partnerschaft für den Geschäftserfolg. 

Wie stellen Sie Ihre EDI Compliance sicher? 

Die Einhaltung der EDI-Vorschriften ist eine Frage der Expertise. Wenn also für Ihr Unternehmen EDI-Spezialisten tätig sind, die sowohl die nationalen als auch die globalen Anforderungen genau kennen, die nötige Kapazität und Erfahrung besitzen, um mit den sich ändernden Standards und der Wartung Schritt zu halten, und zudem Kenntnisse in Bezug auf eine breite Palette von Konfigurationsverpflichtungen mitbringen, dann sind Sie startklar!

Allerdings sind bei den meisten Unternehmen nicht all diese Aspekte erfüllt, insbesondere zu Beginn eines EDI-Projekts.

Machen Sie sich für Ihren Weg zur EDI Compliance bereit!

Entscheiden Sie sich für einen kompetenten EDI-Anbieter

Wenn Sie EDI-konform bleiben wollen, arbeiten Sie am besten mit einem Team zusammen, das sich ausschließlich auf die Gewährleistung der EDI Compliance konzentriert. Ein kompetenter EDI-Partner verfügt über die Software, die notwendige Expertise in der Wartung, Integrationsfähigkeiten, EDI-Mapping-Kenntnisse, Übersetzungslösungen und allgemeinen EDI-Fähigkeiten, die für den Erfolg erforderlich sind.

Nahezu jede EDI-Beziehung beginnt auf die gleiche Weise: In einem EDI-Anforderungsdokument werden die Bedingungen für die EDI Compliance mit einem Handelspartner festgelegt und sobald diese erfüllt sind, beginnt ein Prüfverfahren.

Seien Sie bereit für Ihre Handelspartner

Die Prüfung erfolgt in der Regel anhand einer Reihe von Transaktionen, bei denen verschiedene Vorgänge, Bestätigungen, Belege, Details und die Systemkommunikation bewertet werden.

Folgende Schritte sind notwendig, um EDI-konform zu werden:

1. Analysieren der vereinbarten Anforderungen
2. Prüfen, ob Sie von ausgebildeten Spezialisten unterstützt werden
3. Einsetzen von EDI-Lösungen, die die von Ihren Handelspartnern festgelegten Anforderungen erfüllen können
4. Implementieren der erforderlichen EDI-Dokumentencodes

Vorbereitung auf übliche Herausforderungen bei der Einhaltung von EDI-Vorschriften

Da immer mehr Unternehmen mit geschäftlichen Veränderungen konfrontiert sind, wird die Einhaltung von EDI-Vorschriften immer komplexer. Es gibt häufig Hürden, die Unternehmen überwinden müssen, um die EDI Compliance sicherzustellen. Erfahren Sie im Folgenden, welche das sind und wie Sie Ihr Unternehmen darauf vorbereiten.

5 Wege, EDI-konform zu werden

1. Erfassen Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen

Um eine solide Geschäftspartnerschaft zu fördern, ist es wichtig, die Bedürfnisse des Partners zu verstehen und zu erfüllen. Lieferanten sollten die Anforderungen ihrer Einzelhändler kennen, um eine reibungslose und rechtzeitige Erfüllung der Verpflichtungen zu gewährleisten.

2. Zuverlässige EDI-Software verwenden

Die Auswahl einer EDI-Software, die alle Voraussetzungen für die Einhaltung der EDI-Vorschriften erfüllt, ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Nutzen Sie die sich ständig weiterentwickelnde technologische Landschaft zugunsten Ihrer Compliance, z. B. Cloud-basierte Systeme, Algorithmen und Analysen, um Ihre betriebliche Effizienz zu verbessern.

3. Umfassende EDI-Lösungen einführen

Die Implementierung einer durchgängigen EDI-Lösung, die Aufgaben wie Datenzuordnung, Übersetzung und Netzwerkpflege umfasst, kann die Effizienz in Ihrem Unternehmen erheblich steigern.

4. Gründliche Selbsttests der EDI-Systeme durchführen

Das Erkennen und Beheben von Problemen in Ihren EDI-Systemen ist der Schlüssel zur Gewährleistung eines korrekten Datenaustauschs mit Ihren Geschäftspartnern. Eine vorausgehende Testphase ermöglicht es Ihnen, alle Probleme zu identifizieren und zu beheben, bevor Sie die EDI-Lösungen in Ihrem Unternehmen implementieren.

5. Einen konsistenten Zeitplan einhalten

Einige Unternehmen verlangen von ihren Lieferanten den Nachweis, dass sie in der Lage sind, wichtige Dokumente innerhalb bestimmter Fristen zu übermitteln, da sie andernfalls als nicht konform eingestuft werden können. Die Einhaltung dieser Zeitvorgaben ist für die Einhaltung der EDI-Vorschriften und die Förderung einer soliden Geschäftsbeziehung von entscheidender Bedeutung.

Von einer Branche zur nächsten: EDI-Konformität

Während die meisten Branchen die traditionellen EDI-Standards wie EDIFACT, TRADACOMS, ANSI ASC X12, VDA usw. nutzen, gibt es für bestimmte Branchen auch einige Nischenrichtlinien.

EDI Compliance in der Automobilindustrie

Die Automobilindustrie weißt eine einzigartige EDI-Struktur auf, da es neben den traditionellen EDI-Anbietern auch zahlreiche regionale private Netzwerke gibt. Dazu gehören: American Network Exchange (ANX), European Network Exchange (ENX) und Japanese Network Exchange (JNX). Um konform zu bleiben, müssen Sie möglicherweise mit einem Anbieter zusammenarbeiten, der Erfahrungen mit diesen regionalen privaten Netzwerken hat.

Spezielle EDI-Anforderungen für FMCG

Schnelllebige Konsumgüter des alltäglichen Bedarfs, auch bekannt als FMCG (Fast Moving Consumer Goods), umfassen Waren wie Obst, Gemüse, Getränke, rezeptfreie Medikamente, Milch und viele andere verderbliche Waren. Die Einhaltung der EDI-Vorschriften für FMCG ist nicht annähernd so einzigartig wie in anderen Branchen, aber es gibt einige Aspekte, die zu beachten sind. Handelspartner und Geschäfte, die mit verderblichen Waren handeln, müssen über die gesamte Lieferkette hinweg Transparenz über diese Waren haben, um eine sichere Verwendung zu gewährleisten. Darüber hinaus gibt es in einigen Ländern, die beim Verkauf landwirtschaftlicher Erzeugnisse eine wichtige Rolle spielen, wie z. B. in der Tschechischen Republik, spezifische gesetzliche Anforderungen an diese Bestellungen (z. B. das Gesetz Nr. 395/2009 Coll.).

Spezifische EDI-Standards für Finanzdienstleistungen

Ein weiterer Wirtschaftszweig mit spezifischen Standards und Nischenanforderungen zur EDI Compliance ist der Finanzsektor. Die Society of Worldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT) entwickelt und definiert Standards für die Finanzdienstleistungsbranche, die eine ordnungsgemäße Kommunikation zwischen den Finanzparteien ermöglichen - die beiden gängigsten Nachrichtenstandards sind MT und MX.

Überprüfung der EDI-Konformität

Da Unternehmen expandieren und sich weiterentwickeln, wird die Einhaltung von EDI-Vorschriften immer komplexer und die Risiken einer Nichteinhaltung sind groß. Das Vertrauen und die Zuverlässigkeit von Partnerschaften stehen auf dem Spiel und darüber hinaus drohen kostenintensive Strafen. Die Einhaltung von EDI-Richtlinien bietet eine Reihe von Vorteilen, wie z. B. verbesserte Effizienz, Kostenreduzierung, stärkere Beziehungen, nahtlose Skalierbarkeit und einen Wettbewerbsvorteil.

Um die EDI-Anforderungen zu erfüllen, müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie über das nötige Fachwissen, die erforderlichen Ressourcen und eine zuverlässige EDI-Software verfügen. Eine der besten Möglichkeiten, dies zu erreichen, ist die Zusammenarbeit mit Experten, da Sie damit verschiedene EDI Vorteile erzielen können. Gängige Probleme wie Skalierbarkeit, unzuverlässige Daten und Transparenz lassen sich durch Outsourcing, Unternehmensmanagement-Tools und EDI-Migration lösen.

Denken Sie daran, dass verschiedene Branchen eigene EDI-Standards und -Anforderungen haben können. Ob in der Automobilbranche, bei schnelllebigen Konsumgütern oder im Finanzdienstleistungssektor – die Kenntnis und Einhaltung spezifischer Branchenstandards ist für den Erfolg in der EDI-Welt von entscheidender Bedeutung. Unternehmen, die sich für die Einhaltung von EDI-Standards entscheiden, müssen sich an die sich ändernden Richtlinien und branchenspezifischen Anforderungen anpassen, um im digitalen Zeitalter des Handels erfolgreich zu sein.

Seit Anbeginn der Zeit sind eine starke Kommunikation und der Aufbau von Beziehungen das Rückgrat eines jeden erfolgreichen Unternehmens. Die digitalen Grenzen haben diese Landschaft nicht verändert. Im Gegenteil, sie hat sie sogar noch wichtiger, wenn nicht sogar unendlich viel komplexer gemacht. Der elektronische Datenaustausch (EDI) ist die Verkörperung dieses Wandels.