10 zentrale Herausforderungen der elektronischen Rechnungsstellung für global tätige Unternehmen

Wenngleich die elektronische Rechnungsstellung wie eine Erfindung der modernen digitalen Wirtschaft erscheinen mag, wird sie bereits seit den 1990er Jahren eingesetzt, ausgehend von Südamerika. Mit der primären Absicht, die Steuerhinterziehung einzudämmen und eine ordnungsgemäße Steuererhebung zu gewährleisten, breitet sich die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung nun in Europa und Asien aus. Diese Ausbreitung bringt Herausforderungen für multinationale Unternehmen mit sich, die ihre Systeme und Prozesse anpassen müssen, um die verschiedenen gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Welche die 10 größten Hürden für diese Unternehmen sind, erfahren Sie im Folgenden.

1. Regulatorische Komplexität

Multinationale Unternehmen stehen aufgrund unterschiedlicher E-Invoicing-Vorschriften in den verschiedenen Ländern vor großen Herausforderungen. Trotz der wirtschaftlichen Einheit Europas unterscheiden sich die E-Invoicing-Pflichten der einzelnen EU-Länder erheblich, was die Einhaltung der Vorschriften und den internationalen Handel erschwert. Dies erfordert robuste, anpassungsfähige E-Invoicing-Systeme und landesspezifisches Fachwissen, um die Einhaltung der Vorschriften effektiv zu managen.

E-Invoicing-Pflichten schreiben auch vor, dass Rechnungen bestimmten Formaten entsprechen müssen, die oft auf XSD basieren, wie z. B. das polnische FA(2) oder das rumänische RO CIUS, die strukturierte Dateien mit eindeutigen Kennungen wie Rechnungs-IDs für die behördliche Validierung erfordern. Die Anpassung interner Fakturierungssysteme an diese Anforderungen ist eine besondere Herausforderung, wenn es darum geht, verschiedene Vorgänge wie z.B. das Self-Billing bzw. Gutschriftsverfahren in unterschiedlichen rechtlichen Umgebungen zu integrieren.

2. Technologische Integration

Die Integration neuer E-Invoicing-Standards in bestehende IT-Systeme stellt eine Herausforderung dar, insbesondere bei der Umstellung von herkömmlichen Rechnungsformaten wie PDF auf strukturierte Daten, die für die Einhaltung der behördlichen Validierungsstandards unerlässlich sind. Die Anpassung an diese Formate kann erhebliche Änderungen oder eine komplette Überarbeitung der bestehenden ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) erfordern. Glücklicherweise kann ein externes E-Invoicing-System als Brücke fungieren, indem es Rechnungsformate in die von staatlichen Plattformen geforderten Formate konvertiert und eine vollständige Validierung der Rechnungsdaten vornimmt.

Die Anpassung an die elektronische Rechnungsstellung ist von Land zu Land unterschiedlich, da jedes Land eigene Anforderungen und Validierungsregeln hat. Die Lösung für diese Herausforderungen sind spezialisierte E-Invoicing-Systeme, die nicht nur flexibel sind, sondern auch an verschiedene Sicherheitsstandards, Automatisierungsgrade und länderspezifische Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung angepasst werden können. Der Schwerpunkt liegt nach wie vor auf der Nutzung vorhandener Technologien, wo dies möglich ist, und auf der Einführung neuer Lösungen, um die Vorschriften einzuhalten und für künftige Änderungen gerüstet zu sein.

3. Compliance-Risiken

Internationale Unternehmen sehen sich häufig mit Herausforderungen bei der elektronischen Rechnungsstellung konfrontiert, die sich aus dem komplexen und sich ständig ändernden rechtlichen Umfeld in verschiedenen Regionen ergeben. Hierbei geht es nicht nur darum, die unterschiedlichen Anforderungen zu verstehen, sondern auch darum, die raschen Änderungen der Vorschriften zu bewältigen.

Die Nichteinhaltung von E-Invoicing-Pflichten kann unter anderem folgende Konsequenzen haben:

• Hohe Geldstrafen und Bußgelder
• Rechtsstreitigkeiten
• Schädigung der Beziehungen zu Geschäftspartnern

Die Bewältigung dieser Probleme erfordert ein solides E-Invoicing-System zur kontinuierlichen Erfassung von neuen Rechtsvorschriften – eine Aufgabe, die für internationale Unternehmen, die in mehreren Staaten tätig sind, besonders anspruchsvoll ist.

Um die häufigen Änderungen der Rechtsvorschriften und Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung zu bewältigen, müssen Unternehmen in Technologie und Personal investieren. Die Integration von Systemen, die in der Lage sind, komplexe E-Invoicing-Formate zu verarbeiten, wie z. B. Comarch E-Invoicing, und die kontinuierliche Schulung der Mitarbeiter sind unerlässlich.

4. Abteilungsübergreifende Koordinierung

Die Koordination zwischen den Abteilungen ist eine weitere Herausforderung für internationale Unternehmen, die sich aus der Notwendigkeit ergibt, verschiedene Abteilungen wie IT, Finanzen und Verwaltung mit ihren jeweiligen Prioritäten, Arbeitsabläufen und Systemen aufeinander abzustimmen.

Zu den häufigsten Problemen bei der Abstimmung der verschiedenen Abteilungen gehören:

• Unterschiedliche Prioritäten und Ziele: Jede Abteilung interagiert anders mit den E-Invoicing-Systemen.
• Systemintegration und Kompatibilität: Es ist wichtig, dass die Systeme der Abteilungen (z. B. ERP-System) mit der neuen E-Invoicing-Lösung kompatibel sind.
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Die Koordinierung zwischen den Abteilungen zur Erfüllung der rechtlichen Anforderungen in den verschiedenen Regionen erhöht die Komplexität.
• Schulung und Anpassung: Für die spezifische Rolle der einzelnen Abteilungen im E-Invoicing-System sind maßgeschneiderte Schulungen erforderlich, die koordinierte Anstrengungen und Ressourcen erfordern.

Eine wirksame Kommunikation und die Anpassung der Arbeitsabläufe sind entscheidend für eine reibungslose Einführung und einen effizienten Systembetrieb nach der Einführung.

5. Umgewöhnung von Lieferanten und Kunden

Bei der Umstellung der Unternehmen auf standardisierte elektronische Rechnungsstellungssysteme besteht eine große Herausforderung darin, sicherzustellen, dass sowohl die Lieferanten als auch die Kunden für diese neuen Formate gerüstet sind. Die Umstellung betrifft die gesamte Lieferkette und erfordert eine umfassende Koordinierung und Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten.

Schulungen und Unterstützung sind in dieser Zeit von entscheidender Bedeutung. Ausführliche Besprechungen über technologische Anforderungen und Lösungen stellen sicher, dass alle Partner, ob in Italien, Serbien, Polen, Deutschland, Frankreich oder anderswo auf der Welt, die erforderlichen Änderungen verstehen und umsetzen können. Diese Aufklärungsarbeit ist entscheidend für die Minimierung von Störungen und die Aufrechterhaltung eines effizienten grenzüberschreitenden Betriebs.

6. Datensicherheit und Datenschutz

Eine weitere Herausforderung bei der elektronischen Rechnungsstellung ist das Problem der Datensicherheit und des Datenschutzes, insbesondere aufgrund der sensiblen Natur der Rechnungsdaten, die vertrauliche finanzielle Details enthalten. Dieses Problem wird noch dadurch verschärft, dass mehrere Akteure und Systeme beteiligt sind, die über verschiedene geografische und regulatorische Landschaften verteilt sind, was das Risiko von Cyber-Bedrohungen erhöht. Darüber hinaus tragen globale Datenschutzgesetze wie die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) der EU, der California Consumer Privacy Act (CCPA) in den Vereinigten Staaten und andere ähnliche Vorschriften zu einer zusätzlichen Komplexität bei.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, ist ein integrierter Ansatz erforderlich, der technische Sicherheitsmaßnahmen mit einer strengen Einhaltung der Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung kombiniert. Robuste Strategien sollten Folgendes umfassen:

• Implementierung von fortgeschrittenen Verschlüsselungsprotokollen
• Einsatz von sicheren Authentifizierungsmechanismen
• Durchführen einer kontinuierlichen Überwachung der Datenintegrität
• Ernennung von Datenschutzbeauftragten
• Regelmäßige Mitarbeiterschulungen zu bewährten Verfahren der Datensicherheit
• Festlegung klarer Leitlinien für den Datenschutz

7. Wirtschaftliche und finanzielle Auswirkungen

Die Einführung von E-Rechnung-Systemen ist für Unternehmen zunächst mit verschiedenen Kosten verbunden. Diese Kosten umfassen:

• Anschaffung einer geeigneten Software
• Mögliche Aufrüstung der bestehenden IT-Infrastruktur
• Schulung der Mitarbeiter zur Nutzung der neuen Systeme

Trotz dieser anfänglichen Kosten macht sich die Investition in die E-Invoicing-Technologie jedoch relativ schnell bezahlt. Nach Untersuchungen und Umfragen von Comarch berichten Unternehmen, die von papierbasierten Prozessen auf die digitale Rechnungsstellung umstellen, von einer durchschnittlichen Kostensenkung von 50-60 %. Dies entspricht Einsparungen von ca. 4 bis 13 US-Dollar pro Rechnung, was insbesondere für Unternehmen, die ein hohes Transaktionsvolumen abwickeln, zu erheblichen jährlichen Einsparungen führen kann.

Die Investition in E-Invoicing-Systeme amortisiert sich auch schnell. Diese kurze Amortisationszeit in Verbindung mit den laufenden Kosteneinsparungen und den Umweltvorteilen durch die Verringerung des Papierverbrauchs unterstreicht, dass die elektronische Rechnungsstellung nicht nur finanziell sinnvoll ist, sondern auch eine verantwortungsvolle und umweltfreundliche Wahl darstellt.

8. Kulturelle und sprachliche Barrieren

Zu den Herausforderungen der elektronischen Rechnungsstellung gehören auch kulturelle und sprachliche Barrieren für international tätige Großunternehmen. Verschiedene Regionen haben unterschiedliche Geschäftspraktiken, Rechtsnormen und Anforderungen an die Rechnungsstellung, die sorgfältig in jedes E-Invoicing-System integriert werden müssen. Außerdem können Sprachunterschiede die Kommunikation erschweren, was zu Fehlinterpretationen und Fehlern bei der finanziellen Abwicklung führen kann.

Um diese Herausforderungen wirksam zu bewältigen, sollten die Unternehmen Folgendes berücksichtigen:

• Mehrsprachige Unterstützung: Entwicklung von EDI-Schnittstellen und einer Dokumentation, die mehrere Sprachen unterstützen, um die Benutzerfreundlichkeit für verschiedene Sprachgruppen zu gewährleisten
• Integration lokaler Vorschriften: Zusammenarbeit mit lokalen Experten, um lokale Geschäfts- und Steuervorschriften direkt in das E-Invoicing-System zu integrieren
• Kulturell angepasste Schulung und Unterstützung: Bereitstellung von Schulungsprogrammen, die auf die lokalen Gegebenheiten abgestimmt sind, und Support-Teams, die in den jeweiligen Sprachen behilflich sein können

Diese Strategien tragen dazu bei, die Abläufe in den verschiedenen Ländern zu vereinfachen, die Einhaltung der Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung zu gewährleisten und die Genauigkeit der Finanzberichterstattung zu erhöhen, was eine bessere internationale Unternehmensführung ermöglicht.

9. Technologische Zuverlässigkeit und Unterstützung

Internationale Unternehmen sehen sich mit Herausforderungen bei der elektronischen Rechnungsstellung konfrontiert, da die staatlichen Plattformen in den einzelnen Ländern unterschiedlich weit entwickelt sind. Diese Uneinheitlichkeit erschwert die Einhaltung der Vorschriften, insbesondere in Regionen wie Europa, wo sich die E-Rechnung-Pflichten von Land zu Land und sogar innerhalb eines Staates erheblich unterscheiden können.

Die Bewältigung dieser Herausforderungen erfordert die Zusammenarbeit mit erfahrenen Anbietern, die sich mit den technologischen und rechtlichen Feinheiten von E-Invoicing-Systemen auskennen. Angesichts des Trends zu kontinuierlichen Transaktionskontrollmethoden (continuous transaction control, CTC), in deren Mittelpunkt E-Invoicing steht, steigt die Bedeutung zuverlässiger technischer Unterstützung und erfahrener Partner. Folgende Maßnahmen helfen Unternehmen dabei:

• Rasche Anpassung an Gesetzesänderungen
• Konformität aufrechterhalten
• Unterschiedliche E-Invoicing-Systeme effizient verwalten

10. Skalierbarkeit und Systemflexibilität

Um potenzielle Probleme bei der elektronischen Rechnungsstellung zu entschärfen, müssen die Unternehmen sicherstellen, dass ihre Systeme anpassbar sind. Dabei sind insbesondere zwei Aspekte entscheidend:

• Die Skalierbarkeit ist von zentraler Bedeutung, da mit dem Wachstum eines Unternehmens auch das Volumen und die Komplexität seiner Transaktionen zunehmen, was zu Verzögerungen, Fehlern und Ineffizienzen führt, die sich auf den gesamten Betrieb auswirken können.
• Ebenso wichtig ist die Flexibilität des Systems, da Geschäftsumgebungen dynamisch sind. Ein starres System, das sich nicht an neue Anforderungen anpassen oder mit sich entwickelnden Technologien integrieren lässt, wird eher eine Belastung als ein Vorteil sein.

Um diese Herausforderungen zu meistern, sollten Unternehmen sorgfältig die richtige E-Invoicing-Lösung auswählen. Moderne, cloudbasierte Systeme sind für dynamische Geschäftsveränderungen ausgelegt und können leicht an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden.