XRechnung, ZUGFeRD & Co.

FAQ

• Wie funktioniert XRechnung?

  Die XRechnung ist ein Rechnungsdokument in einem XML-Format. Das bedeutet, dass alle Informationen, die die Rechnung enthält, maschinenlesbar sind. Das bedeutet, dass die Rechnungsinformationen nicht mehr händisch in Ihr System übernommen werden müssen, wie es selbst bei digitalen PDF-Dateien der Fall wäre.

• Wie kann ich eine XRechnung erstellen?

  Der effizienteste Weg, um elektronische Rechnungen zügig und fehlerfrei im Format XRechnung zu erstellen, ist mithilfe eines Service-Anbieters. Erstellen Sie die Rechnung einfach wie gewohnt in dem Format Ihrer Wahl. Die Software-as-a-Service Lösung von Comarch ermöglicht Ihnen anschließend die Konvertierung ausgehender Dokumente in das XRechnungs-Format inklusive der Prüfung auf Korrektheit – immer anhand der jeweils geltenden Standards und Validierungsregeln. Auch bei eingehenden XRechnungen brauchen Sie sich keine Gedanken machen, da Comarch diese für Sie entgegennimmt und überprüft bevor das Dokument in ein zu Ihrem IT-System passendes Format umwandelt und an Sie übermittelt wird. Dieser Prozess verläuft für andere Standards und Formate wie ZUGFeRD, EDIFACT, VDA, X12 usw. äquivalent.

• Ist XRechnung Pflicht?

  Ob die elektronische Rechnungsstellung im Format XRechnung Pflicht ist, hängt von dem Rechnungsempfänger ab. Der deutsche Bund sowie die einzelnen Bundesländer können jeweils eigene Bestimmungen erlassen. Daher ist es wichtig, die entsprechend geltende E-Rechnungsverordnung zu prüfen. Gern nehmen wir Ihnen das ab und unterstützen Sie bei der Umsetzung.

• Wie kann ich eine ZUGFeRD Rechnung erstellen?

  Das Erstellen und Prüfen einer ZUGFeRD Rechnung ist mit der Unterstützung eines Service-Anbieters sehr simpel. Sie erstellen und erhalten das Rechnungsdokument weiterhin in dem von Ihnen gewählten Format. Die Software-as-a-Service Lösung von Comarch bietet Ihnen die unkomplizierte Konvertierung eingehender und ausgehender ZUGFeRD Rechnungen. Dabei findet auch immer eine Prüfung auf Korrektheit statt, sodass Sie sich keine Gedanken bezüglich der Validierung einer ZUGFeRD Rechnung machen müssen.  Auch andere Standards und Formate, wie zum Beispiel XRechnung, EDIFACT, VDA, X12 und viele mehr werden unterstützt.

• Was sind ZUGFeRD Profile?

  Von dem Rechnungsformat ZUGFeRD gibt es verschiedene Versionen. In den Versionen werden jeweils sogenannte Profile definiert. Diese bestimmen den Informationsumfang der elektronischen Rechnung. Zum Beispiel enthält das Profil ZUGFeRD Basic nur elementare Rechnungsinformationen. Ausreichend Detailtiefe, um die EU-Norm 16931 zu erfüllen, bieten das Profil ZUGFeRD EN 16931 (ZUGFeRD Comfort in früheren Versionen) sowie noch umfassendere Profile wie ZUGFeRD Extended. Seit der Veröffentlichung der Version ZUGFeRD 2.1.1 wird auch ein XRechnungs-Profil zur Verfügung gestellt, welches genauso wie der Standard XRechnung ebenfalls die EU-Norm 16931 erfüllt.

• Wer nutzt ZUGFeRD?

  Es gibt einige Unternehmen, die ZUGFeRD nutzen, da sie so neben dem strukturierten Dateiformat auch eine PDF-Datei erhalten, die in einem Workflowprogramm zur internen Prüfung der Rechnung genutzt werden kann. Gern prüft Comarch für Sie, ob Ihre Geschäftspartner ebenfalls ZUGFeRD oder eher einen anderen Standard vordergründig nutzen.

• Wie können Unternehmen den Standard XRechnung umsetzen?

  Für die Umsetzung des Standards XRechnung gibt es 2 Möglichkeiten: Entweder lassen Sie die XRechnung in Ihrem IT-System implementieren oder Sie nutzen einen Dienstleister wie Comarch für die Konvertierung. Comarch agiert als Brücke zwischen dem Sender und Empfänger einer Rechnung. Die Daten Ihres IT-Systems werden von Comarch in den XRechnung Standard oder andere Formate übersetzt – je nachdem was Ihre Geschäftspartner benötigen. Mit Comarch als Ihr Partner ist außerdem für die Anbindung an sämtliche Schnittstellen und Portale gesorgt.

• Ist eine Visualisierung des Datensatzes der XRechnung möglich?

  Die XRechnung kann wie jede strukturierte Rechnung als PDF oder als Anzeige in Ihrem IT-System visualisiert werden. Dazu muss die Datei in das native Format Ihres IT-Systems umgewandelt werden. Comarch als Partner übernimmt nicht nur die Umwandlung des Standards XRechnung, sondern sämtlicher Formate, die Ihr IT-System nicht verarbeiten kann.

• Was ist CIUS bezogen auf die XRechnung?

  CIUS bedeutet "Core Invoice Usage Specification" (deutsch: "Kernrechnungsnutzungsspezifikation") und stellt eine weitere Verfeinerungsstufe des Datenmodells EN 16931 dar, welches Inhalte einer Rechnung (aber nicht das Format) definiert. EN 16931 soll zukünftig auch für den verpflichtenden Austausch von Rechnungen zwischen EU-Staaten verwendet werden. XRechnung funktioniert als Umsetzung des deutschen CIUS. Das heißt es ist ein Satz von Pflichtfeldern, Begrenzung von Werten und Abhängigkeiten, die dem deutschen Markt entsprechen.

• Was ist (die) KoSIT?

  Die KoSIT ist die Koordinierungsstelle für IT-Standards für Bund und Länder und somit verantwortlich für die Entwicklung und den Betrieb verschiedener IT-Standards. Die Organisation hat auch  den Standard XRechnung entworfen und entwickelt ihn ständig weiter.

• Von wem wird der Standard XRechnung betrieben?

  In Deutschland werden für die elektronische Rechnungsstellung vor allem XRechnung und ZUGFeRD genutzt. Da ZUGFeRD im Gegensatz zur XRechnung neben dem strukturierten, maschinenlesbaren Rechnungsformat auch eine menschenlesbare PDF-Datei beinhaltet, ist es ein hybrides Rechnungsformat. Welches Format für die elektronische Rechnungsstellung verpflichtend ist, wird von den jeweiligen Bundesländern bzw. dem Bund festgelegt. Eine Übersicht der Verpflichtungen finden Sie hier.

• Welche Ausnahmen von der E-Invoicing-Pflicht gibt es in Deutschland?

  Die E-Invoicing-Pflicht in Deutschland ist von der Ausgestaltung der Gesetzgebung durch einzelne Bundesländer bzw. den Bund abhängig. Wir analysieren gern mit Ihnen gemeinsam, welche Verpflichtungen für Ihr Unternehmen relevant sind – treten Sie einfach unverbindlich mit unserem Team in Kontakt.